Boostez l'expérience événementielle avec des goodies connectés - Innovation et technologie

Les goodies connectés sont en train de prendre d'assaut le monde de l’événementiel, et ce n’est pas sans raison. À l’ère du numérique et de l’innovation, ces objets connectés sont devenus bien plus qu’un simple cadeau publicitaire. Ils apportent de la valeur, améliorent l’expérience des participants et offrent des opportunités uniques d’engagement pour les entreprises. Mais comment les intégrer efficacement dans un événement d’entreprise ? Quels sont les avantages réels de ces gadgets technologiques et comment éviter les pièges ?

‍

Qu’est-ce qu’un goodie connecté ?

Un goodie connecté est, en quelque sorte, une version 2.0 des cadeaux promotionnels classiques. Ce ne sont plus simplement des stylos ou des porte-clés que l'on distribue à la fin des événements. Les goodies connectés intègrent la technologie pour offrir des expériences interactives, suivre des données en temps réel, ou encore améliorer la communication entre les participants et les organisateurs. Il peut s’agir de montres connectées, de chargeurs sans fil, de bracelets RFID, de gourdes connectées, voire de sacs intelligents. Ces objets se lient directement à des applications mobiles, des plateformes web ou des systèmes de gestion d’événements.

‍

Pourquoi intégrer des goodies connectés dans vos événements ?

Le premier atout de ces goodies est qu’ils permettent de lier utilité et innovation. Contrairement aux objets traditionnels, un goodie connecté a un véritable rôle à jouer après l’événement. Les participants peuvent, par exemple, continuer à utiliser leur chargeur sans fil ou leur bracelet connecté pour suivre leur activité physique, tout en se souvenant de l'événement auquel ils ont assisté. Voici quelques raisons convaincantes d’adopter ces objets high-tech pour vos événements.

‍

📌 Créer une expérience mémorable

On le sait, les participants cherchent de plus en plus des événements qui se démarquent. Un goodie connecté peut transformer l’expérience en la rendant interactive, dynamique, et souvent plus personnalisée. Prenons l’exemple des bracelets RFID : ces objets permettent non seulement de faciliter l’inscription à l’événement, mais aussi d’interagir avec des stands, de payer sans contact ou de suivre des sessions en temps réel. Ces petits gestes technologiques rendent l’événement plus fluide et excitant.

‍

📌 Collecter des données en temps réel

Les goodies connectés permettent une collecte de données sans être intrusifs. Ils peuvent suivre l’engagement des participants, leur permettre d’évaluer des conférences via une application dédiée, ou encore mesurer la fréquentation des différents espaces d'un salon. Ça donne à l’organisateur une analyse détaillée du comportement des participants, ce qui est un véritable plus pour l'optimisation des événements futurs.

‍

📌 Améliorer la visibilité de votre marque

En offrant un goodie connecté, vous offrez une connexion à votre marque, sous une forme moderne et pratique. Ce type d’objet génère un sentiment de valeur ajoutée. Le participant l’utilisera après l’événement, ce qui permet à votre logo de se retrouver dans son quotidien, et ce pendant plusieurs mois, voire plus. Vous devenez ainsi une marque qui innove, une marque qui pense à l’avenir.

‍

Les types de goodies connectés à adopter

Tous les goodies ne se valent pas. Le choix du bon objet dépendra de l’objectif de votre événement et du message que vous souhaitez transmettre.

‍

1. Les bracelets et badges RFID

Les bracelets RFID sont l’un des goodies les plus courants lors des événements. Ils permettent d'identifier les participants, de faciliter l’accès aux conférences et aux ateliers, de réaliser des paiements sur place et de suivre l'engagement des participants via une application dédiée. Ces objets intelligents réduisent le besoin d'une logistique complexe et améliorent l’expérience des invités, qui n'ont plus à manipuler leurs billets ou cartes d’accès.

‍

2. Les gourdes connectées

À l’heure où la durabilité est devenue une priorité, offrir des gourdes connectées peut être une excellente manière de marier technologie et éco-responsabilité. Ces gourdes intelligentes suivent la consommation d’eau de leurs utilisateurs et envoient des rappels pour rester hydraté. En plus de leur aspect pratique, elles permettent de mettre en avant l’engagement de votre entreprise pour un événement zéro déchet ou plus responsable.

