Chaque semaine, nos experts partagent leurs astuces, leurs méthodes et leurs stratégies pour créer vos événements.
Lorsque vous organisez un événement d’entreprise, votre objectif principal est clair : marquer les esprits. Mais comment transformer une simple réunion, un séminaire ou une soirée d’entreprise en une expérience mémorable pour vos participants ? Ce n’est pas qu’une question de logistique. Il s’agit de créer un moment où vos collaborateurs, partenaires ou clients se sentent engagés, valorisés, et surtout, où ils vivent quelque chose d’exceptionnel.
Pour qu’un événement soit réussi, il faut aller au-delà de l’organisation classique. Il ne suffit pas d’avoir une salle élégante et un buffet bien garni. Ce qui fait vraiment la différence, c’est l’attention portée à chaque détail qui impacte l’expérience des participants.
Qu’est-ce qu’une bonne expérience participant ? C’est un mélange subtil d’émotion, de confort, d’interactivité et de surprise. Cela englobe tout, de l’accueil chaleureux à l’impression finale que vos participants garderont en partant. Une bonne expérience fait en sorte que les participants se sentent uniques et impliqués.
Pourquoi investir dans l’expérience des participants ?
Avant toute chose, posez-vous une question essentielle : "Qui sont mes participants et qu’attendent-ils de cet événement ?"
Votre public est-il composé de jeunes collaborateurs qui aiment l’innovation ? D’experts de votre secteur en quête de contenu pertinent ? Ou encore de partenaires à séduire avec une touche de sophistication ? Chaque profil exige une approche adaptée.
La première impression compte. Dès l’arrivée, vos participants doivent ressentir qu’ils sont attendus et valorisés. Voici quelques idées pour un accueil réussi :
L’astuce : si votre événement a un thème, intégrez-le dès l’accueil. Pour un événement "vintage", servez des cocktails rétro et mettez en place une borne photo avec accessoires des années 1920.
Pour captiver vos participants, misez sur une décoration et une ambiance qui transportent dans un univers.
L’immersion commence dès l’entrée. Pour capturer l’attention de vos invités dès leur arrivée, la décoration doit raconter une histoire. Elle doit correspondre à votre thème et guider vos invités dans un voyage sensoriel.
Prenons un exemple concret. Imaginez un séminaire sur le thème de l’innovation. Plutôt que de simplement décorer la salle avec des panneaux d’affichage classiques et quelques touches modernes, vous pourriez transformer l’espace en un laboratoire futuriste. Pensez à des surfaces métalliques, des projections holographiques, des écrans interactifs et des éléments lumineux suspendus dans l’air. Une telle installation donne l’impression d’être plongé dans un autre monde, celui de l’avenir et de la technologie, et tout de suite, vous captez l’attention de vos participants.
Les lumières ont un pouvoir immense sur l’ambiance d’un événement. L’éclairage peut transformer un espace en fonction de l’humeur que vous souhaitez instaurer. Il peut être doux et intime, ou dynamique et énergique. Il peut aussi guider l’attention de vos invités vers des points d’intérêt particuliers, comme des intervenants, des installations ou des zones de networking.
Par exemple, pour un événement de lancement de produit, vous pourriez utiliser des lumières vives et focalisées sur les produits ou les animations principales, tout en maintenant une lumière plus tamisée dans le reste de la salle. Cette approche permet de concentrer l’attention sur les moments clés, tout en créant une dynamique visuelle intéressante.
En revanche, pour un événement plus relaxant, comme une soirée de gala ou un dîner, l’éclairage tamisé est idéal pour créer une ambiance chaleureuse et intime. Vous pouvez aussi jouer avec des lumières dynamiques : une scène centrale bien éclairée pendant les présentations et des luminaires doux autour des tables pour les moments de convivialité.
La musique est l’un des éléments les plus puissants pour créer une atmosphère immersive. Elle a la capacité de modifier l’état d’esprit des participants en quelques secondes, de dynamiser l’ambiance ou d’apporter une touche de sérénité. Pour chaque moment de votre événement, la musique doit être choisie avec soin.
Au début de l’événement, lorsque les participants arrivent, une musique douce et accueillante peut créer un cadre détendu et rassurant. Les sons peuvent être choisis en fonction du thème : pour un événement orienté sur l’écologie, pourquoi ne pas intégrer des sons naturels tels que des bruits de forêt, de pluie ou de mer ? Pour un événement plus énergique, comme une conférence de motivation ou un salon professionnel, une playlist dynamique, avec des morceaux motivants, stimulants, peut insuffler de l’énergie dans la salle.
