Chaque semaine, nos experts partagent leurs astuces, leurs méthodes et leurs stratégies pour créer vos événements.
Organiser une collecte de fonds pour une œuvre de charité, c’est un acte généreux qui peut avoir un impact significatif sur une cause qui vous tient à cœur. Mais c’est aussi un vrai défi logistique, stratégique et humain. Cet article vous accompagnera pas à pas pour organiser une collecte réussie, que ce soit une soirée de gala, une vente de pâtisseries ou une campagne en ligne.
Avant de plonger dans le vif du sujet, posons-nous une question essentielle : pourquoi se lancer dans une collecte de fonds ? Outre l’objectif évident de réunir des ressources financières, c’est aussi une formidable opportunité de sensibiliser le public à une cause, de fédérer une communauté et, dans certains cas, de renforcer l’image de votre entreprise ou organisation.
Chaque euro collecté peut contribuer à sauver des vies, offrir une éducation, protéger l’environnement ou soutenir des communautés vulnérables. Et c’est précisément cette promesse d’impact tangible qui motive les donateurs à participer.
Une collecte de dons est l’occasion idéale pour raconter une histoire captivante. Les récits émotionnels ont un pouvoir énorme : ils connectent les gens à une cause et les incitent à agir. Si vous arrivez à bien communiquer pourquoi votre cause est importante, votre succès est pratiquement assuré.
Un événement réussi commence toujours par une planification solide. Première étape ? Définir vos objectifs.
Soyez clair et réaliste sur la somme que vous espérez collecter. Si vous visez 5 000 €, structurez votre campagne pour y parvenir. Un objectif trop ambitieux peut décourager, tandis qu’un objectif trop modeste peut limiter l’engagement.
Vos invités sont-ils des particuliers, des entreprises, ou une combinaison des deux ? Le profil de vos donateurs potentiels influencera le ton de votre communication, le type d’événement que vous organisez et même les moyens de paiement proposés.
Prenez le temps de bien comprendre la mission de l’organisation que vous souhaitez soutenir. Plus vous serez convaincu, mieux vous saurez convaincre les autres.
La collecte de fonds est un terrain fertile pour la créativité. Le format que vous choisirez jouera un rôle crucial dans l’attractivité de votre événement et son succès final. Il ne s'agit pas seulement de sélectionner une idée qui vous plaît, mais aussi de l'adapter à votre public, à vos ressources et, bien sûr, à la nature de la cause que vous défendez.
La soirée de gala
Ce format est souvent associé au prestige et à la générosité. Il est idéal si votre objectif est de toucher des donateurs au portefeuille bien garni. La formule classique inclut un dîner chic, de la musique live ou des performances artistiques, et parfois une vente aux enchères. Par exemple, vous pourriez mettre en vente des objets rares, des expériences uniques (comme un dîner avec une personnalité influente), ou encore des œuvres d’art offertes par des artistes locaux. Attention cependant : organiser une soirée de gala demande un investissement initial important, entre la location d’un lieu élégant, le catering, et la décoration. Si vous optez pour ce format, veillez à maximiser les dons en amont (billets d’entrée) et pendant l’événement (enchères, tombola).
La marche ou la course caritative
Les événements sportifs ont cet avantage unique : ils impliquent activement les invités tout en véhiculant des valeurs positives comme la solidarité et la santé. Ce format est parfait pour rassembler une communauté autour d’un effort commun. Vous pouvez demander à chaque invité de récolter des fonds auprès de leurs proches avant l’événement ou de payer une inscription, les bénéfices allant à votre cause. Une bonne idée serait de thématiser la marche, par exemple, avec des costumes ou un code couleur représentant l’œuvre soutenue, ce qui renforcera la visibilité de votre action.
La vente de produits
Que ce soit des pâtisseries, des créations artisanales ou même des objets collectés et revalorisés, la vente de produits est une formule accessible. Elle peut être adaptée à tout public et nécessite peu de moyens initiaux. Imaginez un marché éphémère dans un lieu passant, comme un centre commercial ou une place publique. Vous pouvez aussi faire appel à des talents locaux, par exemple, des boulangers, des artistes ou des créateurs, pour fournir les produits. Non seulement cela permet de lever des fonds, mais cela peut également attirer des passants curieux qui découvrent votre cause.
La campagne en ligne
Les plateformes comme GoFundMe, KissKissBankBank ou HelloAsso ont démocratisé la collecte de dons en ligne. Elles permettent de toucher un large public sans contraintes géographiques. Le secret d’une campagne réussie réside dans une communication percutante et visuelle : une vidéo de présentation sincère et émotive, un objectif clair, et des mises à jour régulières sur les progrès. Ajoutez-y une dimension ludique en promettant des récompenses aux donateurs, comme des goodies ou des mentions honorifiques.
Le streaming ou gaming caritatif
Si votre public cible est jeune, un événement en ligne interactif peut faire des merveilles. Par exemple, organisez un marathon de streaming sur Twitch ou YouTube où les spectateurs peuvent faire des dons en temps réel. Imaginez un streamer populaire jouant à un jeu vidéo tout en incitant ses abonnés à contribuer, ou encore une session d’ateliers artistiques ou culinaires animée par des influenceurs. Ce format est non seulement engageant, mais il permet aussi de sensibiliser à votre cause de manière ludique.
Les défis
On peut penser au célèbre Ice Bucket Challenge, qui a permis de récolter des millions d’euros pour la lutte contre la SLA. Le principe est simple : un défi amusant, filmable et partageable sur les réseaux sociaux. Les participants sont nommés par leurs amis et doivent relever le défi ou faire un don, puis nommer à leur tour d’autres personnes. C’est un excellent moyen d’exploiter l’effet boule de neige des réseaux sociaux. Pour réussir, votre défi doit être simple, peu coûteux, mais accrocheur. Par exemple, un défi où les participants courent en déguisement, chantent une chanson sur leur balcon ou publient une œuvre dessinée en faveur de la cause.
Même si vous êtes ultra-organisé, vous ne pourrez pas tout faire seul. Identifiez des bénévoles motivés pour vous aider à gérer différents aspects : logistique, communication, gestion des dons, etc.
Choisissez une date qui maximise les chances de participation (évitez les vacances scolaires ou les grands événements concurrents). Pour le lieu, assurez-vous qu’il soit accessible, adapté à votre format et équipé de tout ce dont vous avez besoin.
