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Communication événementielle : les stratégies clés pour promouvoir votre événement

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Découvrez des stratégies pour communiquer votre événement d'entreprise. Attirez l'attention, engagez votre audience et assurez le succès de votre événement avec nos conseils.

Un homme vêtu d'une chemise blanche.

Organiser un événement pour faire la promotion de sa marque ou de son produit grâce à la communication événementielle. C'est un terme qui désigne toute communication utilisée pour promouvoir un événement. Il est important de mettre en place le bon plan de communication événementielle afin de pouvoir communiquer efficacement avec votre public. Les organisateurs d’événements doivent être en mesure de répondre aux questions suivantes : Quel est mon événement ? Qui y participera ? Comment puis-je les atteindre ?

Définition des objectifs de l’événement

La communication événementielle vise à atteindre plusieurs objectifs, tels que l’augmentation de la notoriété de l’entreprise, la promotion de ses produits et services, ou encore l’amélioration de son image auprès des employés et des consommateurs. Pour cela, elle peut créer un lien affectif avec les participants, ce qui peut inciter à la fidélisation de la clientèle et à l’achat. Lors de certains événements, il est également possible de promouvoir un produit en le présentant en démonstration, afin que les participants puissent l’essayer et le recommander à leurs proches. Toutefois, le but principal de la communication événementielle est toujours de diffuser un message ou des informations à travers l’événement, qui varie en fonction de la cible et des résultats escomptés.

Pourquoi utiliser la communication événementielle

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut choisir d’organiser un événement pour valoriser son enseigne, son entreprise ou ses produits. Voici quelques exemples :

  • Donner de la visibilité : Un événement peut être un moyen efficace de faire connaître la marque auprès d’un public cible et d'établir une présence mémorable dans l’esprit des gens.
  • Générer du buzz pour les produits ou services : Vous donnez de l'engouement pour les produits ou services de l’entreprise, en mettant en avant leur valeur ajoutée et en créant une expérience engageante pour les participants.
  • Établir des relations avec les clients et les partenaires : À l’occasion de votre événement, vous créez des relations solides et durables avec les clients et les partenaires de l’entreprise, en leur offrant une expérience mémorable et en leur montrant l’engagement de l’entreprise à leur égard. Pour laisser une trace indélébile dans la mémoire des invités, il peut être nécessaire de rendre les événements spectaculaires.
  • Favoriser le lancement de nouveaux produits ou services : Un événement peut être un outil très utile pour lancer de nouveaux produits ou services de manière spectaculaire et mémorable, en créant une expérience immersive et en mettant en avant les avantages de ces nouveautés.
  • Renforcer la culture de l’entreprise et motiver le personnel : L’opportunité de renforcer la culture de l’entreprise et de motiver le personnel en leur offrant une expérience de travail agréable et en les impliquant dans les objectifs de l’entreprise.

Les 3 étapes de la communication événementielle

Elle peut prendre diverses formes, telles que :

La communication pré-événementielle

Cette phase vise à susciter l’intérêt des cibles visées pour l’événement et à les inciter à y participer, grâce au partage de teasers ou d'informations. Elle peut se faire à travers divers canaux, tels que les médias traditionnels (presse, radio, télévision), les réseaux sociaux, les e-mails marketing, etc.

La communication pendant l’événement

Cette phase de la communication événementielle vise à créer une expérience immersive et engageante pour les participants et à susciter l’intérêt des médias et du public. Elle peut se faire à travers divers moyens, tels que la mise en place de décorations et de stands, la distribution de goodies, l’organisation de conférences et de démonstrations, la présence d'influenceurs etc.

La communication post-événementielle

Cette phase vise à maintenir l'attrait et la mémorisation de l’événement auprès des invités et du grand public. Elle peut se faire à travers divers moyens, tels que la publication de photos et de vidéos de l’événement sur les réseaux sociaux, la diffusion de communiqués de presse, l’organisation de sondages de satisfaction, etc.

Qui organise la stratégie de communication événementielle ?

Une stratégie de communication événementielle peut être coordonnée par différents acteurs, selon la nature et l’envergure de l’événement en question.

La stratégie peut être gérée par le service communication interne ou confiée à une agence extérieure. L’objectif est alors de promouvoir l’entreprise et ses produits ou services, tout en créant un lien avec les clients et les partenaires.

Pour les événements professionnels de plus grande envergure, comme des salons, des lancements de produits ou des conférences, il est souvent confié à une agence de communication spécialisée dans l’événementiel. Cette agence peut être chargée de la conception de l’événement, de la création de supports de communication (avec des outils comme les affiches, les flyers, les invitations, les posts sur les réseaux sociaux, etc.), de la gestion des partenariats et de la relation avec les médias.

Marketing événementiel VS Communication événementielle

La communication événementielle et le marketing événementiel sont deux domaines qui peuvent facilement être confondus, mais qui ont en réalité des objectifs et des méthodes différentes.

La communication événementielle a pour but de promouvoir un événement et de susciter l’intérêt du public. Elle se concentre sur le partage d’informations sur l’événement à venir et sur la création d’une image de marque en lien avec celui-ci. La communication peut se faire via différents canaux, tels que la presse, les réseaux sociaux, le site internet de l’événement, etc.

Le marketing événementiel, quant à lui, vise à créer une expérience immersive pour les participants, afin de les fidéliser et de les inciter à acheter des produits ou des services. Il se base sur des techniques de persuasion et de démonstration pour promouvoir un produit ou une enseigne de manière ludique et originale.

Les influenceurs, un incontournable de la communication événementielle

Utiliser les supports de communication traditionnels et modernes

Il est important de bien choisir ses influenceurs lorsque l’on utilise cette stratégie de communication pour promouvoir un événement et partager du contenu, comme le fait si bien Emily dans « Emily in Paris ». En effet, ces personnes disposent d’une audience importante sur les réseaux sociaux et peuvent donc atteindre un grand nombre de personnes en parlant de l’événement.

Si l’influenceur à une audience qui correspond à la cible visée par l’événement, il peut être très efficace pour inciter ces personnes à y participer. Il est donc essentiel de choisir des influenceurs qui sont en accord avec l’image de marque de l’événement et dont les contenus seront en adéquation avec les objectifs de la collaboration. Il est également recommandé de suivre l’impact de la collaboration avec l’influenceur afin de mesurer l’efficacité de cette stratégie de communication.

Ce que tu dois retenir

Lorsqu’on parle de communiquer, on fait référence à l’ensemble des actions mises en place pour promouvoir un événement, qu’il soit professionnel ou festif.

Le but ? Attirer le plus de monde possible et faire en sorte que l’événement soit un succès retentissant ! Pour cela, il faut savoir mixer les bons ingrédients : une dose de créativité, une pincée de stratégie de communication et une touche de savoir-faire en organisation.

Et comme un bon DJ, la transmission doit s’adapter à son public et à l’occasion. Un lancement de produit ne se fera pas de la même manière qu’un mariage ou qu’un concert de musique.

Alors, si vous avez un événement à organiser et que vous voulez le rendre inoubliable, n’hésitez pas à faire appel à une équipe de communication. Nous avons tous les outils pour créer un événement épique !

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