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Check-list pour l'organisation de votre événement professionnel

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Utilisez notre check-list, l'outil essentiel pour organiser un événement d'entreprise réussi. Planification des étapes, tâches, de votre événement.

Un groupe de personnes assises à une table et écrivant sur des notes autocollantes.

Avant de partir en vacances, que faites-vous pour ne rien oublier ? UNE CHECK-LIST ! (enfin pour les plus organisés d’entre vous). Et pourquoi ? Car ce petit bout de papier vous fait gagner un temps précieux, et vous permet tout simplement de ne rien oublier et de partir l’esprit tranquille ! Et bien en événementiel, c’est pareil ! Par définition, une check-list est une liste de tâches ou de points à vérifier qui permet de s’assurer que toutes les étapes d’un processus ou d’une activité sont accomplies de manière efficace et complète.

📌 Ici, on vous donne 5 types de check-list pour organiser un événement d'entreprise, ce qui pourrait vous éviter bien l’ombre d’un tracas et ainsi identifier les éventuelles erreurs ou oublis qui pourraient être commis lors de l’organisation d'un événement.

Check-list de planification

Toutes les étapes de la planification de l’événement, comme la définition du thème, la sélection de l’emplacement, la préparation de l’invitation, la réservation des fournisseurs et la gestion du budget.

Planification préalable : les étapes clés

  1. Définir le thème et l'objectif de l’événement
  2. Sélectionner l’emplacement de l’événement
  3. Déterminer la date et l’horaire de l’événement
  4. Établir un budget pour l’événement
  5. Rédiger une liste d’invités
  6. Rédiger un plan de communication pour l’événement
  7. Sélectionner et réserver les fournisseurs (traiteur, décoration, matériel de sonorisation, etc.)
  8. Réserver le transport et l’hébergement pour les invités
  9. Préparer les documents administratifs et les licences nécessaires
  10. Établir un planning de l’événement et répartir les tâches entre les membres de l’équipe

Check-list de logistique

Tous les aspects de la logistique de l’événement d'entreprise, comme la réservation des transports et de l’hébergement pour les invités, la mise en place du matériel et de l’équipement, la préparation des espaces de réception et de restauration, etc.

Logistique sur place : détails et astuces

  1. Préparer le matériel et l’équipement (tables, chaises, écrans, micros, etc.)
  2. Aménager les lieux de réception (accueil, vestiaires, etc.)
  3. Aménager les lieux de restauration (buffet, bar, etc.)
  4. Préparer les documents et supports de communication (affiches, flyers, brochures, etc.)
  5. Confectionner les goodie bags
  6. Prévoir une signalétique pour orienter les participants
  7. Préparer les badges et les documents d’accréditation pour les invités
  8. Anticiper un espace de stockage pour les affaires personnelles
  9. Prévoir un espace de rangement pour le matériel et l’équipement
  10. Envisager une solution de gardiennage pour le matériel et l’équipement

Check-list de sécurité‍

Toutes les mesures de sécurité pour assurer la sécurité des personnes présentes et du personnel pendant l’événement, comme la mise en place de contrôles d’accès, la présence de personnel de sécurité, l’installation de caméras de surveillance, etc.

La sécurité avant tout

  1. Définir un plan de sécurité pour l’événement
  2. Organiser un système de contrôle d’accès pour les invités
  3. Planifier une présence de personnel de sécurité sur l’ensemble de l’événement
  4. Anticiper des moyens d’alerte et de transmission en cas d’urgence
  5. Mettre en place un plan d’évacuation en cas d’urgence
  6. Envisager un système de surveillance vidéo
  7. Prévoir une solution de premiers secours par une équipe professionnelle
  8. Anticiper un système de gestion des incendies
  9. Prévoir un dispositif de lutte contre les intrusions
  10. Choisir une solution de gestion des déchets

Check-list de communication

Toutes les étapes de la communication de l’événement, comme la préparation des invitations, la mise en place de supports de communication (affiches, flyers, etc.), la préparation des communiqués de presse et la gestion des réseaux sociaux.

Communication événementielle : actions et timing

  1. Préparer les invitations et les envoyer aux invités
  2. Mettre en place un système de confirmation de présence pour les personnes présentes
  3. Préparer les supports de communication (affiches, flyers, brochures, etc.) et les diffuser
  4. Mettre en place un site internet dédié à l’événement
  5. Gérer les réseaux sociaux et les campagnes de publicité en ligne
  6. Préparer les communiqués de presse et les envoyer aux médias
  7. Organiser un espace de presse et un point de presse
  8. Choisir une solution de diffusion en direct de l’événement
  9. Planifier un système de sonorisation et de diffusion de la parole
  10. Anticiper un service de traduction simultanée si nécessaire

Check-list de suivi

Toutes les étapes de suivi de l’événement, comme l’évaluation de la satisfaction des invités, la collecte des retours et des commentaires, la préparation du bilan financier et l’analyse des résultats.

Suivi post-événement : éléments à ne pas oublier

  1. Collecter les retours et les commentaires des invités
  2. Évaluer la satisfaction des participants
  3. Préparer un bilan financier de l’événement pour l'entreprise
  4. Analyser les résultats de l’événement et en tirer des enseignements
  5. Préparer un compte rendu de l’événement
  6. Rédiger un rapport de synthèse de l’événement
  7. Préparer un album photo de l’événement
  8. Anticiper une solution de stockage et de partage des documents et supports de l’événement
  9. Prévoir une solution de stockage et de partage des vidéos de l’événement
  10. Prévoir une solution de stockage et de partage des enregistrements audio de l’événement

👉 Attention, ces check-lists ne sont qu’une suggestion et elles peuvent varier en fonction de l’événement que vous organisez. Il est recommandé de créer vos propres check-lists en fonction de vos besoins et de vos objectifs ou encore mieux, de faire appel à des professionnels du milieu comme aoyos.

Grâce à vos check-lists, vous allez pouvoir réussir l’organisation de vos événements comme des pros… Enfin presque, car les pros, c’est nous ahah 😏

Vous allez pouvoir faciliter la planification, assurer la qualité de votre événement, et éviter les erreurs (donc éviter de perdre de l’argent bêtement). Mettez toutes les chances de votre côté ! ✅

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