Les coûts peuvent rapidement s'accumuler, mais avec une planification rigoureuse, vous pouvez les minimiser sans compromettre la qualité.
Location de salle
Pour une soirée caritative dans un espace accueillant une centaine de personnes, prévoyez un coût moyen de 800 à 1 200 €. Les prix dépendent beaucoup de la localisation et des équipements inclus. Un lieu comme une salle municipale peut être plus abordable, surtout si vous expliquez que votre événement est au profit d’une œuvre de charité.
Restauration
Le catering est souvent une part importante du budget. Un buffet simple pour 100 personnes peut coûter 1 000 à 1 500 €, incluant des options variées pour satisfaire tous les goûts (salé, sucré, végétarien). Vous pouvez aussi envisager des partenariats avec des traiteurs locaux prêts à offrir une réduction ou à sponsoriser une partie des frais.
Communication et marketing
Pour faire connaître votre événement, des affiches, des flyers, et des publications sponsorisées sur les réseaux sociaux sont indispensables. Comptez 300 à 500 € pour une campagne modeste, incluant quelques impressions et une promotion digitale ciblée.
Animation
Si vous prévoyez une animation comme un groupe de musique, un DJ ou un humoriste, les tarifs varient entre 300 et 1 000 €, selon la notoriété des artistes. Vous pourriez également solliciter un talent local qui accepterait de participer à titre gracieux, ce qui permet de réduire ce poste.
Décoration et logistique
Pour créer une atmosphère chaleureuse et marquer les esprits, pensez à la décoration : ballons, fleurs, éclairages spécifiques. Ces éléments peuvent coûter 200 à 400 €, sauf si vous avez des bénévoles créatifs capables de bricoler des éléments originaux à moindre coût.
Divers et imprévus
Il est sage de prévoir une enveloppe pour les imprévus : location d’équipements supplémentaires (chaises, tables, matériel audio), achats de dernière minute ou besoins techniques non anticipés. Une réserve de 200 à 300 € est raisonnable.
Vous avez tout planifié ? Parfait. Maintenant, il faut que les gens le sachent ! Une bonne communication est cruciale pour attirer des participants et des donateurs.
Comme mentionné plus tôt, une histoire bien racontée fait toute la différence. Parlez des bénéficiaires de votre collecte : qui sont-ils ? Comment l’argent collecté va-t-il les aider ? Les témoignages et les vidéos sont particulièrement puissants.
Pour toucher un maximum de personnes, diversifiez vos supports de communication :
Le grand jour est arrivé ! Voici quelques astuces pour transformer votre événement en succès retentissant.
Rien n’est plus frustrant qu’un donateur prêt à donner, mais bloqué par des complications techniques. Proposez plusieurs options de paiement : espèces, chèques, terminal de carte bancaire, QR code pour un virement instantané, etc.
Les gens sont plus enclins à donner s’ils sentent que leur contribution est cruciale. Parlez des progrès réalisés (par exemple : "Nous avons déjà collecté 70 % de notre objectif, votre don pourrait nous aider à atteindre le sommet !").
Un simple "merci" peut faire toute la différence. Si possible, mentionnez publiquement les contributions majeures (avec leur accord, bien sûr) pour motiver les autres invités.
La première chose à faire est de remercier chaleureusement toutes les personnes qui ont contribué, qu’il s’agisse des donateurs, des bénévoles ou des partenaires. Un e-mail ou une lettre personnalisée est un geste simple mais très apprécié, qui montre à chacun à quel point sa participation a été importante. Si vous avez le temps et les ressources, ajoutez un petit mot sur l’usage des fonds collectés pour rendre ce remerciement encore plus significatif. Ces marques de reconnaissance renforcent votre relation avec les invités et augmentent les chances qu’ils vous soutiennent à nouveau à l’avenir.
Communiquer les résultats de l’événement est tout aussi crucial. Partagez un compte rendu détaillé incluant des photos et vidéos de la collecte, ainsi que le montant total récolté. Ce type de contenu valorise les efforts de chacun, tout en offrant une preuve de transparence sur l’utilisation des fonds. Si l’œuvre de charité que vous soutenez le permet, montrez comment l’argent sera utilisé pour atteindre des objectifs concrets. Cela ne se limite pas à informer : c’est aussi une opportunité de mobiliser encore plus de soutien, en encourageant les gens à continuer à suivre vos initiatives.
Enfin, prenez un moment pour analyser et tirer des enseignements de l’expérience. Que s’est-il bien passé ? Y a-t-il eu des imprévus qui auraient pu être mieux gérés ? La communication a-t-elle atteint son public cible ? Le budget a-t-il été respecté ? Ces questions permettent d’identifier les forces et les points d’amélioration pour vos futurs projets. Organisez une réunion avec votre équipe pour discuter de ces éléments, et compilez un document avec des recommandations claires.
Dans un monde où les entreprises cherchent sans cesse à se différencier, le bien-être des employés et la créativité au travail sont devenus des leviers stratégiques majeurs. Parmi les initiatives innovantes qui gagnent en popularité, l’organisation d’ateliers créatifs pour les employés occupe une place de choix. Mais qu’est-ce qu’un atelier créatif ? Pourquoi et comment l’intégrer à votre stratégie d’entreprise ? Cet article répondra à toutes vos questions pour faire de votre prochain atelier un succès !
Un atelier créatif offre un espace pour penser différemment. Il encourage vos collaborateurs à sortir des sentiers battus et à développer des compétences clés, comme le brainstorming ou la réflexion latérale. Ces compétences se traduisent directement par une meilleure capacité à résoudre des problèmes complexes dans leur quotidien professionnel.
Rien de tel qu’un projet artistique ou manuel pour rapprocher des personnes qui ne se parlent pas souvent ou qui travaillent dans des départements différents. En créant ensemble, les employés apprennent à mieux se connaître et à mieux communiquer.
Les ateliers créatifs apportent aussi une bouffée d’air frais dans le quotidien souvent stressant des employés. Ces moments permettent de relâcher la pression, de se recentrer et de retrouver une énergie positive.
Vous seriez surpris de découvrir les talents insoupçonnés de vos collaborateurs. Entre l’artiste autodidacte qui excelle en peinture et l’amateur de photographie, ces ateliers peuvent révéler des passions qui enrichissent votre culture d’entreprise. Un employé qui se sent valorisé pour ses compétences hors travail est souvent plus engagé et fidèle à l’entreprise.