‍

3. Les chargeurs sans fil

Les chargeurs sans fil sont des objets pratiques et appréciés, qui ne demandent aucune prise ni câble. Ce type de goodie connecté permet de garder les appareils des participants chargés tout au long de l’événement, un geste qui facilite leur engagement et leur permet de rester connectés à l'événement. C’est un cadeau simple mais extrêmement utile, particulièrement dans un environnement où les participants sont souvent en déplacement.

‍

4. Les haut-parleurs Bluetooth personnalisés

Si vous voulez vraiment marquer des points, offrez un haut-parleur Bluetooth de qualité, avec votre logo ou un design personnalisé. Cet objet allie utilité et modernité. Idéal pour des événements où l’ambiance musicale est importante, il permettra aux participants de continuer à profiter de l’événement chez eux, tout en portant un souvenir tangible.

‍

5. Les capteurs de bien-être

Les gadgets connectés dédiés au bien-être, comme les bandeaux de relaxation ou les montres connectées, mesurent des paramètres comme le stress, la fréquence cardiaque ou la qualité du sommeil. Offrir ces objets lors d’un événement, notamment un séminaire sur la santé ou la gestion du stress, montre votre engagement envers le bien-être des participants tout en offrant un souvenir utile.

‍

6. Les supports de téléphone et les chargeurs portables

Un autre goodie efficace est le chargeur portable, également appelé powerbank. Ce type de goodie est parfait pour les événements où les participants sont amenés à utiliser leurs téléphones pour prendre des notes, échanger avec d'autres personnes ou se connecter aux réseaux sociaux.

‍

7. Les clés USB personnalisées

Les clés USB restent un excellent choix, surtout pour des événements où les participants doivent recevoir des documents ou des présentations à la fin de la journée. Ces clés peuvent être personnalisées avec le logo de l'entreprise et contiennent des fichiers numériques liés à l'événement. Toujours utiles, elles permettent de conserver un souvenir tangible de l'événement tout en offrant une solution simple et professionnelle.

‍

Comment choisir le bon goodies ?

Le choix des goodies dépendra largement de la nature de votre événement et de votre public cible.

‍

La durabilité et l’utilité

Les participants apprécieront un goodie qu’ils peuvent réellement utiliser après l’événement. Si vous optez pour des objets high-tech, choisissez ceux qui offrent une vraie valeur ajoutée au quotidien. Si c’est un gadget simplement destiné à décorer le stand, il risque de finir dans le fond d’un tiroir.

‍

L’adaptabilité à l’événement

Les gadgets doivent être adaptés à votre secteur et à l’expérience que vous souhaitez offrir. Par exemple, un événement de lancement de produit pourrait se prêter à des goodies connectés qui favorisent l’interaction, comme des badges RFID, tandis qu’un séminaire sur le bien-être pourrait être parfait pour des gourdes connectées.

‍

Le budget

Bien entendu, le budget est toujours un facteur à prendre en compte. Les goodies connectés peuvent parfois sembler coûteux par rapport aux objets traditionnels, mais leur impact durable sur l’image de votre entreprise et sur l’expérience des participants en vaut largement la peine. Pensez à la valeur ajoutée que vous apportez à vos invités en leur offrant un objet à la fois utile et innovant.

‍

Les avantages à long terme des goodies connectés

Le véritable avantage des goodies connectés, c’est qu’ils ne se limitent pas à l’événement en question. Ils contribuent à créer une relation continue avec vos participants. Un exemple concret : si vous offrez des bracelets RFID, vous pouvez recueillir des informations précieuses sur la façon dont les participants interagissent avec les différents stands ou sessions. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour personnaliser vos futures communications avec eux, ou encore pour

Organiser un événement pour vos collaborateurs peut être un véritable défi. Trouver des idées originales, qui sortent du cadre classique des séminaires ou des simples déjeuners d’entreprise, est souvent la clé pour créer un moment mémorable. Un festival culinaire, par exemple, est une excellente manière de combiner détente, plaisir gustatif et cohésion d’équipe. Mais comment organiser un tel événement sans fausse note ?

