RETOUR AU BLOG

Écrire un mail relance pour l'invitation à un événement

Read Time

Les relances d'invitations sont la clé pour s'assurer d'une participation enthousiaste ! Découvrez l'art de relancer vos invités avec des astuces pratiques. De la personnalisation aux outils efficaces, maximisez le succès de votre événement en quelques étapes simples.

Des mains tapent sur un clavier d'ordinateur

Une des parties essentielles du processus d'organisation d'un événement est d'envoyer des invitations par e-mail aux cibles potentielles. Cependant, il y a toujours des collègues qui oublient de répondre ou de confirmer. C'est pourquoi dans cet article, nous parlerons de l'art de relancer les invités et vous donnerons des astuces pour booster leur motivation à répondre.

Une petite relance amicale par e-mail peut parfois suffire à rappeler aux invités l'importance de leur confirmation !

L'importance de relancer les invitations

Lorsque vous organisez un événement, il est crucial d'avoir une idée précise du nombre de personnes qui y assisteront. Cela permet de prendre les dispositions nécessaires en termes de logistique, de restauration et de sécurité. Malheureusement, il arrive souvent que les invitations envoyées par mail ne reçoivent pas de réponse. C'est là qu'intervient la nécessité de relancer les invitations.

La relance des invitations est un moyen de rappeler aux destinataires votre événement et de les encourager à répondre. Cela montre également que vous tenez à leur participation et que leur présence est importante pour vous. La relance peut aider à augmenter le taux de réponse et à garantir la réussite de votre événement.

 

Lorsque vous relancez vos invitations, il est important d'adopter une approche stratégique. Pensez à la manière dont vous pouvez susciter l'intérêt des destinataires et les inciter à répondre favorablement. Une relance bien pensée peut faire toute la différence !

Par exemple, vous pouvez mentionner des détails supplémentaires sur l'événement qui pourraient intéresser les destinataires. Faites-leur savoir qu'il y aura des conférenciers renommés, des opportunités de réseautage ou des cadeaux pour les participants. Cela peut susciter leur curiosité et les motiver à répondre à votre invitation.

Vous pouvez souligner l'importance de leur présence en mettant en avant les avantages qu'ils pourraient en tirer. Expliquez-leur comment cet événement peut les aider à développer leurs compétences, à élargir leur réseau professionnel ou à découvrir de nouvelles opportunités. Montrez-leur que leur participation peut avoir un impact positif sur leur carrière ou leurs projets.

 

Il est également essentiel de personnaliser vos relances pour les rendre plus efficaces. Adressez-vous aux destinataires par leur prénom et mentionnez des détails spécifiques sur leur domaine d'activité ou leurs intérêts. Cela montre que vous avez pris le temps de vous renseigner sur eux et que vous les considérez comme des invités importants et uniques.

Et même si ça semble évident, n'oubliez pas de rester courtois dans vos relances. Évitez d'être trop insistant, car cela pourrait avoir l'effet inverse et décourager les destinataires de répondre.

 

Pourquoi relancer les invitations est crucial ?

Tout d'abord, cela permet d'obtenir des réponses des personnes qui n'ont pas pris le temps de répondre initialement. Certains destinataires peuvent avoir simplement oublié de répondre ou penser qu'ils l'ont déjà fait. En les relançant, vous leur rappelez poliment de répondre à votre invitation.

La relance montre votre professionnalisme et votre engagement envers votre événement. Les personnes qui reçoivent votre relance auront l'impression que vous tenez à leur présence et qu'elles sont importantes pour vous. Cela peut susciter leur intérêt et les inciter à répondre favorablement à votre invitation.

Une autre raison pour laquelle il est crucial de relancer les invitations est que cela vous permet d'obtenir des informations précieuses pour la planification de votre événement. En connaissant le nombre approximatif de participants, vous pouvez ajuster les arrangements logistiques, tels que la taille de la salle ou la quantité de nourriture et de boissons nécessaires.

Et enfin, la relance des invitations vous donne l'occasion de renforcer les liens avec les destinataires. Même si certains ne peuvent pas assister à votre événement, le simple fait de recevoir une relance polie et personnalisée peut contribuer à maintenir une relation professionnelle positive. Ils se souviendront de votre considération et pourraient être plus enclins à participer à vos futurs événements.