Une peinture collaborative sur toile géante
La peinture est une animation qui réunit à la fois créativité, coopération et plaisir. En rassemblant les participants autour d’une toile, vous les invitez à travailler ensemble et à contribuer à une œuvre collective. L’aspect collaboratif de cette activité permet non seulement de stimuler la créativité individuelle, mais aussi de renforcer les liens entre les participants.
De plus, une fois terminée, la toile peut être installée dans les locaux de l'entreprise comme un souvenir tangible de cette collaboration. Cette animation permet donc de renforcer les valeurs d’équipe tout en créant une œuvre d'art qui aura un impact émotionnel à long terme.
La création de fresques murales pour les locaux
Si vous cherchez à allier créativité et amélioration de l'environnement de travail, une fresque murale est une excellente idée. En demandant à vos équipes de participer à la création d’une fresque qui décorera les murs de vos bureaux, vous leur offrez une occasion de laisser leur empreinte dans leur espace de travail.
La fresque murale est un projet qui peut refléter les valeurs de l’entreprise, et les équipes peuvent travailler ensemble pour définir un thème ou même utiliser la fresque comme un moyen de communiquer des messages. Une fresque murale crée une ambiance positive, dynamique et motivante, et elle devient un élément fédérateur qui rappelle à chaque collaborateur leur contribution à l’identité de l’entreprise.
Le modelage ou la poterie
Le modelage et la poterie sont des animations relaxantes et sensorielles. Travailler avec l’argile permet de se déconnecter du stress quotidien en se concentrant sur un matériau simple mais malléable. Ce type d’activité invite à ralentir, à toucher et à façonner, ce qui favorise un retour à l’instant présent. Le processus de création, qui passe par la manipulation et la transformation de l’argile, est une expérience thérapeutique pour beaucoup, permettant de libérer la tête tout en accomplissant une tâche manuelle.
Ce type d'atelier est idéal pour les équipes qui cherchent à se détendre tout en développant leur créativité. En plus de l’aspect relaxant, la poterie permet de renforcer la collaboration, surtout si vous optez pour une création en groupe.
La fabrication de bijoux ou d’accessoires
La fabrication de bijoux ou d’accessoires est une animation qui combine à la fois esthétisme et utilité. Que ce soit la création de bracelets, de colliers, de porte-clés ou d’accessoires décoratifs, chacun peut créer un objet unique qu’il pourra ensuite emporter chez lui. Cette activité permet aux invités de développer leur sens du détail et de la précision tout en explorant leur côté créatif.
En plus d’être un excellent moyen de favoriser la collaboration, cette animation crée un espace où les employés peuvent partager leurs idées et leurs compétences techniques, et où chacun apprend de l’autre.
Les DIY écologiques
C'est une animation idéale pour combiner créativité et conscience environnementale. En fabriquant des objets pratiques et écologiques, tels que des bee wraps (des emballages réutilisables pour remplacer le film plastique) ou des jardinières en bois, les participants s’engagent dans un projet à la fois utile et respectueux de l'environnement. Ce type d’atelier permet de sensibiliser vos équipes aux enjeux écologiques tout en leur offrant la possibilité de créer des objets qu’ils pourront utiliser au quotidien.
La création de bougies parfumées
Les bougies sont des objets qui apportent chaleur et confort, et chacun peut choisir ses senteurs préférées pour créer une ambiance unique. Cette animation permet aux participants de travailler sur la texture et l’odeur, tout en développant leur créativité dans un cadre apaisant. Les bougies créées peuvent être utilisées pour décorer les bureaux ou offertes comme cadeaux. Elle est idéale pour favoriser l’esprit de convivialité et de bien-être au sein de vos équipes.
L'atelier d’écriture collaborative
Ce type d'atelier permet de co-créer une histoire, un poème ou même un scénario, en permettant à chaque participant d’ajouter sa touche. Cet atelier encourage la discussion, la négociation et le partage. Il peut être particulièrement adapté pour les équipes qui souhaitent améliorer leur communication et leur capacité à collaborer.
L'improvisation théâtrale
Dans un cadre ludique et sans pression, les participants sont invités à improviser des scènes, des dialogues ou des situations. L’objectif est de se libérer du stress et d’oser prendre des risques créatifs. L’improvisation permet de renforcer la confiance en soi, la communication et la capacité à réagir de manière rapide et créative dans des situations inattendues. Cette activité est idéale pour les équipes qui ont besoin de se détendre tout en développant des compétences relationnelles et créatives. Elle brise les barrières entre les hiérarchies et permet à chacun de s’exprimer.
L'atelier de storytelling
Le storytelling est devenu un outil incontournable dans le monde professionnel, et ce n’est pas sans raison. Savoir raconter une histoire, qu’elle soit personnelle, d’entreprise ou de projet, est une compétence précieuse. C’est une manière efficace de partager les valeurs de votre entreprise, de donner vie à vos projets et de développer une communication plus impactante. Ce type d’atelier aide à mieux comprendre le pouvoir des mots et de la narration, tout en renforçant les compétences de présentation et de persuasion.
Avant de vous lancer dans l'organisation de votre atelier, vous devez absolument définir ce que vous voulez accomplir. Oui, c’est la base, mais c’est aussi ce qui va guider toutes vos décisions suivantes.
Le choix des animations, de leur format et de la manière dont vous allez les organiser dépendra de vos objectifs. Soyez clair sur ce que vous souhaitez accomplir !
Le profil de vos invités est également un point essentiel à prendre en compte. Si vous avez une équipe de créatifs, peut-être qu’un atelier de peinture ou de création de bijoux leur plaira beaucoup. Si vous travaillez avec des profils plus techniques, vous pourriez envisager quelque chose de plus conceptuel, comme des ateliers de storytelling ou des défis d’innovation.
Une bonne manière d’identifier les attentes de vos employés est de leur poser la question directement, de façon ludique bien sûr. Vous pourriez, par exemple, envoyer un questionnaire informel en ligne pour recueillir leurs préférences. Demandez-leur non seulement quels types d’activités les intéressent, mais aussi quels horaires leur conviennent. Une animation plébiscitée par l’équipe aura beaucoup plus de chances de connaître un franc succès.
Attention, si vous avez des employés qui ne connaissent pas bien certains de leurs collègues, optez pour des activités brise-glace au début de l'atelier, comme un jeu de présentation créatif. Cela permettra à tout le monde de se sentir plus à l’aise et de mieux collaborer par la suite.