‍

Pourquoi choisir un festival culinaire pour vos collaborateurs ?

Avant de nous plonger dans la préparation de votre événement, il est important de se poser une question : pourquoi choisir un festival culinaire pour un événement d’entreprise ?

La réponse est simple. La nourriture a ce pouvoir magique de rassembler les gens. Peu importe les profils des participants, la bonne cuisine crée des liens. Un festival culinaire permet d’explorer de nouvelles saveurs, de découvrir des spécialités locales ou internationales, et surtout, de passer un bon moment ensemble. De plus, il est facile de l’adapter à des formats variés : déjeuner, soirée, ou même un événement sur plusieurs jours.

D’un autre côté, un événement culinaire peut être un excellent moyen de promouvoir la diversité culturelle, de stimuler la créativité, et de renforcer la cohésion d’équipe. Laissez tomber les banquets traditionnels, et offrez à vos collaborateurs une expérience gustative qui restera dans les annales !

‍

Le thème et les objectifs de l'événement

La première étape pour organiser un festival culinaire réussi est de définir un thème et des objectifs clairs. Voulez-vous mettre l’accent sur la gastronomie locale ou explorer les saveurs du monde ? Cherchez-vous à faire de l’événement un moment de détente ou préférez-vous y inclure des formations ou des compétitions culinaires pour dynamiser l’expérience ?

Un exemple de thème pourrait être : “voyage gastronomique autour du monde”, où chaque stand suggère des mets typiques d’un pays différent. Vous pourriez aussi opter pour une version plus décontractée : “Fête des saveurs de la région”, avec des produits du terroir à l’honneur. Le thème peut aussi être plus original, comme un festival végétarien, un défi de cuisine durable ou un tour du monde en street food. L’important est que le thème soit cohérent avec les valeurs de votre entreprise et les attentes de vos collaborateurs.

‍

Choisir le format et le lieu

Le format de votre festival culinaire dépendra de plusieurs facteurs : le nombre de participants, la durée de l’événement et l’ambiance que vous souhaitez. Vous avez plusieurs options :

1. Un événement en plein air : Organiser le festival dans un parc ou un jardin permet de profiter de la nature tout en offrant une atmosphère conviviale. Ce format est parfait pour les événements de grande envergure où il est possible de multiplier les stands de cuisine.
2. Un espace fermé : Si vous avez des contraintes de météo ou de taille de groupe, un espace intérieur comme une grande salle ou même un hôtel peut être une bonne option. Vous pouvez créer une ambiance immersive avec des décorations et des stands de cuisine thématiques.
3. Un événement mobile : Pour une expérience encore plus originale, vous pouvez envisager de louer des food trucks ou des stands de cuisine mobile. Cette option est particulièrement intéressante si vous souhaitez apporter un peu de dynamisme à l’événement et permettre aux participants de se déplacer d’un stand à l’autre.
4. Un mixte des deux : Pourquoi ne pas opter pour un mélange entre l’intérieur et l’extérieur ? Cela permet d’avoir des espaces protégés pour certains ateliers (comme un coin de cuisine ou une dégustation en direct) tout en laissant une grande liberté pour la circulation et la découverte des différents mets proposés.

‍

Sélectionner les fournisseurs et chefs cuisiniers

La réussite de votre festival repose en grande partie sur la qualité de la nourriture. Il est donc essentiel de bien choisir vos fournisseurs et chefs. Plusieurs options s’offrent à vous :

• Les traiteurs : Si vous souhaitez une expérience professionnelle et sans accroc, faire appel à un traiteur spécialisé dans les événements d’entreprise peut être une bonne idée. Il saura gérer l’ensemble de la logistique et s’assurer que tout soit parfait, des entrées aux desserts.
• Les chefs locaux ou food trucks : Pour une ambiance plus décontractée, vous pouvez inviter des chefs locaux ou des food trucks à préparer des plats originaux. Cela peut donner un aspect plus authentique et ludique à l’événement, avec des mets préparés sous les yeux des participants.
• Les ateliers : Une autre option est de proposer des ateliers interactifs, où les collaborateurs peuvent cuisiner eux-mêmes. Cela renforce la dimension team building et permet à tout le monde de se mettre à la tâche pour réaliser un plat. Ces ateliers peuvent être animés par des chefs professionnels qui guideront les participants dans la préparation de recettes.