Plus encore, vous pouvez changer la musique selon les moments clés de l’événement. Un discours important peut être accompagné d’une musique inspirante et solennelle, tandis qu’un moment de détente ou un dîner peut se dérouler sur des airs plus calmes et apaisants. Le tout est de suivre le rythme des événements tout en adaptant le fond sonore pour soutenir l’atmosphère du moment.
Saviez-vous que les odeurs jouent un rôle énorme dans l’expérience immersive ? Nos sens olfactifs sont directement liés aux émotions, ce qui fait de la diffusion de senteurs un outil puissant pour renforcer une ambiance. Pour un séminaire sur l’innovation, vous pourriez par exemple utiliser des parfums subtils évoquant des éléments de technologie ou de progrès. À l’inverse, pour une soirée de gala ou un événement plus luxueux, des parfums floraux ou des arômes épicés pourraient renforcer le caractère raffiné de l’événement.
La diffusion de senteurs peut être discrète mais effective. Il est possible d’utiliser des diffuseurs d’huiles essentielles, des bougies parfumées ou des sprays d’ambiance dans les espaces clés : l’entrée, les salles de conférence ou les zones de détente. Vous pouvez également associer les senteurs à un thème précis : un dîner dans une ambiance méditerranéenne pourrait voir l’utilisation d’essences d’agrumes et de lavande, tandis qu’un événement automnal serait parfait pour des odeurs de cannelle, de bois de cèdre et de feuilles mortes.
Un participant actif est un participant satisfait. Ne laissez pas votre audience rester spectatrice. Impliquez-les à travers des activités engageantes.
La surprise est un levier puissant pour transformer un événement en une expérience inoubliable. Elle capte l'attention, crée un effet "wow" et suscite des émotions fortes qui resteront gravées dans les mémoires des participants. Les possibilités sont nombreuses pour intégrer des moments inattendus qui marquent l’imaginaire collectif.
Proposez des animations originales au cours de l'événement. Par exemple, une danse synchronisée peut apparaître de manière impromptue au milieu d’un repas, accompagnée d’un changement de lumières et d’une bande-son soigneusement choisie. Une telle mise en scène captive instantanément l’audience, en cassant le rythme attendu.
Un autre moyen efficace est d’introduire un invité de renom pour une intervention ou un moment de partage. Lorsque cette présence n’est pas annoncée à l’avance, elle déclenche un sentiment d’exclusivité et renforce l’impression d’avoir vécu un moment privilégié.
Enfin, des attentions personnalisées peuvent prolonger cette impression de surprise bien après l’événement. Imaginez que chaque participant reparte avec un carnet adapté à la thématique de la journée, comprenant des citations motivantes et des outils pratiques pour leur quotidien. Un autre exemple pourrait être des photos prises sur place, imprimées instantanément et encadrées pour offrir un souvenir tangible. Ces petits gestes inattendus montrent que chaque détail a été pensé pour créer une expérience exceptionnelle.
La dernière impression est tout aussi importante que la première. Offrir un cadeau ou une attention particulière en fin d’événement permet de prolonger l’émotion. Cela peut être une photo souvenir, un objet utile ou même un message de remerciement personnalisé.
Une idée innovante ? Un QR code menant à une vidéo montage de l’événement, envoyée aux participants quelques jours après. Succès garanti !
Créer une expérience pour les participants n’est pas une tâche facile, mais c’est un défi passionnant. Cela demande de la créativité, de l’écoute et une vraie volonté de placer l’humain au cœur de l’événement. Prenez le temps de planifier chaque détail, de surprendre vos participants et de leur offrir des moments inoubliables !
Avec l’essor du télétravail et des interactions à distance, les événements virtuels sont devenus un outil incontournable pour les entreprises. Webinars, conférences, team buildings digitaux… tout cela repose sur des plateformes en ligne. Mais que se passe-t-il lorsque des soucis de sécurité viennent tout saboter ? Une fuite de données ou même une panne technique peut entacher votre réputation. Alors, comment éviter le cauchemar et s'assurer que tout se passe bien ?
Un événement virtuel réussi repose sur la confiance. Vos participants doivent se sentir en sécurité et vos données, confidentielles. Imaginez qu'une session de questions-réponses soit interrompue par un hacker diffusant du contenu inapproprié. Non seulement c'est embarrassant, mais cela remet en question la crédibilité de votre marque.