Le lieu de votre atelier est crucial pour la réussite de l’événement. Un bon endroit peut vraiment mettre vos employés dans l’ambiance et rendre l’expérience plus agréable. Bien sûr, vous avez plusieurs options :
L’animateur est la personne qui va guider l’atelier, et son rôle est primordial. Un bon animateur saura rendre l’expérience fluide, conviviale et stimulante. Il doit non seulement être compétent dans la discipline qu’il enseigne (peinture, poterie, storytelling, etc.), mais aussi capable de gérer un groupe de manière dynamique. Il doit pouvoir s’adapter à des profils variés, que ce soit des créatifs ou des techniciens, des introvertis ou des extravertis. Un animateur passionné et motivé saura transmettre son enthousiasme et faire de l’atelier un moment inoubliable.
Si vous avez une idée précise du type d’atelier que vous souhaitez, vous pourrez chercher des experts dans cette discipline particulière. Sinon, vous pouvez aussi faire appel à une agence événementielle qui pourra vous conseiller et vous mettre en contact avec des animateurs expérimentés.
Ne laissez rien au hasard ! Le matériel que vous fournirez doit être de qualité et adapté à l’animation choisie. Si vous organisez un atelier de peinture, vous aurez besoin de toiles, de pinceaux, de peinture et de palettes. Pour un atelier de cuisine, assurez-vous que tout le nécessaire (ustensiles, ingrédients) soit bien en place avant le début de l’activité. L’important est de prévoir en amont tout ce qui est nécessaire à la bonne réalisation de l’animation.
N’oubliez pas d’avoir un peu de surplus : mieux vaut avoir trop de matériel que pas assez. Par exemple, pour un atelier de poterie, vous pouvez anticiper quelques kilos de terre en plus au cas où il y aurait des accidents. Pour des activités salissantes, comme la peinture, n’oubliez pas de prévoir des tabliers ou des protections pour les participants.
Enfin, il est toujours sage de prévoir des solutions pour pallier les imprévus. Par exemple, prévoyez des tables supplémentaires, un peu d’aide supplémentaire si l’atelier est grand ou des alternatives pour les personnes ayant des besoins spécifiques (par exemple, des chaises confortables pour ceux qui ont des problèmes de dos).
Avant d’entrer dans le vif du sujet, un petit rappel s’impose. La gamification, ou ludification en français, consiste à intégrer des éléments de jeu dans un cadre non ludique pour motiver, engager ou apprendre. Ça peut aller d’un système de points ou de badges, à des concours, des challenges ou encore des scénarios immersifs.
Soyons honnêtes, tout le monde a déjà somnolé pendant une conférence trop longue ou un atelier trop technique. La gamification, quant à elle, injecte une dose d’adrénaline : les participants deviennent des acteurs, et non de simples spectateurs. À travers des défis, des classements ou des quêtes collaboratives, ils restent attentifs, investis et impliqués.
Prenons un exemple : au lieu de simplement présenter des chiffres de vente lors d’une convention annuelle, proposez un quiz en direct où vos équipes s’affrontent pour deviner les bons résultats. Non seulement vous captez leur attention, mais vous stimulez aussi leur esprit compétitif.
Les jeux ont ce pouvoir magique de rassembler. Lorsqu’un groupe travaille ensemble pour résoudre une énigme ou remporter un défi, il développe des liens, améliore sa communication et apprend à collaborer. Pour un team-building, c’est l’outil idéal.
Par exemple, lors d’un événement de fin d’année, une entreprise pourrait organiser une chasse au trésor à travers ses locaux ou en plein air. Les équipes, composées de collaborateurs issus de différents services, devront s’unir pour relever les défis. Résultat ? Une meilleure compréhension mutuelle et des souvenirs partagés.
Un événement professionnel vise souvent à transmettre des connaissances : formations, lancements de produits, changements stratégiques… Mais l’information, seule, ne suffit pas. Pour qu’elle reste gravée dans les esprits, elle doit être vécue.
Intégrer des éléments de jeu comme des mini-compétitions ou des simulations aide à mieux ancrer les messages. Par exemple, si vous formez vos commerciaux sur un nouveau produit, créez une compétition : qui peut expliquer ses avantages le plus rapidement ? Les collaborateurs apprendront en s’amusant.
L’escape game est l’un des formats les plus populaires pour introduire la gamification dans les événements professionnels. Il transforme un simple exercice de team-building ou de formation en une aventure immersive où la coopération, la gestion du temps, et la résolution de problèmes sont clés.
Par exemple, une entreprise pourrait imaginer un scénario où ses collaborateurs doivent « sauver » un projet stratégique en résolvant des énigmes sur ses valeurs ou ses processus. Le succès de cette approche repose sur l’immersion et l’interactivité, deux leviers puissants pour renforcer l’engagement.
Pourquoi ça marche :
Si vous préférez organiser un escape game dans un cadre physique, les prestataires spécialisés peuvent personnaliser les thèmes selon vos objectifs. Pour une entreprise axée sur l’innovation, le scénario pourrait tourner autour de la résolution d’un problème technologique.
Associer activité physique et gamification est une idée gagnante, surtout pour les séminaires ou les événements de bien-être au travail. On peut penser à un challenge où chaque participant ou équipe accumule des points en réalisant des animations physiques, mais aussi en relevant des défis intellectuels sur le parcours. Ces points pourraient ensuite être échangés contre des récompenses ou simplement comptabilisés dans un classement.
Par exemple, une entreprise du secteur automobile participe à une randonnée organisée lors d’un séminaire en montagne. À intervalles réguliers, des balises interactives proposent des quiz ou des défis physiques :
Ce type de challenge combine engagement, apprentissage et divertissement, tout en encourageant la communication entre les participants.
Les événements en ligne et hybrides ont nécessité une réinvention complète de l’engagement participant. La gamification joue ici un rôle crucial pour dynamiser l’expérience digitale.
Voici quelques idées d'animations à mettre en place. Ces idées sont basées sur des tendances observées lors d’événements récents et adaptées aux outils numériques comme Hopin, Kahoot ou Klaxoon.
Les résultats potentiels :
Tout le monde ne réagit pas de la même manière face à la compétition. Si certains se sentent stimulés par les défis, d’autres, moins compétitifs, risquent de se désengager ou de se sentir exclus. Pour contourner cette difficulté, il est important d’intégrer des éléments collaboratifs. Par exemple, des animations où chacun contribue à un objectif collectif, comme la construction d’un projet commun.