‍

Mettre en place une ambiance unique

L’ambiance est cruciale pour un événement culinaire réussi. Vous devez soigner à la fois les décors, l'éclairage, la musique, et l'organisation des espaces. Vous pouvez opter pour des tables en bois, des nappes colorées, et des accessoires qui rappellent le thème du festival (par exemple, des étals de marché pour une ambiance de marché local).

N’oubliez pas d’intégrer des animations : de la musique en live, des dégustations interactives, ou même des compétitions de cuisine entre les collaborateurs. Un espace avec des jeux culinaires ou un quiz sur la gastronomie pourrait également être un bon moyen de maintenir l’engagement.

‍

Engager les collaborateurs avec des animations

Un festival doit être un moment de partage et de convivialité. Pour renforcer l’engagement des collaborateurs, vous pouvez leur proposer des challenges culinaires ou des concours. Par exemple, un concours du “meilleur chef” où les équipes s’affrontent pour réaliser un plat à partir d’ingrédients imposés, ou une dégustation à l’aveugle où les participants doivent deviner les ingrédients d’un plat.

Des badges ou des récompenses peuvent également être remis aux meilleurs participants, renforçant ainsi l’esprit compétitif et ludique de l’événement.

‍

La logistique et le suivi

La logistique est l’un des aspects les plus complexes d’un événement culinaire. Tout doit être parfaitement orchestré : gestion des invits, planification des horaires, et organisation des stands. Il est primordial d’avoir une équipe dédiée pour superviser les différents aspects de l’événement, de l’installation du mobilier aux horaires des animations. Assurez-vous que tout soit bien coordonné pour éviter les problèmes de dernière minute.

Il est également important de prendre en compte les besoins alimentaires spécifiques : végétarien, sans gluten, sans lactose, etc. Demandez à vos collaborateurs de remplir un formulaire avant l'événement pour savoir si certains d'entre eux ont des restrictions alimentaires. Cela vous permettra de mieux planifier les menus et de proposer une expérience culinaire adaptée à tous.

Pourquoi organiser un événement à l’international ?

‍

Pour de nombreuses entreprises, la réponse est évidente : l'internationalisation permet d’atteindre un public plus large, de renforcer l’image de marque à l’échelle mondiale et de créer des opportunités d’affaires à l'étranger. C’est aussi une excellente occasion de nouer des partenariats avec des acteurs étrangers, d'augmenter la visibilité de la marque et de créer des expériences mémorables pour les participants. Mais pour réussir, il est essentiel de bien comprendre les particularités de l'organisation d'événements dans des pays étrangers.

‍

Un défi culturel

Tout d'abord, il faut être conscient qu’organiser un événement dans un pays étranger implique de jongler avec des différences culturelles. Les attentes des participants, les manières de communiquer ou même les normes sociales peuvent varier d’un endroit à l’autre. C'est ici qu’une étude de marché approfondie devient cruciale. Par exemple, dans certains pays, le business networking est essentiel et les rencontres informelles peuvent faire toute la différence dans l’issue d’un événement, tandis que dans d’autres, l’accent sera mis sur la présentation formelle et la structure rigoureuse de l'événement.

‍

Les étapes clés pour préparer un événement à l’international

Étape 1 : La recherche et la planification préalable

La première étape consiste à bien planifier et rechercher des informations sur la destination. Ce n’est pas simplement une question de choisir un endroit attractif, mais d'identifier les aspects logistiques, légaux et culturels qui joueront un rôle essentiel dans le succès de votre événement.

Prenez en compte les éléments suivants :

• Le fuseau horaire : Si vous préparez un événement virtuel, le fuseau horaire des participants peut poser un vrai problème. Pensez à l’adapter pour ne pas gêner la participation.
• Les exigences légales : Chaque pays a ses propres régulations sur les visas, la sécurité, les assurances ou encore l’hébergement. S'assurer que vous êtes en conformité avec ces règles est essentiel pour éviter des mauvaises surprises.
• Le climat et la saison : Le climat peut avoir un impact sur l'événement, surtout s'il se déroule en extérieur. Si vous planifiez un événement dans une destination exotique, renseignez-vous sur la meilleure période pour planifier un événement.