Les entreprises investissent du temps, des ressources et des efforts pour organiser ces événements. Ignorer la sécurité, c’est prendre un risque inutile. Voici quelques conséquences potentielles d’un événement non sécurisé :
Avant de renforcer la sécurité, vous devez comprendre les menaces possibles. Voici quelques-unes des vulnérabilités courantes :
Pour y faire face, la planification est essentielle. Posez-vous ces questions : Quels types de données seront partagées ? Qui doit pouvoir accéder à l’événement ? Quelles conséquences si une perturbation survient ?
Toutes les plateformes ne se valent pas. Certaines proposent des fonctionnalités robustes en matière de sécurité, tandis que d'autres sont plus vulnérables face aux menaces numériques. Le choix de la plateforme peut donc faire la différence entre un événement sans accroc et un véritable fiasco. Voici les critères essentiels à évaluer :
Zoom se distingue par son chiffrement de bout en bout (E2E) et son contrôle des accès, en faisant une solution idéale pour les webinaires et les réunions de groupe.
Microsoft Teams propose une intégration étroite avec Office 365 et une gestion avancée des autorisations, ce qui en fait un choix privilégié pour les grandes entreprises.
Cisco Webex se démarque par sa sécurité avancée et ses fonctionnalités collaboratives, particulièrement adapté aux conférences nécessitant un haut niveau de protection.
Enfin, Google Meet offre une interface simple et une confidentialité intégrée, ce qui en fait une solution idéale pour les petites entreprises et les startups.
Les plateformes vantent souvent leurs mérites en matière de sécurité, mais il est indispensable de lire les avis d’utilisateurs ou d’essayer le service via une démonstration avant de faire un choix définitif. Un bon indicateur est le support client : une assistance réactive en cas de problème est primordiale pour garantir un événement réussi.
Le partage non contrôlé des liens d’accès est une des principales causes des intrusions lors d’événements virtuels. Imaginez qu’un lien soit publié sur un réseau social par inadvertance : en quelques minutes, votre événement peut être envahi par des trolls ou des hackers.
Utilisez des mails personnalisés pour transmettre les informations de connexion. Évitez les envois de masse non sécurisés et configurez un système de vérification des adresses email. Par exemple, des outils comme Eventbrite permettent d’automatiser l'envoi d’invitations personnalisées tout en traçant chaque destinataire.
Un mot de passe fort ajouté à votre session peut décourager bon nombre d’intrus. Combinez lettres, chiffres et caractères spéciaux pour maximiser la protection. Certaines plateformes, comme Cisco Webex, génèrent automatiquement des mots de passe complexes pour chaque session.
Les plateformes comme Microsoft Teams ou Zoom permettent d’autoriser uniquement les personnes préenregistrées à rejoindre un événement. Assurez-vous que chaque participant ait une place assignée. C’est particulièrement utile pour des réunions confidentielles ou des conférences VIP.
La sécurité technique est essentielle, mais une team formée est votre premier rempart contre les imprévus. Vos collaborateurs doivent comprendre les enjeux de sécurité et adopter les bonnes pratiques.
Organisez une session de formation où les membres de l’équipe doivent gérer un incident simulé, comme l’apparition d’un troll ou une coupure réseau. Ces exercices permettent à chacun d’acquérir des réflexes cruciaux.
Même avec les meilleures précautions, un incident peut survenir. Un bon organisateur ne laisse rien au hasard et planifie une stratégie claire pour répondre aux imprévus.
Tester l’événement à l’avance est une étape indispensable. C’est l’occasion d’identifier les faiblesses de votre organisation et d’apporter des ajustements avant le grand jour.
Organiser une "répétition générale" avec votre équipe et quelques participants test peut révéler des problèmes auxquels vous n’aviez pas pensé. Par exemple, un paramètre par défaut mal configuré ou une incompatibilité logicielle.
Une bonne préparation vaut mieux qu’une panique le jour J !
Lorsqu'il s'agit d'organiser un événement d'entreprise, le choix du pays peut faire toute la différence. Non seulement il s'agit d'un facteur déterminant pour l'image de votre entreprise, mais il peut aussi influencer la motivation des participants, l'atmosphère de l'événement et l'impact global de l'expérience. Alors, quelles sont les meilleures destinations pour organiser un événement d'entreprise mémorable ?
Avant de plonger dans la liste des meilleurs lieux, il est important de comprendre pourquoi ce choix est si crucial. Un événement d'entreprise ne se résume pas à la simple location d'une salle et à l'envoi d'invitations. Il s'agit de créer une expérience immersive et engageante qui reste dans les mémoires. Et ce qui joue un rôle majeur dans cette expérience, c'est le lieu où se déroule l'événement.