Lorsqu’un système de jeu devient trop difficile à comprendre, il risque de décourager les participants. Une interface surchargée ou des règles compliquées peuvent rapidement détourner l’attention ou générer de la frustration. Pour éviter ce problème, il est primordial de privilégier des règles faciles et intuitives. Tout jeu ou activité ludique devrait pouvoir être expliqué en quelques minutes.
Avant de le mettre en œuvre, testez-le sur un petit groupe représentatif : ces retours permettent d’identifier les problèmes et de simplifier les mécanismes si nécessaire.
La gamification peut perdre de son impact si elle semble déconnectée des objectifs de l’événement ou de la thématique abordée. Si elle est perçue comme une simple distraction, elle peut nuire à la crédibilité de l’ensemble. Pour éviter cela, il est essentiel de s’assurer que les éléments ludiques soient en lien direct avec le message à transmettre. Les activités doivent être conçues pour renforcer les objectifs.
La gamification demande une préparation conséquente, tant en termes de temps que de moyens. Concevoir des activités engageantes nécessite une planification préalable et parfois des outils spécifiques, ce qui peut représenter une contrainte, notamment en cas de budget limité.
La solution consiste à hiérarchiser les priorités et à adapter les jeux aux moyens disponibles. Il est tout à fait possible de proposer des expériences impactantes avec des mécanismes simples et du matériel accessible.
Enfin, un excès de ludification peut conduire à une dispersion des messages de l'événement. Si les éléments de jeu prennent le dessus sur le contenu, les participants risquent de se concentrer davantage sur l’aspect ludique au détriment des objectifs pédagogiques ou stratégiques. Trouver un juste équilibre est ici fondamental.
Par exemple, une synthèse ou un moment d’échange après une activité ludique permet de recentrer l’attention sur les enseignements à retenir.
La gamification n’est pas une fin en soi ; elle doit répondre à des objectifs spécifiques. Avant de concevoir un jeu ou une activité ludique, identifiez clairement ce que vous souhaitez accomplir.
Est-ce que vous cherchez à augmenter l’engagement de votre audience ? Favoriser la collaboration entre les participants ? Transmettre un savoir complexe de manière interactive ? Améliorer la mémorisation des informations ?
Chaque objectif guidera vos choix en termes de formats, de thèmes et de mécanismes. Par exemple, si votre priorité est de stimuler le travail en groupe, optez pour des jeux collaboratifs ou des escape games. Pour favoriser la rétention d’informations lors d’une conférence, un quiz interactif post-présentation peut être plus pertinent.
La réussite de la gamification repose sur sa capacité à captiver les participants.
Cela passe par une parfaite connaissance de votre public. Les attentes, les profils et les préférences de vos participants doivent orienter vos choix. Par exemple, des jeunes professionnels dans le secteur technologique seront probablement réceptifs à des outils numériques ou des expériences comme la réalité virtuelle.
En revanche, une audience plus conservatrice, comme des cadres supérieurs ou des experts scientifiques, pourrait préférer des activités plus structurées ou stratégiques, telles qu’un business game ou une simulation. Pensez également à adapter le niveau de difficulté et le ton du jeu pour que chacun se sente impliqué et trouve un intérêt à participer.
Les équipements que vous sélectionnez jouent un rôle central dans la réussite de l'événement. Vous pouvez opter pour des solutions numériques, comme Kahoot ou Klaxoon, qui sont idéales pour des quiz interactifs ou des sondages en direct lors de conférences.
Pour une expérience plus immersive, des technologies comme la réalité virtuelle ou augmentée peuvent créer un véritable effet « wow », surtout dans des environnements où l’innovation est valorisée. Si votre événement est en présentiel, envisagez des expériences sur mesure, comme des ateliers créatifs, des chasses au trésor ou des escape games. Pour cela, vous pouvez collaborer avec des prestataires spécialisés.
Avant de déployer la gamification le jour J, testez-la dans des conditions similaires à celles de votre événement. Cela vous permettra d’identifier les éventuels points faibles, comme des règles mal comprises ou des équipements dysfonctionnels. Ces tests sont aussi une opportunité d’ajuster le niveau de difficulté ou d’affiner les mécanismes pour garantir une expérience fluide et engageante.
Bien plus qu’un simple fond sonore lors d’un événement d’entreprise, elle constitue un vecteur d’émotions, de dynamisme et de cohésion qui participe activement à l’image que vos invités se font de votre société.
Créatrice d’ambiance et de dynamisme
Avant même de parler de l’aspect social, la musique agit directement sur l’atmosphère générale d’un événement. Elle est capable d’insuffler instantanément une certaine énergie ou, au contraire, de calmer une salle. Choisir la bonne musique pour une soirée est donc crucial pour mettre en place une atmosphère adaptée dès les premières minutes. Elle aide à transformer l’espace physique en un lieu convivial et immersif où les participants se sentent bienvenus et engagés.
Une communication non-verbale qui renforce la marque
La musique est un moyen de communication qui agit de façon non verbale. Elle transmet des messages et des émotions sans qu’un mot ne soit échangé, ce qui la rend particulièrement efficace pour exprimer les valeurs et l’image de marque. Selon le style musical choisi, la musique peut incarner des valeurs de modernité, d’innovation, de convivialité, ou encore de sophistication.
L’impact sur les émotions et l’énergie collective
La musique a un pouvoir prouvé pour influencer nos émotions et notre niveau d’énergie. Elle peut créer une sensation de bien-être, d'excitation, ou encore de tranquillité selon les morceaux choisis et leur rythme. Dans un contexte d’événement d’entreprise, la musique devient alors un outil pour réguler l’énergie collective et renforcer certaines périodes.
Favoriser les interactions et la cohésion sociale
La musique a également un rôle central dans la promotion des interactions sociales. Une soirée est souvent l’occasion pour les employés, les clients, et les partenaires de se rencontrer et d’échanger dans un cadre plus informel que le bureau. Or, la musique, lorsqu’elle est bien choisie, agit comme un facilitateur d’échange, en créant une atmosphère détendue et conviviale.