L’un des aspects les plus importants de la planification est de choisir un bon localisateur. Cela pourrait être un partenaire local spécialisé dans l’événementiel, qui connaît les nuances de l’organisation dans ce pays. Pourquoi ? Parce qu'ils sauront comment se faire entendre et respecter dans un environnement local.

‍

Étape 2 : Trouver le bon lieu

Le lieu de votre événement international doit être choisi avec soin. Ce n’est pas simplement une question de capacité d’accueil ou de décorations, mais aussi de la logistique qui en découle. Est-ce que le lieu est bien desservi par les transports en commun ? Existe-t-il des options d'hébergement à proximité ? La réponse à ces questions peut déterminer la réussite de votre événement.

Les lieux peuvent varier énormément en fonction du pays. Par exemple, en Asie, les centres de congrès modernes sont souvent l’option privilégiée pour les événements d'envergure, tandis qu’en Europe, des lieux historiques, comme des châteaux ou des bâtiments anciens, peuvent offrir une ambiance différente et plus unique.

‍

Étape 3 : Logistique et fournisseurs locaux

Lorsqu'il s'agit d'organiser un événement à l'international, la logistique et la sélection de fournisseurs locaux jouent un rôle crucial dans la réussite de l'événement. En effet, ces partenaires sont souvent les piliers sur lesquels repose la qualité de l’expérience des invités.

Le choix des prestataires locaux doit s'appuyer sur plusieurs critères. Les traiteurs, par exemple, doivent non seulement proposer une cuisine de qualité, mais aussi être à même de s'adapter aux goûts et aux attentes des invités. Certains pays peuvent avoir des restrictions alimentaires ou des préférences bien particulières. Un traiteur local expérimenté saura par exemple anticiper ces besoins et proposer un menu qui respecte les traditions culinaires locales, tout en étant à la hauteur des attentes internationales. Il est aussi important de vérifier que le traiteur est capable de gérer des quantités et des contraintes logistiques, surtout si l'événement implique un grand nombre de participants.

‍

Les techniciens pour le matériel audiovisuel représentent une autre catégorie de prestataires essentiels. En fonction de l’événement, le matériel peut varier de simples projecteurs à des installations complexes de son et lumière. Travailler avec des prestataires locaux vous offre plusieurs avantages. Non seulement ils connaissent les meilleurs équipements adéquats à votre événement, mais ils ont aussi une compréhension précise des normes locales en matière de sécurité et de législation. De plus, les techniciens locaux sont souvent plus réactifs en cas de problème, car ils connaissent mieux les infrastructures locales et les prestataires de matériel. Une équipe locale peut intervenir rapidement en cas de panne technique ou de besoin supplémentaire, réduisant ainsi les risques de perturbation de votre événement.

Les hôtels et autres options d’hébergement sont également des éléments clés. Pour offrir une expérience optimale, il est important de choisir des hôtels qui non seulement répondent aux attentes en termes de confort et de commodités, mais qui sont aussi facilement accessibles depuis le lieu de l’événement. Par exemple, la proximité de l’aéroport ou des transports en commun peut jouer un rôle décisif dans la fluidité de l’arrivée et du départ des invités. Il est également judicieux de vérifier que les hôtels choisis peuvent offrir des services adaptés, comme des chambres multiples pour les groupes ou des espaces pour des réunions informelles.

‍

En collaborant avec des fournisseurs locaux, vous bénéficiez aussi d’une plus grande flexibilité en matière de budget. En effet, les prix peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre, et travailler avec des prestataires locaux peut souvent être plus économique que de faire appel à des entreprises internationales. Par ailleurs, vous pouvez avoir une plus grande souplesse dans la négociation des tarifs et des prestations, ce qui peut vous permettre de réaliser des économies importantes tout en offrant une qualité de service optimale.