Le cadre géographique d'un événement influence énormément l'atmosphère. Imaginez un séminaire dans une salle sans fenêtre au fond d'un immeuble. À l'inverse, imaginez-le dans un lieu lumineux avec vue sur la mer ou en plein cœur d'une ville dynamique. Le lieu participe à la création d'une ambiance, qu'elle soit formelle, détendue, inspirante ou festive.
Le lieu de votre événement joue également un rôle majeur dans l'attractivité de l'événement. Un lieu hors du commun suscitera plus d'intérêt qu'une location classique. Il faut savoir capter l'attention des participants, leur donner une excuse pour quitter leur quotidien et découvrir un endroit qui les intrigue.
Enfin, le lieu où se déroule l'événement peut impacter l'image de votre entreprise. Organiser un événement dans un cadre prestigieux ou original peut transmettre un message puissant sur la culture d'entreprise, la vision et les valeurs de votre organisation. Cela peut aussi renforcer votre positionnement dans votre secteur.
Qui n'a jamais rêvé d’organiser un événement dans la capitale de l'amour, de la mode et de l’élégance ? Paris est incontournable pour tout événement d'entreprise qui veut allier prestige, luxe et inspiration. Que ce soit pour une conférence, un séminaire, un team-building ou une soirée privée, la ville offre une multitude de lieux adaptés à chaque type d'événement.
Les atouts de la capitale :
Cependant, attention à la logistique, car Paris peut vite devenir une jungle pour ceux qui ne sont pas familiers avec son organisation complexe. Choisissez bien le lieu, car le coût de la location peut aussi être assez élevé.
Si vous cherchez à allier travail et plaisir dans une destination qui respire le dynamisme et le soleil, alors c'est le lieu qu'il vous faut. La capitale catalane est un endroit idéal pour allier un événement d'entreprise au côté relaxant de la Méditerranée.
Les atouts de Barcelone :
En plus, Barcelone bénéficie d'une excellente connexion aérienne et d'une offre de restauration qui ravira les gourmets. Vous pourrez facilement organiser des cocktails ou des diners dans des endroits qui offrent des vues spectaculaires.
Si vous voulez impressionner vos invités et créer un événement qui marquera les esprits, alors Dubaï est la destination parfaite. Entre ses gratte-ciel futuristes, ses hôtels ultra-luxueux et ses activités inédites, Dubaï est une ville où le surréalisme et le luxe se rencontrent.
Les atouts de Dubaï :
Dubaï peut convenir à des événements de très grande envergure, comme des salons professionnels ou des événements de luxe, mais attention, les coûts peuvent rapidement monter en flèche.
Lisbonne est un choix intelligent pour ceux qui veulent une destination européenne moins coûteuse tout en conservant un côté dynamique et charmant. En plus de sa beauté pittoresque, la ville dispose d'un cadre propice aux réseautages et à la création de liens.
Les atouts de Lisbonne :
Lisbonne est également un endroit accessible, avec un climat agréable et des prix bien plus abordables que dans d'autres capitales européennes. C’est l’endroit idéal pour un événement à la fois professionnel et convivial.
New York est sans doute l’une des destinations les plus émouvantes et inspirantes. La ville des affaires, où l'innovation et l’excellence se rencontrent, est un lieu incontournable pour les événements d'entreprise, qu'il s'agisse de conférences internationales ou de soirées de gala.
Les atouts de New York :
Cependant, attention à ne pas être submergé par l'effervescence de la ville. Organiser un événement à New York peut être un défi logistique, surtout en matière de coûts et de réservation de lieux.
Le budget est souvent le premier élément à considérer. Si des villes comme Paris, Dubaï ou New York sont synonymes de luxe, elles peuvent rapidement devenir coûteuses. Si vous avez un budget plus restreint, optez pour des villes comme Lisbonne, Porto, Cracovie ou Prague, qui proposent un excellent rapport qualité-prix, tout en étant des destinations modernes et agréables.
Le type d'événement déterminera également votre décision. Pour des conférences ou des séminaires, des villes comme Berlin ou Amsterdam sont idéales, grâce à leurs infrastructures de qualité. Si vous organisez un team-building ou un événement plus détendu, des villes comme Barcelone, Edimbourg ou Tallinn peuvent offrir une atmosphère détendue tout en restant professionnelles.
Pour un événement de plusieurs jours, il est crucial de choisir une destination qui offre une variété d’hébergements et d’activités. Des villes comme Lisbonne, Vienne ou Porto sont parfaites pour cela. Pour un événement plus court, des villes comme Copenhague ou Bologne ont un cadre agréable.