Une étude de Open Science a d’ailleurs démontré que la musique en fond sonore améliore la cohésion de groupe et la communication entre les participants. Lorsque la musique est douce et bien intégrée, les gens sont plus enclins à se rapprocher, à entamer une conversation, et à rester plus longtemps dans l’événement. À l’inverse, si la musique est trop intense, les invités peuvent ressentir une gêne à s’exprimer, ce qui peut rendre les échanges plus formels et limiter l’interaction.
Chaque type d’événement a une dynamique propre et requiert une atmosphère musicale adaptée. Voici un guide pour orienter vos choix selon la nature de l’événement :
Un DJ apporte une touche professionnelle et interactive : il ajuste la musique en fonction de l’ambiance en temps réel. Si le public semble être peu réceptif, il peut augmenter l’énergie avec des morceaux plus rythmés ou réduire le volume pour favoriser les discussions.
✅ Adaptabilité, atmosphère interactive, capacité à gérer les transitions et à répondre en direct aux réactions de la foule.
❌ Un DJ professionnel peut représenter un budget significatif. Il est aussi essentiel de trouver un DJ qui comprend vos attentes et l’image de votre société. La coordination avec le DJ pour organiser les transitions (accueil, discours, danse) doit être anticipée.
Si vous optez pour une playlist, vous avez la main sur chaque morceau et pouvez la personnaliser selon vos préférences. C’est une solution économique, mais elle demande une préparation minutieuse pour maintenir une cohérence tout au long de l’événement.
✅ Budget maîtrisé, possibilité de personnaliser la playlist selon les goûts de l’équipe.
❌ La playlist doit être variée et bien construite pour éviter les redondances et garder un rythme. Assurez-vous d’avoir un système de son de qualité pour éviter tout désagrément.
Du volume doux pendant l’accueil. Un fond sonore agréable en musique lounge ou chill permet aux invités de se détendre en arrivant, sans crier pour se parler.
Un volume bas pendant les discours et présentations. Lors des moments formels, réduisez le volume pour centrer l’attention sur les intervenants. Il peut être judicieux de choisir une musique très douce pour remplir les éventuels blancs, mais qui soit presque inaudible.
Une montée progressive pour la soirée. Au fur et à mesure que l’événement évolue, notamment lors de la transition vers la partie festive, augmentez progressivement le volume pour dynamiser l’ambiance. En fin de soirée, une musique plus forte est bienvenue pour inciter les participants à se relâcher et à s’amuser.
Pour tester si tout va bien pendant la soirée, parcourez la salle et vérifie si les conversations restent fluides. Ajustez en fonction du bruit ambiant, qui peut varier selon le nombre de participants et les matériaux (tapis, moquette, etc.) présents dans la pièce.
La musique peut marquer les temps forts de votre événement et en renforcer l'impact.
Pendant l'accueil et l'entrée des invités, utilisez des morceaux accrocheurs pour poser un climat positif dès l’arrivée. Un morceau de jazz ou une balade fonctionne bien pour ce moment. Ensuite, entre les présentations, les ateliers, ou lors des pauses, choisissez une musique douce pour marquer la coupure sans briser l'atmosphère générale. Un léger fond sonore permet d’éviter des moments de silence gênants.
Utilisez des transitions musicales (un court morceau de 10-15 secondes) pour introduire les discours ou marquer la fin des interventions. Si les moments de parole sont nombreux, une touche musicale devient un repère subtil pour l’audience.
Pour clore l’événement, misez sur une atmosphère apaisante qui invite à la détente. Une playlist de musique acoustique, voire du chill-out, permet de terminer sur une note positive.
L'ambiance musicale peut également refléter les valeurs et l'image de marque de votre entreprise. Si vous travaillez dans une entreprise dynamique et jeune, des morceaux plus contemporains comme l’électro, la pop ou l’indie montrent votre modernité et attirent un public ouvert aux nouveautés. Pour une société plus traditionnelle, des genres comme le jazz, le classique ou la bossa nova suggèrent professionnalisme et raffinement.
Dans le cadre d’un événement international, la musique doit également tenir compte de la diversité culturelle des participants. Il est parfois pertinent d'inclure quelques morceaux représentatifs des différentes cultures, mais sans tomber dans le cliché. Cela démontre une ouverture d’esprit, sans imposer une ambiance trop hétérogène.
Si votre budget le permet, la musique live est une décision mémorable qui dynamise l’événement. Un groupe de jazz pour un cocktail ou pour un dîner, ou même un orchestre pour une soirée de gala peuvent changer l'atmosphère de votre événement du tout au tout.
L’option musique enregistrée, en revanche, offre flexibilité et contrôle. Il est plus facile d’adapter la playlist au fil de l’événement, de gérer le volume, et d’éviter les pauses non souhaitées.
La réussite de l’ambiance musicale ne repose pas uniquement sur la sélection des morceaux ou des interprètes. Les aspects techniques jouent un rôle crucial, et une mauvaise préparation peut ruiner l’expérience. Un son mal réparti ou des problèmes techniques peuvent transformer une soirée élégante en véritable casse-tête sonore.
La disposition et la qualité des enceintes sont fondamentales pour garantir un son clair et agréable. La musique doit être entendue de manière homogène, quel que soit l’endroit où se trouvent vos participants. Une mauvaise répartition des enceintes peut créer des zones où le son est trop fort (ce qui pousse les gens à s’éloigner de certaines zones) ou trop faible (ce qui peut casser l’ambiance).
📌 Placement des enceintes : elles doivent être stratégiquement réparties dans la salle pour couvrir uniformément l’espace. Si votre événement a lieu dans une grande salle ou en extérieur, vous pourriez avoir besoin de plusieurs points de diffusion.
📌 Orientation : dirigez les enceintes vers le centre de la salle pour éviter que le son se disperse ou rebondisse sur les murs, ce qui pourrait créer un effet de réverbération désagréable.
📌 Test sonore : effectuez des tests avant l’arrivée des invités pour ajuster le volume en fonction de l’acoustique de la salle. Une pièce vide n’a pas le même rendu sonore qu’un espace rempli de participants.
Un autre aspect à ne pas négliger est la qualité du matériel utilisé. Même la meilleure playlist ou la performance la plus talentueuse ne saurait compenser un matériel défectueux.
Par exemple, préférez des modèles conçus pour des événements. Elles offrent une meilleure qualité sonore et une puissance suffisante pour couvrir de grands espaces. De même, utilisez des câbles de bonne qualité et vérifiez qu’ils soient en parfait état. Les câbles défectueux sont souvent à l’origine de grésillements ou de coupures de son. Si des discours ou des animations sont prévus, assurez-vous d’avoir des micros de qualité, de préférence sans fil, pour faciliter les déplacements.
