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Comment communiquer sur un événement ? Nos stratégies et conseils

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Comment communiquer sur votre événement ? Pour une soirée, une conférence, ou tout autre événement.

Une personne utilise un téléphone alors qu’elle est assise à une table.

Tant pour une soirée de lancement de produit, une conférence, un spectacle ou tout autre événement professionnel, la communication de votre événement est un passage obligé, sinon ce dernier sera sans impact.

Pourquoi communiquer sur votre événement professionnel ?

Il est essentiel de bien communiquer sur son événement professionnel. Faire connaître son entreprise, sa marque et ses produits est une stratégie importante pour attirer des visiteurs, des partenaires et une audience ciblée, vers un lieu déterminé à l’avance.

Gardez en tête que votre cible et vos invités sont sûrement déjà sollicités par d’autres entreprises et d’autres évènements, et qu'ils sont pleinement conscients qu’un événement a généralement un but commercial. À travers votre communication, vous devez proposer un contenu de qualité et vous démarquer pour que l’on vous remarque !

Aussi, posez-vous les bonnes questions ! Car si on réfléchit, vous vous êtes déjà rendus à un salon, ou à une soirée auquel vous étiez conviés, ou juste parce que vous vous sentiez concernés… Prenez exemple sur la communication de cet événement et demandez-vous ce qui vous a plu au travers de leur communication. Observez la façon dont ils ont communiqué, car si vous les avez honorés de votre présence, c’est que leur communication était suffisamment bien réussie.

Choisir un Community Manager pour son événement

Indispensable, pour mettre en place une bonne communication ! Il sera le chef d’orchestre de votre communication afin que votre événement résonne aux oreilles de vos invités comme une douce symphonie. En effet, préparer la communication de votre événement requiert de la cohérence, du temps et de l’énergie.

Si vous n'êtes pas disponible pour le faire, et que vous n’avez pas de CM dans votre boîte, il va falloir attribuer ce rôle à un collaborateur de votre équipe.

Bien étudier sa cible avant de communiquer

Connaître à l’avance le type de public de votre événement va vous aider à adapter votre discours et votre communication. Il faut apprivoiser votre cible avant de pouvoir la croquer ! Par exemple, soyez fun pour les jeunes, concis pour les carriéristes, ou encore moderne pour les auto-entrepreneurs. Adaptez-vous à eux pour les séduire et retenir leur attention. Si vous parlez leur langage, ce ne sera que plus simple pour vous de leur vendre vos produits ou vos services.

La mise en place de votre communication événementielle

Choisir un moyen de diffusion

La plateforme et le canal de diffusion sont les clés pour que votre événement soit visible. Avant d’y aller, réfléchissez bien aux objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre communication et choisissez un support adapté à la cible.

Après avoir identifié la cible, les canaux, etc… Il va falloir dresser la stratégie de publication !

La création d’un planning édito est indispensable pour une bonne organisation (le contenu du post ou de la story, quand et à quelle heure).

Vous pouvez notamment :

  • Utiliser des outils stratégiques (réseaux sociaux, newsletters) pour toucher une large audience à moindre coût
  • Créer un site web dédié au projet qui servira de vitrine à votre organisation
  • Faire appel à des professionnels du marketing digital qui sauront vous conseiller sur l’utilisation des meilleurs outils disponibles sur le marché pour atteindre vos objectifs
  • Communiquer avec les médias et les blogueurs afin d’être présents sur leurs sites et réseaux sociaux

 

3 possibilités pour communiquer sur votre événement d'entreprise

La com’ classique (affiche, autocollant…)

Il s’agit d’un canal peu élaboré certes, mais efficace quand même ! Il continue toujours autant de toucher un grand nombre de personnes, car placées au bon moment et au bon endroit, dans des lieux susceptibles d’être fréquentés par votre cible, les affiches font leur petit effet.

La com’ 2.0 (réseaux sociaux)

Identifiez les bons réseaux sociaux pour communiquer dessus, quel message, quel contenu, quel discours ou encore quel langage employer :

  • Linkedin = monde pro
  • Facebook = populaire
  • Tweeter = instantané
  • Instagram = visuel

La com’ original (street marketing, com’ décalé…)

Osez la créativité dans votre communication, sortez des sentiers battus et de votre zone de confort, surprenez-les. N’ayez pas peur de tester différents supports, différentes approches, et le résultat n’en sera que plus marquant pour vos clients. Allez à l’essentiel, avec un message bien clair mais complet.