 

Les éléments clés d'une relance d'invitation réussie

Le timing parfait pour relancer une invitation

Le timing est crucial lors de la relance des invitations. Il est important de ne pas attendre trop longtemps avant d'expédier votre première relance. Dans la plupart des cas, il est recommandé d'attendre environ une semaine après l'envoi initial de l'invitation avant de relancer.

Si vous n'avez pas reçu de réponse après la première relance, il est alors approprié d'envoyer une deuxième relance environ une semaine plus tard. Cependant, n'exagérez pas avec les relances : trois relances sont largement suffisantes.

Il est crucial de tenir compte de la nature du rassemblement : par exemple, pour des événements de courte durée ou des conférences importantes, le timing peut être resserré, tandis que pour des événements à plus long terme, un intervalle plus étendu peut être envisagé.

 

Comment rédiger un mail de relance efficace

Utilisez un ton amical et poli, en montrant votre enthousiasme pour l'événement et votre souhait de voir les destinataires y assister. Évitez les formulations trop formelles ou trop impersonnelles qui pourraient donner l'impression que votre invitation est générique.

N'oubliez pas d'inclure un moyen facile pour les destinataires de répondre à votre invitation. Que ce soit un bouton de confirmation dans le mail ou un lien vers un formulaire en ligne, facilitez la réponse des invités potentiels.

 

Soyez bref

Soyez concis dans votre message de relance. Évitez les paragraphes trop longs et allez droit au but. Les destinataires sont plus susceptibles de lire et de répondre à un message succinct qui leur permet de comprendre rapidement ce qui est attendu d'eux. Mettez en évidence les informations importantes, telles que la date et l'heure de l'événement.

 

Les éléments clés à inclure dans votre e-mail

  1. Le sujet : Assurez-vous que le sujet de votre mail de relance est percutant et indique clairement qu'il s'agit d'une invitation à un événement spécifique.
  2. La date et l'heure : Rappellez brièvement la date, l'heure et le lieu pour faciliter la prise de décision des destinataires.
  3. Un appel à l'action : Incluez une demande d'action claire, que ce soit une confirmation de participation, un désistement ou une demande de clarification.
  4. Les informations de contact : Assurez-vous que les destinataires ont facilement accès à vos coordonnées au cas où ils auraient des questions ou des préoccupations.

 

Un modèle d'e-mail de rappel d'événement

Objet : Rappel - Invitation à [nom de l'événement]

 

Cher/Chère [prénom],

 

J'espère que vous allez bien.

Nous tenons à vous rappeler l'invitation que nous vous avons envoyée précédemment pour notre événement exclusif, [nom de l'événement], qui se déroulera le [date] à [heure] à [lieu].

Nous sommes convaincus que votre présence à cet événement contribuera à son succès. [ajoutez des détails spécifiques : les sujets abordés, les activités prévues, les avantages pour les participants...]

Votre participation est essentielle pour créer une atmosphère dynamique et enrichissante. Nous espérons sincèrement que vous pourrez vous joindre à nous. Merci de bien vouloir confirmer votre présence en cliquant sur le lien ci-dessous [lien de confirmation] / en répondant à cet e-mail.

 

Nous restons à votre disposition pour toute question.

En espérant vous voir à [nom de l'événement].

 

Cordialement,

[nom]

[position]

[nom de l'entreprise]

[coordonnées]

 

Les outils pour faciliter la relance des invitations

Les logiciels de gestion d'événements pour suivre les invitations

Les logiciels de gestion d'événements sont un excellent moyen de suivre les invitations et les réponses des destinataires. Ils vous permettent de créer des listes d'invités, d'envoyer des invitations par mail et de suivre les réponses en temps réel. Certains logiciels offrent également des fonctionnalités avancées telles que la gestion des paiements et des inscriptions en ligne.

 

L'utilisation des modèles d'emails pour une relance efficace

L'utilisation de modèles de mails peut vous faire gagner du temps lors de la relance des invitations. Ils permettent de créer des mails prédéfinis avec des informations générales sur l'événement. Vous pouvez ensuite personnaliser chaque mail en ajoutant le nom du destinataire et d'autres détails spécifiques.