Même si tout est parfaitement planifié, des imprévus techniques peuvent survenir. C’est pourquoi il est conseillé d’avoir un technicien ou un ingénieur du son sur place. Ce professionnel pourra résoudre rapidement tout problème de son, ajuster le volume ou les réglages en fonction de l’évolution de l’événement, ou encore s’assurer que tout fonctionne sans accroc.
Organiser un événement d'entreprise à grande échelle, c'est compliqué, ça demande de l’agilité et de l’expérience, mais le résultat peut être spectaculaire ! Alors, comment s’assurer que tout roule le jour J et que vos invités quittent l’événement impressionnés ? Voici tout ce que vous devez savoir pour garantir une logistique irréprochable lors de vos événements d’entreprise.
La logistique d’un événement, c’est en quelque sorte l’épine dorsale de toute l’organisation. Elle englobe tout ce qui est nécessaire pour que chaque aspect de l’événement se déroule sans accroc : gestion des lieux, équipements, transport, sécurité, besoins en personnel et, bien sûr, expérience des invités.
Un plan logistique détaillé doit inclure une liste des tâches, des responsables, un calendrier précis et toutes les étapes nécessaires pour mener à bien l’événement. Il est essentiel de tout documenter, des décisions importantes jusqu'aux petits détails, car il y a peu de place pour l'improvisation lors de la journée d’un événement important.
Imaginons que votre entreprise organise une conférence pour 2 000 participants. Sans planification logistique, vous pourriez vous retrouver avec des invités qui errent à la recherche de la salle principale, des pauses-café insuffisantes, ou même des files d'attente interminables aux inscriptions. Une organisation prévoyante saura éviter ces embûches.
Le lieu est souvent le premier élément déterminant d’un événement. Choisir le bon espace peut faciliter (ou compliquer) toutes les étapes logistiques à venir. Optez pour un endroit qui réponde à la taille de votre public et qui offre des espaces fonctionnels pour les différentes activités prévues : conférence, networking, restauration, etc.
Une fois le lieu réservé, faites-en une visite minutieuse. C'est le moment d'identifier les potentiels problèmes : accessibilité, sécurité, installations techniques et disponibilités de stationnement. Chaque espace doit être optimisé, non seulement pour l'événement lui-même, mais aussi pour la circulation fluide des invités et du personnel.
Si vous organisez un salon professionnel, il vous faudra non seulement un hall d'exposition, mais aussi des espaces pour des ateliers, des salles de repos pour les invités et des espaces de stockage pour l’équipement des exposants.
Savoir combien de personnes seront nécessaires pour gérer l’espace est crucial. Les agents de sécurité, le personnel d’accueil, les techniciens, ou encore les hôtesses doivent être suffisamment nombreux pour que tout fonctionne sans accroc.
Qu’il s’agisse d’un congrès ou d’un séminaire, l’accessibilité est un critère déterminant. Faciliter l’accès à vos invités réduira le stress et leur permettra de profiter pleinement de l'événement.
Mettre en place des options de transport variées :
Les premiers instants d'un événement donnent souvent le ton pour le reste de la journée. Un accueil soigné est donc essentiel pour que les invités se sentent pris en charge dès leur arrivée.
Un point d’information clair, bien visible, et idéalement situé à l’entrée permet aux invités de s’orienter sans stress. Il est aussi important de disposer des indications visuelles tout au long de l’événement : panneaux, écrans, ou personnel dédié à l’orientation.
L'inscription est souvent une source de bouchons à l'entrée. Pour fluidifier le processus, prévoyez des outils modernes tels que des kiosques d'inscription en libre-service ou une application mobile. Avec l'option d'enregistrer les invités en avance, le processus d'accueil sera grandement simplifié.
Pour une conférence, l’application peut non seulement permettre aux participants de s’inscrire et de recevoir leur badge, mais aussi de consulter le programme en temps réel et de planifier les ateliers auxquels ils souhaitent assister.
Un événement nécessite un support technique impeccable. Des pannes de micro ou des écrans défaillants peuvent vite ternir l’expérience des invités et l’image de l’organisateur.
Embauchez des techniciens qualifiés, familiarisés avec l'emplacement et ses équipements, pour s'assurer que tout fonctionne comme prévu. Faites des essais avant l'événement pour éviter toute surprise désagréable.
De nos jours, la plupart des invités souhaitent partager des moments de l'événement en direct sur leurs réseaux sociaux ou consulter des informations en ligne. Vérifiez que le Wi-Fi soit de bonne qualité et facilement accessible, surtout dans les zones d’exposition et de conférence. Rien de pire qu’un réseau qui plante lorsque les invités essaient de se connecter !
Pour beaucoup, la pause repas est un des moments les plus attendus d’un événement. Que vous organisiez un buffet, un repas assis ou simplement des pauses-café, la qualité de la nourriture et du service compte énormément pour la satisfaction des invités.
Si votre événement dure plusieurs heures, pensez à varier les options : menus végétariens, sans gluten, sans lactose, etc. Aujourd'hui, la prise en compte des préférences alimentaires n'est pas un détail, mais une nécessité.
Rien de plus frustrant que de faire la queue pour accéder au buffet. Si l'événement regroupe des centaines de personnes, envisagez des stands ou des stations de service à plusieurs endroits pour fluidifier l’accès à la nourriture.
La sécurité est une composante incontournable de tout événement. Assurez-vous de collaborer avec des professionnels qui connaissent bien la gestion des foules et les procédures d’évacuation.
La première étape consiste à réaliser une évaluation des risques.
Puis, vous pouvez prévoir un plan d’urgence clair, à communiquer à tous les membres de l’équipe. Celui-ci doit prévoir des mesures spécifiques pour les différents types d’urgences. Pensez à distribuer ce plan à vos prestataires, car ils joueront un rôle clé dans sa mise en œuvre en cas de besoin.
Une fois les rideaux tombés, il reste encore une étape cruciale : le suivi post-événement. Ce moment est l’occasion de recueillir les retours des invités et de remercier toutes les personnes impliquées dans l’organisation.
Un événement à grande échelle est une belle opportunité pour votre entreprise, mais il peut aussi révéler des points d’amélioration. Les questionnaires de satisfaction sont très utiles pour cela. Ils permettent d’identifier les points forts et ceux à améliorer pour les prochaines éditions.
