Avant de partir en vacances, qu’est-ce que vous faites pour ne rien oublier ? UNE CHECK-LIST ! (enfin pour les plus organisés d’entre vous). Et pourquoi ? Car ce petit bout de papier vous fait gagner un temps précieux, et vous permet tout simplement de ne rien oublier et de partir l’esprit tranquille ! Et bien en événementiel, c’est pareil ! Par définition, une check-list est une liste de tâches ou de points à vérifier qui permet de s’assurer que toutes les étapes d’un processus ou d’une activité sont accomplies de manière efficace et complète.
📌 Ici, on vous donne 5 types de check-list pour un événement, ce qui pourrait vous éviter bien l’ombre d’un tracas et ainsi identifier les éventuelles erreurs ou oublis qui pourraient être commis lors de l’organisation d'un événement.
Check-list de planification
Toutes les étapes de la planification de l’événement, comme la définition du thème, la sélection de l’emplacement, la préparation de l’invitation et de la communication, la réservation des fournisseurs et la gestion du budget.
Un exemple :
- Définir le thème de l’événement
- Sélectionner l’emplacement de l’événement
- Déterminer la date et l’horaire de l’événement
- Établir un budget pour l’événement
- Préparer une liste d’invités
- Rédiger un plan de communication pour l’événement
- Sélectionner et réserver les fournisseurs (traiteur, décoration, matériel de sonorisation, etc.)
- Réserver le transport et l’hébergement pour les invités
- Préparer les documents administratifs et les licences nécessaires
- Établir un planning de l’événement et répartir les tâches entre les membres de l’équipe
Check-list de logistique
Tous les aspects de la logistique de l’événement, comme la réservation des transports et de l’hébergement pour les invités, la mise en place du matériel et de l’équipement, la préparation des espaces de réception et de restauration, etc.
Un exemple :
- Préparer et mettre en place le matériel et l’équipement (tables, chaises, écrans, micros, etc.)
- Préparer les espaces de réception (accueil, vestiaires, etc.)
- Préparer les espaces de restauration (buffet, bar, etc.)
- Préparer les documents et supports de communication (affiches, flyers, brochures, etc.)
- Préparer les goodie bags pour les invités
- Prévoir une signalétique pour orienter les invités
- Préparer les badges et les documents d’accréditation pour les invités
- Prévoir un espace de stockage pour les affaires personnelles des invités
- Prévoir un espace de rangement pour le matériel et l’équipement
- Prévoir une solution de gardiennage pour le matériel et l’équipement
Check-list de sécurité
Toutes les mesures de sécurité à mettre en place pour assurer la sécurité des invités et du personnel pendant l’événement, comme la mise en place de contrôles d’accès, la présence de personnel de sécurité, l’installation de caméras de surveillance, etc.
Un exemple :
- Établir un plan de sécurité pour l’événement
- Prévoir un système de contrôle d’accès pour les invités
- Prévoir une présence de personnel de sécurité sur l’ensemble de l’événement
- Prévoir des moyens d’alerte et de communication en cas d’urgence
- Prévoir un plan d’évacuation en cas d’urgence
- Prévoir un système de surveillance vidéo
- Prévoir une solution de premiers secours
- Prévoir un système de gestion des incendies
- Prévoir un dispositif de lutte contre les intrusions
- Prévoir une solution de gestion des déchets
Check-list de communication
Toutes les étapes de la communication de l’événement, comme la préparation des invitations, la mise en place de supports de communication (affiches, flyers, etc.), la préparation des communiqués de presse et la gestion des réseaux sociaux.
Un exemple :
- Préparer les invitations et les envoyer aux invités
- Mettre en place un système de confirmation de présence pour les invités
- Préparer les supports de communication (affiches, flyers, brochures, etc.) et les diffuser
- Mettre en place un site internet dédié à l’événement
- Gérer les réseaux sociaux et les campagnes de publicité en ligne
- Préparer les communiqués de presse et les envoyer aux médias
- Prévoir un espace de presse et un point de presse
- Prévoir une solution de diffusion en direct de l’événement
- Prévoir un système de sonorisation et de diffusion de la parole
- Prévoir un service de traduction simultanée si nécessaire
Check-list de suivi
Toutes les étapes de suivi de l’événement, comme l’évaluation de la satisfaction des invités, la collecte des retours et des commentaires, la préparation du bilan financier et l’analyse des résultats.
Un exemple :
- Collecter les retours et les commentaires des invités
- Évaluer la satisfaction des invités
- Préparer un bilan financier de l’événement
- Analyser les résultats de l’événement et en tirer des enseignements
- Préparer un compte rendu de l’événement
- Rédiger un rapport de synthèse de l’événement
- Préparer un album photo de l’événement
- Prévoir une solution de stockage et de partage des documents et supports de l’événement
- Prévoir une solution de stockage et de partage des vidéos de l’événement
- Prévoir une solution de stockage et de partage des enregistrements audio de l’événement
👉 Attention, ces check-lists ne sont qu’une suggestion et elles peuvent varier en fonction de l’événement que vous organisez. Il est recommandé de créer vos propres check-lists en fonction de vos besoins et de vos objectifs ou encore mieux, de faire appel à des professionnels du milieu comme aoyos.
Grâce à vos check-lists, vous allez pouvoir réussir l’organisation de vos événements comme des pros… Enfin presque, car les pros, c’est nous ahah 😏
Vous allez pouvoir, faciliter la planification, assurer la qualité de votre événement, et éviter les erreurs (donc éviter de perdre de l’argent bêtement).
Mettez toutes les chances de votre côté ! ✅