L'accessibilité est essentielle pour un événement international. Des villes comme Bruxelles, Francfort ou Vienne sont facilement accessibles et bien desservies par des vols internationaux. Si vous prévoyez des participants venant de l’étranger, des destinations comme Singapour ou Hong Kong sont également de bonnes options, grâce à leurs excellentes connexions aériennes.
Dans l'univers glamour de l'événementiel, tout semble souvent sous contrôle… jusqu'à ce que ce ne soit plus le cas. Annulations de dernière minute, tempêtes imprévues, problèmes techniques ou même incidents plus graves : les crises peuvent frapper à tout moment, transformant un événement bien planifié en véritable casse-tête.
Organiser un événement, c’est jongler avec une infinité de détails : logistique, invités, météo, traiteurs, équipements techniques… Quand tout se passe bien, on est des héros invisibles. Mais au moindre accroc, les regards (et parfois les reproches) se tournent vers nous.
En gros, une crise, c’est tout ce qui perturbe le bon déroulement d’un événement et risque de nuire à son succès ou à votre réputation. Cela peut inclure :
Les crises, aussi variées soient-elles, ont un point commun : elles surviennent toujours au pire moment. Et souvent, elles mettent à l’épreuve votre sang-froid, votre organisation, et surtout, votre créativité.
La meilleure gestion de crise, c’est celle qui empêche la crise de se produire en premier lieu. Et pour cela, il faut miser sur une préparation en béton armé.
Lorsqu’un événement se prépare, prenez le temps de lister tous les scénarios possibles qui pourraient mal tourner. Posez-vous des questions simples, mais efficaces :
Créez une matrice des risques, en évaluant la probabilité de chaque incident et son impact potentiel. Ensuite, priorisez les risques majeurs pour les anticiper.
Les plans de secours (ou plans B, voire C, D et plus si nécessaire) sont l’assurance vie de tout organisateur d’événements. Loin d’être une simple formalité, ils sont vos alliés pour gérer l’imprévu avec calme et efficacité. Les aléas sont imprévisibles, mais votre réaction ne doit jamais l’être.
Avant même de réfléchir à des solutions alternatives, il faut cerner les zones de vulnérabilité de votre projet. Chaque événement est unique, mais certains aspects sont plus souvent sujets à des défaillances :
Une bonne pratique consiste à dresser une checklist des risques potentiels. Pour chaque point, réfléchissez à une solution alternative.
Un bon plan B ne doit pas être improvisé au dernier moment. Il doit être concret, accessible et actionnable rapidement. Voici les critères essentiels pour qu’un plan de secours soit efficace :
Vous n’êtes pas seul dans cette aventure. Votre équipe (ou vos prestataires) doit être briefée et prête à gérer l’imprévu. Cela inclut :
Même avec la meilleure préparation, il arrive que des crises éclatent malgré tout. Voici les étapes clés pour garder la tête froide et limiter les dégâts.
Facile à dire, n’est-ce pas ? Pourtant, si vous commencez à paniquer, votre équipe et vos clients paniqueront aussi. Prenez une grande respiration et posez un diagnostic rapide :
Une anecdote : lors d’un séminaire, un micro défectueux a failli compromettre l’intervention d’un intervenant clé. Au lieu de céder à la panique, nous avons immédiatement mis en place un micro de secours, tout en envoyant un technicien réparer l’appareil en coulisse. Résultat : les participants n’ont presque rien remarqué.
Une règle d’or en cas de crise : ne laissez jamais vos invités dans le flou. Une communication claire et honnête peut transformer une situation difficile en preuve de votre professionnalisme. Par exemple :
Un langage clair, une touche d’humour (si la situation s’y prête), et un ton rassurant peuvent sauver la mise.
Il ne s’agit pas de se précipiter dans des décisions irréfléchies, mais de mettre en œuvre des solutions pragmatiques rapidement. Priorisez les actions qui ont le plus d’impact sur le bon déroulement de l’événement.
Une fois l’événement terminé, prenez le temps de débriefer avec votre équipe. Analysez ce qui a fonctionné et ce qui aurait pu être mieux géré.
Quelques questions à poser lors du débriefing :
Cette analyse post-crise est essentielle pour améliorer vos processus et devenir encore plus résilient.
Le Festival de Woodstock aurait dû être un échec total. Un orage torrentiel a frappé les festivaliers, transformant le site en marécage. Mais au lieu de fuir, les participants se sont entraidés et ont improvisé. Les organisateurs, bien que dépassés, ont su gérer la situation en s'adaptant aux circonstances. Résultat : l'événement, malgré les difficultés, est devenu un symbole de solidarité et de résistance.