N'oubliez pas de remercier les participants et les partenaires. Un email de remerciement, ou mieux encore, un petit message personnalisé, est une délicate attention. Pour les plus grands événements, envisagez une petite surprise : un récapitulatif en images, une vidéo souvenir, ou même un cadeau pour marquer le coup.
Entre les conférences massives et les séminaires surchargés, il est facile d’oublier que parfois, la magie se cache dans l’intimité des petits comités. Loin des foules bruyantes et des installations géantes, les événements en petit comité offrent pleins d’avantages qui peuvent transformer votre manière d’interagir avec vos équipes, vos clients, ou même vos partenaires. Nous allons les décrypter dans cet article.
La première chose qui frappe avec un événement en petit comité, c’est cette sensation d’intimité. Les grandes foules peuvent souvent donner l’impression d’une ambiance de spectacle, où les gens sont là pour observer plutôt que pour participer. En revanche, dans un groupe restreint, chaque voix compte.
Cette intimité crée un environnement propice à des échanges authentiques. Les discussions deviennent plus significatives puisque les participants se sentent plus à l’aise pour partager leurs opinions, poser des questions, et même exprimer des préoccupations. Par exemple, lors d’une réunion de projet, si vous réunissez une dizaine de personnes plutôt qu’un auditorium rempli, vous pouvez obtenir des feedbacks plus précis et des idées plus novatrices. Cette proximité permet également de construire des relations solides, tant sur le plan professionnel que personnel.
Vous devez discuter des résultats d’un projet important. Si vous réunissez cinq à dix personnes clés autour de la table, vous aurez non seulement la possibilité d’obtenir des retours diversifiés, mais aussi de créer un espace où chacun se sent en sécurité pour échanger ses pensées sans crainte de jugement. Dans une grande assemblée, il est facile pour des voix précieuses de se perdre dans la foule. En revanche, l'inverse favorise la prise de parole et peut mener à des idées innovantes.
Les événements en petit comité sont souvent plus flexibles. Vous avez le choix entre une multitude de lieux originaux qui peuvent ne pas convenir à des groupes plus importants. Une salle de réunion dans un musée, un espace de coworking, ou même un parc : les possibilités sont presque infinies. Avec moins de participants à gérer, vous pouvez également adapter l’agenda à vos besoins spécifiques, qu’il s’agisse de discussions, d’ateliers ou simplement de moments de détente ensemble.
En plus, la logistique devient beaucoup moins complexe. Un petit comité signifie moins d’invités à gérer, ce qui se traduit souvent par des économies sur le budget. Moins de participants signifie moins de dépenses en nourriture, en boissons et en location d’espace. Cela vous permet de concentrer les ressources sur d'autres aspects de l'événement, comme la qualité du contenu ou des expériences interactives. Par exemple, pourquoi ne pas investir dans un traiteur qui propose des plats gastronomiques au lieu de petits sandwichs insipides ?
Lorsqu'il s'agit de communication, les petits comités sont de véritables champions. Les participants sont souvent plus enclins à s'engager dans la discussion, à poser des questions et à parler de leurs opinions. Dans un cadre réduit, il est beaucoup plus facile de garantir que chaque voix soit entendue. Les discussions ne se limitent pas à des échanges superficiels, mais vont en profondeur. Cela engendre un environnement où chacun se sent valorisé.
Prenons l'exemple d'une séance de feedback sur un nouveau produit. Dans un petit groupe, chaque participant peut exprimer son point de vue, et le chef de produit peut répondre immédiatement aux préoccupations soulevées.
De plus, les événements en petit comité permettent souvent un niveau d’interaction plus personnalisé. Les organisateurs peuvent poser des questions ciblées et s’assurer que chaque participant a l’occasion de s’exprimer. Cela crée un cycle d’échanges constructifs, où les retours sont recherchés.
Quand on pense à un événement, souvent, on imagine une grande salle avec des chaises alignées, un buffet standard et une présentation qui ne finit jamais. Mais les événements en petit comité, c’est l’occasion rêvée de faire preuve de créativité et d’offrir une expérience sur mesure qui va vraiment toucher vos participants.
Pour la déco, au lieu de se contenter de nappes blanches et de fleurs en plastique, vous pourriez créer une ambiance qui fait écho aux personnalités des participants. Pourquoi ne pas ajouter des photos souvenirs de l’équipe, des éléments qui représentent votre culture d’entreprise, ou même des jeux de société en libre-service pour briser la glace ? Vous pouvez mettre en place une atmosphère chaleureuse où tout le monde se sent chez soi.
En plus, un événement en petit comité laisse souvent des souvenirs qui perdurent. Au lieu d’être juste un chiffre sur une liste d’événements passés, chaque participant se souviendra de ce qu’il a vécu. Quand les gens partent en se sentant valorisés et connectés, ils en parlent autour d’eux. Et voilà, votre réputation d’organisateur d’événements mémorables est lancée !
Les événements en petit comité sont idéaux pour renforcer l'esprit d'équipe. Que ce soit à travers des activités de team-building, des ateliers de brainstorming ou même des simples moments de partage autour d'un repas, la dynamique de groupe est souvent plus forte dans un cadre réduit.
Dans un monde où le temps est un luxe, organiser un événement en petit comité peut être beaucoup plus efficace. Avec moins de participants, vous pouvez éviter la bureaucratie souvent associée aux événements de grande envergure. Cela signifie moins d'heures passées à gérer les invitations, la logistique et le suivi.
Un autre aspect intéressant est que cela permet de concentrer les efforts sur la qualité plutôt que sur la quantité. Un événement bien organisé pour un petit groupe peut laisser une impression bien plus forte qu'un événement mal géré pour une grande foule. Pensez-y : moins de temps passé à gérer les détails logistiques signifie plus de temps consacré à rendre votre événement vraiment spécial.
Les événements en petit comité peuvent également être un terreau fertile pour l'innovation et la créativité. Dans un environnement où les gens se sentent à l'aise pour partager leurs idées, il est probable que vous soyez témoin d'un flux créatif inattendu.
En somme, choisir d'organiser un événement en petit comité n'est pas simplement une question de taille, mais plutôt de stratégie. Les avantages que nous avons explorés font de ce format une option puissante pour toute entreprise désireuse de créer des expériences significatives.
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