Vous avez un événement à organiser, vous l’imaginez parfaitement bien, tel un film qui défile dans votre tête ? Petits fours, coupes de champagne, musiques d'ambiance… C’est magique ! Cependant, l'organiser ne s’improvise pas. Que l’on soit organisateur, intervenant ou participant, les événements sont un bon moyen de se faire connaître auprès de ses clients, de promouvoir un produit et ainsi de booster sa notoriété. Il a tout intérêt à être réussi, et ne se néglige pas. En effet, on retiendra toujours plus facilement un événement qui s’est mal déroulé, ou les petits désagréments, que l’événement dans sa globalité.
Entre stratégies, cibles, objectifs…, je vous propose de décortiquer avec moi les différentes étapes à suivre pour réussir l'organisation de votre événement et l’organiser sereinement. Quels sont les points clés ? Comment faire une bonne promotion de l’événement ? Alors pas de panique, c’est parti ! 🚀
Définir ses objectifs
C’est sans aucun doute la première et la plus importante des étapes ! En ayant fixé votre but, vous serez en mesure de répondre aux questions stratégiques de votre événement : où l’organiser ? À quelle date ? Pourquoi ? Et comment ? Ce sera une réunion ou un séminaire ?
Cependant, attention à ne pas confondre objectifs et souhaits ! Pour vous aider, vous pouvez organiser vos idées avec la méthode SMART, il s’agit d’un outil régulièrement utilisé par les entreprises pour définir le type d’événement qu’il vous faut. L’objectif SMART est ainsi un très bon moyen de transformer vos objectifs “vagues” et peu définis en des objectifs clairs et précis.
Les 5 critères SMART de l'événementiel
- Spécifique : Une représentation précise de votre événement.
- Mesurable : Un moyen de savoir si j’ai atteint mon but.
- Accessible : L’objectif est-il hors de portée ?
- Réaliste : Est-ce que j’en suis capable pour le moment ? Ai-je les ressources nécessaires ?
- Temporel : Dans combien de temps ? À quel moment ?
Définir la cible de son événement
Que votre événement soit sur liste d’invités, ouvert au public ou bien dédié aux professionnels, il est primordial d’avoir identifié votre cible en amont. La définition de votre audience ira de pair avec la construction de vos objectifs, elle vous orientera vers le type d’événement à réaliser et sur les choix stratégiques que vous devez faire.
- Ma cible est-elle adaptée à l’objectif de l’événement ?
Elle constitue le cœur de votre projet, et garantit la réussite de votre événement. Par exemple, vos choix d’animations seront différents en fonction de votre audience, en proposant des animations plus fun pour un public jeune et des animations plus “sérieuses” pour un public, telles qu’une dégustation culinaire ou une initiation à l’œnologie.
- Que vais-je apporter à mon public ?
Un événement bien réalisé garantira la satisfaction de votre audience.
- Existe-t-il un nombre maximum de participants ?
Pas forcément. Parfois, un bel évènement de petite taille, mais bien réalisé, a plus d’impact qu’une grosse soirée. À vous de voir quelle proximité vous souhaitez avoir avec vos convives, les chouchouter en leur donnant le sentiment d'être exceptionnel ? Une soirée grandiose ? La capacité d’accueil définit les ressources nécessaires, le budget, mais aussi votre approche marketing.
Le budget événementiel
C’est le moment de parler de la bête noire de votre projet, susceptible de vous créer des nœuds dans le cerveau : le budget.
Indispensable dans la réalisation de votre événement, l’élaboration d’un budget événementiel dépend de deux éléments, à savoir l’optimisation des ressources, et l’équilibre des recettes et des dépenses… ⚖️
Quelques règles avant d’établir votre budget
- Déterminer l’ensemble des moyens nécessaires pour votre occasion professionnelle : matériels, techniques, humains et financiers…
- Évaluer les coûts : pour connaître le montant des dépenses nécessaires pour votre projet, que ce soit le lieu, le traiteur, le décorateur, l'animation… Le mieux est de faire des estimations et de demander des devis.