L'esprit d'équipe et la capacité d’adaptation sont essentiels dans une crise. Ce n’est pas le problème qui compte, mais la manière de réagir.
Le Fyre Festival a été une catastrophe annoncée. Promis comme un événement de luxe sur une île paradisiaque, il s’est transformé en un fiasco logistique complet. Les participants ont trouvé des tentes de secours dégradées, des repas bas de gamme, et des installations inexistantes. Ce fiasco était la conséquence d’une mauvaise gestion et d’un manque de préparation.
Ne jamais sous-estimer l’importance de la planification réaliste et de la transparence. Promettre plus que ce que l’on peut offrir peut ruiner un événement.
Lors de la cérémonie des Oscars 2017, une erreur d'enveloppe a fait basculer l'annonce du Meilleur Film. Au lieu de "Moonlight", c’est "La La Land" qui a été annoncé à tort. La production a réagi rapidement, en corrigeant l’erreur en direct avec professionnalisme. L’incident a finalement renforcé l’image de la cérémonie.
Face à une crise, la réaction rapide et la gestion calme sont cruciales. Même les erreurs peuvent être corrigées avec professionnalisme.
Une livraison en retard, un conférencier malade, une météo capricieuse : autant de situations qui peuvent transformer un événement en un véritable casse-tête. Alors, comment garder la tête froide et assurer le succès de chaque organisation ? Voici notre guide pour maîtriser l’art de la gestion des imprévus événementiels.
Soyons réalistes : personne n’est à l’abri des imprévus. Peu importe à quel point vous planifiez, il y aura toujours des variables hors de votre contrôle. La raison est simple : un événement est une mécanique complexe, où interviennent de multiples acteurs, outils et contraintes.
Imaginez une soirée de gala pour 500 personnes. Vous travaillez avec un traiteur, un décorateur, un service technique, une équipe d’animation... Chaque prestataire est un maillon de la chaîne, et un seul faux pas peut entraîner un effet domino. Et parfois, c’est une force extérieure : un changement législatif, une grève, ou même un bug informatique.
Gérer les imprévus commence avant qu’ils n’arrivent. Votre meilleur allié ? L’anticipation. Même si vous ne pouvez pas deviner précisément ce qui se passera, vous pouvez réduire considérablement les risques en adoptant une approche méthodique.
Lors de la phase de planification, prenez le temps de réfléchir à tout ce qui pourrait mal tourner. Divisez les risques en catégories :
Une règle d’or dans l’événementiel : toujours avoir une solution de repli. Si votre événement est en extérieur, prévoyez une salle couverte à proximité. Si un conférencier clé se désiste, préparez un intervenant de secours.
Le jour J, votre attitude face à un imprévu fait toute la différence. Si vous paniquez, toute votre équipe suivra.
Un imprévu, ce n’est rien d’autre qu’un problème qui appelle une solution. Prenez quelques secondes pour analyser la situation :
Par exemple, si votre micro sans fil tombe en panne pendant une conférence, ne perdez pas une minute : demandez à l’équipe technique de brancher un micro filaire ou utilisez un smartphone comme plan B.
Un autre secret pour bien gérer les imprévus : ne laissez pas les invités dans le flou. Si un retard ou un changement est inévitable, informez rapidement les participants avec courtoisie et professionnalisme. Les gens sont souvent compréhensifs lorsqu’ils sont tenus au courant.
En tant qu’agence spécialisée, nous ne jurons que par certains outils pour éviter que les imprévus ne prennent le dessus.
Un événement réussi commence toujours par une check-list bien pensée. Elle doit inclure :
Une check-list réduit le stress et vous permet de garder une vue d’ensemble. Partagez-la via des plateformes collaboratives comme Trello ou Asana pour que toute l’équipe puisse suivre les progrès en temps réel. Ces plateformes permettent aussi de taguer des membres spécifiques pour des tâches précises et de suivre les délais.
Ressource : notre check-list de l'événementielle, avec plus de 100 choses à penser !
Les plateformes de gestion événementielle comme Eventbrite, Bizzabo ou encore Evenium sont des trésors cachés. Elles centralisent toutes les informations et offrent des fonctionnalités adaptées à chaque étape :
Mais leur véritable pouvoir se révèle lorsqu’un imprévu surgit. Par exemple, si un conférencier ne peut pas venir à la dernière minute, vous pouvez envoyer une notification à tous les participants en quelques clics pour ajuster l’agenda.