Notre coup de 💜 : Le storytelling ! C’est l’art de raconter une histoire, c’est une approche qui “fait rêver” et qui va orchestrer votre communication.

Ici, on vous donne quelques petits tips indispensables :

  • Suivre les comptes officiels de l’organisation
  • Faites le BUZZ (créer un jeu concours) → outils à mettre en ligne
  • Pensez aux hashtags, et tags
  • Pensez à réutiliser les contenus liés à l’événement dans vos prochaines publications

Quand communiquer sur son événement professionnel  ?

Une communication se prépare, mais elle doit sortir au bon moment. Une campagne publiée trop tôt risque de perdre de son efficacité avec le temps, car le même message plusieurs fois pendant longtemps finira par passer inaperçu. Donc veillez à déterminer combien de temps à l’avance vous allez communiquer et à quelle fréquence .

Idéalement, communiquer 6 à 3 mois à l’avance. Et il faut aussi intégrer les délais de rédaction des journalistes ou de la création des visuels par les graphistes ! N’hésitez pas à solliciter les journaux, les magazines, la radio… Ils n’attendent que ça !

Les 3 mots d’ordre d’une com’ bien réussie : avant, pendant, après

Avant l’événement

Avant même que les rideaux ne se lèvent, la stratégie est de créer une frénésie autour de votre événement que vous organisez. Utilisez les réseaux sociaux comme votre propre terrain de jeu pour le teasing, et partagez des aperçus, les coulisses, et même quelques bloopers pour une touche d'humour.

Les astuces pour un teasing réussi :

  • Des hashtags accrocheurs : Créez un hashtag unique et engagez votre audience à l'utiliser. Cela facilite le suivi des conversations autour de votre événement.
  • Des énigmes et des concours : Faites participer votre public en lançant des énigmes ou des concours liés à l'événement. Cela crée une interaction pré-événement et renforce l'anticipation.

Pendant l’événement

Le grand jour est arrivé, et il est temps de transformer vos participants en ambassadeurs. Utilisez les réseaux sociaux de manière dynamique pour partager en direct les moments phares de votre événement.

Les conseils pour une communication en direct réussie :

  • Live-tweeting : Créez un fil Twitter en direct avec des commentaires en temps réel, des photos et des vidéos. Cela permet à ceux qui ne peuvent pas être présents physiquement de vivre l'événement avec vous.
  • Utilisation des stories Instagram/Facebook : Utilisez les stories pour donner aux followers un aperçu des coulisses, des interviews en direct et des prises de vue spontanées. Les stories sont éphémères, mais leur impact est durable !

Après l’événement

L'événement est terminé, mais la conversation continue. Restez connecté avec votre public grâce à une communication post-événement bien pensée. Offrez-leur des souvenirs tangibles, et faites-leur revivre les moments forts.

Les astuces pour une communication post-événement réussie :

  • Albums photos virtuels : Créez des albums photo sur les réseaux sociaux, mettant en avant les meilleurs moments de l'événement. Encouragez les participants à identifier et partager leurs propres souvenirs.
  • Remerciements personnalisés : Envoyez des messages de remerciement personnalisés aux participants. Incluez des photos exclusives et des anecdotes qui renforcent le lien émotionnel créé lors de l'événement.

Pour réussir son événement professionnel, il est important de soigner la communication.

La communication est essentielle à la réussite de votre événement car elle vous permet d’instaurer un climat de confiance avec vos clients, de créer une relation avec eux et de vendre votre marque. Il est également important de communiquer clairement la manière dont votre entreprise peut aider les autres, afin qu’ils sachent ce qu’ils retirent de leur participation.

La communication est un point crucial pour la réussite de votre événement professionnel. Il vous faut donc être prêt à passer le plus clair de votre temps à la mettre en place, afin que tout soit parfait. Votre public doit être au courant de ce qu’il se passe, et il est important d’offrir à chacun une expérience unique et enrichissante. Pour cela, il faut faire preuve d’imagination et de créativité ; tout comme le lieu où l’on organise ces rencontres professionnelles, qui doivent inspirer confiance aux participants !

Maintenant que vous avez compris comment et pourquoi communiquer sur son événement professionnel, lancez-vous avec aoyos !

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