- Ajuster votre budget en temps réel : les professionnels ont bien à l’esprit qu’il est important de mettre à jour son budget tout au long du processus de création.
- Distinguer votre budget prévisionnel de votre trésorerie
- Ne pas négliger les fonds pour la communication et la promotion de votre événement : attention aux frais de conception graphique et de diffusion qui peuvent demander un apport important en fonction de la taille de votre événement.
La recherche de prestataires
Une fois que vous avez votre idée, et estimé votre budget, vous pouvez commencer à rechercher et choisir des prestataires correspondant à votre projet et à vos attentes. Selon le type de votre événement, il vous faudra trouver des prestataires correspondant à votre projet. L’objectif est d’identifier les profils répondant aux critères spécifiques de l’événement.
On vous a préparé un article sur le choix des DJ ici : Trouver un DJ pour son événément.
Portez une attention particulière au buffet ! Très important dans un événement professionnel quel qu’il soit, un buffet mal réalisé pourrait laisser un goût amer et marquer les esprits de manière négative (et le palais 😰).
A contrario, attention à ne pas trop porter d’importance au taux de now-show, qui correspond au taux de personnes inscrites ou prévues à l’événement, qui ne se manifestent pas le jour J. Ce taux est à prendre en compte, mais ne misez pas trop dessus pour faire des économies, au risque de manquer le jour de l’événement.
La communication événementielle
Dis-moi comment tu communiques… Je te dirais si je viens !
La communication est une étape à ne pas négliger. Elle va créer de l’impact à votre événement d'entreprise et vous garantir une participation maximum. Il va falloir imaginer du contenu pour faire passer vos messages (la date, la durée, le thème, le lieu de l’événement, le format, le prix…) Pensez : objectif, cible, message, diffusion 🚀
Pour s’assurer d’une communication optimale, il est judicieux d’identifier un émetteur chargé du suivi de la communication du projet. Il sera source de crédibilité pour votre événement.
Des idées pour votre checklist de communication
- Il est essentiel de fixer l’ensemble des actions à réaliser avant, pendant et après l’événement.
- S’assurer que la communication établie soit en lien avec son audience et sa cible.
- Créez un contenu de qualité, créez des visuels spécifiques à l’événement, faites parler de vous grâce au partage et au relais d’information. N’ayez pas peur d’oser ! La communication n’a de limite que votre imagination.
- Bien choisir ses réseaux sociaux afin de poster au bon moment au bon endroit les temps forts de votre événement.
- Utiliser un hashtag spécifique, un bon moyen de mesurer l’impact de votre promotion.
- Pendant l’événement, n’hésitez pas à partager des photos, des vidéos, un live… Ce contenu vous servira à dynamiser votre événement en direct et à distance. De plus, cela servira à renforcer le sentiment d’appartenance de vos participants.
- Après l’événement de l'entreprise, poursuivez la relation avec les participants, n’oubliez pas de les remercier, sans oublier les partenaires et les organisateurs. Pensez également à réutiliser le contenu lié à l’événement dans vos publications.
Le jour J de l'événement
C’est le grand jour, vous êtes dans les starting-blocks pour faire de votre événement une réussite. Pour cette occasion, il est préférable que l’organisateur soit présent, notamment lors du montage et du début de l’événement afin de s’assurer que tout soit OK.
N’hésitez pas à préparer une check-list ✅
- S’assurer que les livraisons attendues sont arrivées,
- La conformité du montage,
- Vérifier que le personnel est au complet, à l’heure et à son poste,
- Faire le briefing de son équipe,
- Accueillir les premiers clients et s’assurer qu'ils soient satisfaits.
Vous l’avez bien compris, l’organisation d’un événement vous demande d’être créatifs, rigoureux… Et aussi débrouillards ! Être doté d’un bon relationnel sera sans aucun doute un atout de qualité, étant donné que vous serez en constante interactivité avec un ensemble d’acteurs qui interviendront dans l’organisation de votre événement.
Contacter une agence événementielle
Besoin d’aide pour organiser votre événement ? On pourrait vous rédiger un article sur comment contacter une agence événementielle, mais le mieux serait de vous donner notre numéro. 🙂