En événementiel, le timing est tout. Un groupe de messagerie dédié (sur WhatsApp, Telegram ou Slack) est un outil simple mais incroyablement puissant. Ces plateformes offrent :
Pour une efficacité maximale : définissez des règles claires pour l’utilisation du groupe. Par exemple, utilisez des émojis spécifiques pour prioriser les messages (🔴 pour une urgence, ⚠️ pour une alerte, ✅ pour une tâche accomplie...).
Une fois les projecteurs éteints et les derniers invités partis, il est tentant de se dire : ouf, c’est fini. Mais en réalité, une partie cruciale de l’organisation reste à faire : le bilan post-événement. Ce moment est l’occasion de transformer vos imprévus en apprentissages précieux. Une équipe qui prend le temps de débriefer progresse à chaque événement et gagne en efficacité.
Un bilan post-événement ne consiste pas seulement à dresser une liste des erreurs commises. C’est une démarche constructive qui permet :
1. Réunissez toute l’équipe concernée
Planifiez une réunion dans les jours qui suivent l’événement, pendant que les souvenirs sont encore frais. Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont présentes : membres de l’équipe, prestataires clés, et même, si possible, quelques retours d’invités.
2. Passez en revue chaque étape de l’événement
Reprenez votre planning et votre check-list pour analyser chaque phase, de la préparation à la clôture. Demandez à chacun de partager son point de vue :
Avant l’événement : Les prestataires ont-ils respecté les délais ? Les communications avec les participants ont-elles été claires ?
Pendant l’événement : Les imprévus ont-ils été gérés efficacement ? Les invités ont-ils semblé satisfaits ?
Après l’événement : Le démontage et le nettoyage se sont-ils déroulés sans problème ? Les feedbacks des invités sont-ils positifs ?
3. Identifiez les imprévus et leurs solutions
Listez tous les imprévus survenus. Pour chaque cas, analysez la cause : Était-ce évitable ou complètement imprévisible ?
La solution apportée : Était-elle efficace ? Rapide ? Professionnelle ?
Les leçons à en tirer : Que faire différemment à l’avenir pour éviter ce type de problème ?
4. Rédigez un rapport
Compilez les retours dans un document clair et accessible. Ce rapport servira de base pour vos prochains événements. Structurez-le en deux parties : les points positifs, contre les négatifs.
Comment faire venir des journalistes, susciter leur intérêt et les inciter à parler de vous ? Spoiler alert : il ne s’agit pas seulement d’envoyer un email générique à une liste d’adresses. Dans cet article, je vais vous guider pas à pas pour capter l’attention des médias !
Avant de plonger dans le vif du sujet, comprenons pourquoi il est essentiel d’investir du temps pour attirer la presse.
Un journaliste n’est pas un commercial déguisé. Son rôle n’est pas de promouvoir gratuitement votre entreprise. Il cherche une histoire, quelque chose qui intéressera ses lecteurs, spectateurs ou auditeurs.
Imaginez que vous organisez un salon sur l’intelligence artificielle. Si votre conférence aborde des innovations qui n’ont jamais été présentées ailleurs, c’est un argument solide. Ajoutez une personnalité influente du domaine, comme un chercheur renommé ou un PDG de startup, et vous avez de quoi intéresser la presse spécialisée.
Une fois que vous avez identifié l’angle d’intérêt, préparez un dossier de presse béton. C’est votre carte de visite pour séduire les journalistes. Il doit être clair, complet et, surtout, attractif.
L’envoi d’une invitation ou d’un communiqué à une base de données générique ne fonctionne presque jamais. Les journalistes sont sollicités en permanence, et votre email risque de finir dans la corbeille.
Si vous organisez un événement lié à la transition écologique, ciblez des journalistes spécialisés en environnement ou économie durable, plutôt que des généralistes.
La première impression est cruciale. Votre invitation doit être claire, concise et captivante.
Le jour de l’événement, accueillir les journalistes dans les meilleures conditions est une priorité absolue. Cela peut sembler évident, mais une bonne première impression se joue dans les détails. Un accueil soigné ne se limite pas à un sourire et une poignée de main : il s’agit de créer une expérience fluide, professionnelle et adaptée à leurs besoins. Les journalistes apprécient avant tout la simplicité et l’efficacité. Chaque élément de leur visite doit être pensé pour leur faciliter la tâche, leur permettre de recueillir facilement des informations, et même, soyons ambitieux, leur donner envie de revenir pour vos prochains événements.