Les modèles de mails vous aident à garder un ton cohérent dans vos relances et à vous assurer que toutes les informations nécessaires sont incluses.

 

Mesurer l'efficacité de vos relances d'invitations

Les indicateurs à suivre pour évaluer le succès de vos relances

Pour évaluer l'efficacité de vos relances d'invitations, vous pouvez suivre plusieurs indicateurs :

  • Le taux de réponse est un indicateur important. Il mesure le pourcentage de destinataires qui ont répondu favorablement à votre invitation.
  • Le taux de conversion, qui mesure le pourcentage de destinataires qui ont confirmé leur présence après avoir reçu une relance.
  • Les commentaires et les retours des invités lors de l'événement pour évaluer la qualité de vos relances.

 

Comment améliorer vos futures relances d'invitations ?

Une fois que vous avez évalué l'efficacité de vos relances d'invitations, vous pouvez prendre des mesures pour les améliorer à l'avenir. Par exemple, si vous constatez un faible taux de réponse, vous pouvez revoir votre stratégie de relance, modifier le contenu du mail ou envisager d'utiliser d'autres canaux de communication.

Si, en revanche, vous obtenez un taux de réponse élevé, vous pouvez analyser ce qui fonctionne bien dans vos relances et le répliquer dans vos futures stratégies.

Vous souhaitez organiser un événement ?

Tête de l'équipe

Faites confiance à nos experts pour un accompagnement sur mesure.

Organiser un événement

Découvrez nos autres articles

Nos experts partagent leurs astuces, leurs méthodes et leurs stratégies pour créer vos événements.

Ecrire sur un agenda

Comment créer une feuille de route événement réussie ?

Optimisez l'organisation de votre événement avec des étapes claires et des conseils pour une feuille de route impeccable.
Read Time
Voir l'article
team building en équipe

Les meilleures activités de Team Building sportif

Renforcez la cohésion de votre équipe avec les meilleures activités de team building sportif. Créez des liens, boostez la confiance et la collaboration.
Read Time
Voir l'article
choisir une tenue

Quel dress code pour une soirée d'entreprise ?

Trouvez le dress code parfait pour votre soirée d'entreprise : formel, semi-formel ou informel, adaptez votre style au contexte.
Read Time
Voir l'article
Lubin aoyosGaëtan aoyosAlice aoyosEloise aoyos

Vous avez encore des questions ?

Parlez-nous de votre projet et découvrez comment aoyos peut le transformer en un événement inoubliable !

Calendrier de l'événementiel 2024

LA RESSOURCE ULTIME POUR ORGANISER VOS ÉVÉNEMENTS

Téléchargez le calendrier de l'événementiel 2024

Croix, fermer pop-up

Téléchargez le calendrier de l'événementiel 2024

LA RESSOURCE ULTIME POUR ORGANISER VOS ÉVÉNEMENTS

Merci !
Vous recevrez d'ici quelques minutes le calendrier de l'événementiel 2024 par mail.
Merci de remplir tous les champs

Aoyos, c'est l'agence événementielle de référence pour l'organisation de vos événements d'entreprise, tout au long de l'année. Depuis 5 ans, nous sommes à votre écoute, prêt à vous accompagner sur tous vos projets événementiels. Nos forces ? Notre réseau de prestataires répondant à tous vos besoins, et surtout nos chefs de projets, experts dans la conception de moments uniques et adaptés à vos envies.

icone aoyos
Close Cookie Popup
Cookies 🍪
En cliquant sur « Accepter tout », vous acceptez le stockage de cookies sur votre appareil pour améliorer la navigation sur le site, analyser son utilisation et nous aider dans nos efforts marketing. Plus d'informations.
Strictement nécessaire (toujours actif)
Cookies requis pour activer les fonctionnalités de base du site web.
Cookies permettant de comprendre les performances de ce site web, la manière dont les visiteurs interagissent avec le site et s'il peut y avoir des problèmes techniques.
Cookies utilisés pour diffuser des publicités plus pertinentes pour vous et vos intérêts.
Cookies permettant au site web de mémoriser les choix que vous faites (tels que votre nom d'utilisateur, votre langue ou la région dans laquelle vous vous trouvez).