Commencez par prévoir un point presse dédié, un espace clair et fonctionnel où les journalistes pourront s’installer confortablement. Ce point presse peut prendre la forme d’un petit coin aménagé avec quelques chaises, une table, et des supports d’information disponibles en libre accès. Pensez à l’équiper avec tout ce qui peut leur être utile : des prises électriques pour recharger leurs appareils, une connexion Wi-Fi fiable, et bien sûr, des documents qu’ils pourront consulter sur place ou emporter. Le but est qu’ils puissent rapidement s’orienter et travailler sans perdre de temps à chercher ce dont ils ont besoin.
Assurez-vous qu’un contact presse soit présent et clairement identifié. Cette personne doit être capable de répondre immédiatement à leurs questions, de les orienter vers les bonnes sources, ou même de leur organiser une rencontre avec un intervenant ou une personnalité clé de l’événement. Il est essentiel que ce contact presse soit réactif, cordial, et parfaitement au fait des moindres détails de l’événement. Une communication fluide entre les journalistes et les organisateurs peut faire toute la différence dans leur perception globale de votre entreprise.
Pensez également à leur fournir des supports concrets à emporter. Préparez un kit de presse, qui peut inclure un dossier de presse imprimé, des cartes de visite, ou des supports numériques tels que des clés USB contenant des visuels, des logos, ou des vidéos. Si vous voulez vraiment être moderne, envisagez de leur donner accès à ces ressources via un QR code menant à une plateforme en ligne où tout est centralisé. Cette méthode combine praticité et écologie, tout en garantissant que les fichiers restent accessibles après l’événement.
Enfin, faites preuve de flexibilité. Tous les journalistes ne peuvent pas assister à l’intégralité de votre événement, et certains peuvent arriver en retard ou avoir besoin de partir plus tôt. Soyez prêts à vous adapter à ces imprévus. Vous pouvez par exemple organiser des mini-visites personnalisées ou prévoir un enregistrement des moments forts de l’événement à partager ultérieurement. L’important est de montrer que vous tenez compte de leurs contraintes, ce qui sera perçu comme une marque de respect pour leur travail.
Après l’événement, ne laissez pas les choses en suspens. Bien au contraire, c’est souvent après le jour J que tout se joue.
La première étape est de remercier les journalistes qui ont fait l’effort de se déplacer. Ce geste simple est souvent négligé, mais il a un impact significatif sur leur perception de votre professionnalisme. Envoyez un email personnalisé dans les 24 à 48 heures après l’événement, en leur rappelant que vous restez disponible pour répondre à toute question ou fournir des informations complémentaires. Vous pouvez également en profiter pour partager un lien vers des ressources clés, comme des photos ou vidéos de l’événement, des citations des intervenants, ou une synthèse des moments forts.
Ensuite, relancez ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement, mais qui pourraient néanmoins être intéressés par son contenu. Proposez-leur un compte-rendu détaillé, une interview avec un intervenant clé, ou des données spécifiques qui pourraient enrichir leur prochain article. La relance ne doit pas être perçue comme une tentative désespérée, mais comme une opportunité pour eux de s’approprier une information pertinente qu’ils auraient autrement manquée.
Dans vos échanges, soyez attentif à personnaliser vos messages en fonction du média et des sujets d’intérêt du journaliste. Par exemple, un journaliste spécialisé en économie pourrait être plus intéressé par les impacts financiers ou stratégiques de votre événement, tandis qu’un journaliste lifestyle préférera des anecdotes ou des éléments visuels.
Si possible, mesurez également la portée médiatique de votre événement. Identifiez les articles, posts ou reportages qui ont déjà été publiés et partagez-les sur vos propres canaux de communication pour maximiser leur visibilité. Vous pouvez même envoyer un mot de remerciement aux journalistes concernés en soulignant que leur travail a été remarqué et apprécié.
Enfin, utilisez ce suivi comme une opportunité de nouer une relation durable. Prenez des notes sur les journalistes qui ont montré un intérêt particulier pour votre entreprise ou votre secteur, et maintenez un contact régulier avec eux. Une relation de confiance ne se construit pas en une seule interaction : c’est un effort à long terme qui vous positionnera comme une source fiable et pertinente pour leurs futurs sujets.
Attirer la presse à un événement d’entreprise, ce n’est pas seulement une question de technique ou de stratégie. C’est avant tout une question de relations humaines. Les journalistes sont des personnes passionnées, curieuses, et souvent débordées. En leur facilitant la vie, en respectant leur travail et en leur offrant des histoires captivantes, vous avez toutes les chances de les convaincre !
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