Cependant, il est primordial de prévoir des solutions de secours pour chaque aspect de l'événement. La logistique est un domaine où les imprévus sont fréquents, et il est toujours préférable de se préparer à l'inattendu. Par exemple, en cas de problème de transport, il est utile d’avoir des alternatives comme des navettes supplémentaires ou des accords avec des compagnies de taxi locales pour assurer la fluidité des déplacements. De même, pour les repas, il est essentiel d’avoir un plan B en cas d’annulation ou de retard d’un prestataire. Dans certains cas, avoir une liste d’autres traiteurs ou d'autres restaurants proches peut permettre de pallier rapidement tout incident.

‍

Étape 4 : La communication et la promotion

Le marketing d'un événement à l'international nécessite une approche différente selon la localisation géographique. Le public cible peut être très distinct selon que vous organisiez un événement en Europe, en Asie ou en Amérique du Nord. Par exemple, le ton de votre communication devra être ajusté en fonction des attentes culturelles. Un message formel conviendra davantage à une audience asiatique, tandis qu’une approche plus décontractée pourrait mieux correspondre à des participants en Amérique du Nord.

Dans ce contexte, l’utilisation des réseaux sociaux et des outils de communication en ligne devient primordiale. En fonction des régions, certaines plateformes sont plus populaires que d’autres. Par exemple, LinkedIn et Facebook peuvent être efficaces en Europe et aux États-Unis, tandis que WeChat et Weibo sont des incontournables en Chine. Vous devrez également tenir compte des différences de fuseaux horaires et planifier des publications stratégiques pour toucher votre public au meilleur moment.

‍

Étape 5 : Gestion des participants

L'inscription des participants est une étape souvent négligée, mais c'est un point crucial pour éviter toute mauvaise surprise le jour J. Assurez-vous que le processus d’inscription soit simple et fluide, avec une plateforme accessible et multilingue pour faciliter la participation des invités étrangers.

Une autre bonne pratique : assurez-vous de donner suffisamment de détails à vos invités avant l'événement. Cela inclut le programme, le plan du lieu, des informations sur les transports, des recommandations d’hôtels et toute information pratique pour éviter les malentendus.

‍

Étape 6 : Gérer le suivi et le débriefing post-événement

Enfin, une fois l'événement terminé, la gestion ne s'arrête pas. Vous devez penser au suivi post-événement : recueillir des retours des participants, évaluer le succès de l'événement et prendre des mesures pour améliorer la prochaine édition. Cela inclut aussi la reconnaissance des efforts des partenaires et fournisseurs, ce qui peut renforcer vos relations pour de futurs événements.

‍

Les erreurs à éviter lors de l’organisation d’un événement à l’international

Sous-estimer les différences culturelles est une erreur fréquente lorsqu’on organise un événement à l'international. Il est important de se rappeler que ce qui fonctionne bien dans un pays peut ne pas être approprié à un autre. Par exemple, les attentes des invités, les manières de communiquer ou encore les comportements au sein d’un événement peuvent varier considérablement d'une culture à l'autre. Il est essentiel d’apprendre à respecter les codes locaux et d’adapter votre approche pour répondre aux spécificités de chaque marché.

‍

Ne pas planifier de solution de secours est également une erreur à éviter. Il peut arriver que des imprévus surviennent, comme une météo défavorable, une grève des transports ou tout autre incident qui perturbe le bon déroulement de votre événement. Dans ces moments-là, il est crucial de disposer d'un plan B pour chaque aspect de l’organisation. Cela vous permettra de gérer les situations imprévues de manière fluide et de garantir que l’événement se poursuive sans encombre.

‍

Ignorer les régulations locales est une autre erreur courante. Chaque pays dispose de ses propres lois et règlements, et ces derniers peuvent avoir un impact sur la manière dont vous devez organiser votre événement. Qu'il s'agisse des normes sanitaires, des restrictions concernant la publicité ou des exigences en matière de sécurité, il est essentiel de bien se renseigner sur les régulations locales afin d'éviter les problèmes juridiques qui pourraient survenir en cours de préparation ou pendant l'événement lui-même.

‍

Enfin, négliger la traduction est une erreur qui peut rapidement nuire à la qualité de votre événement. Si vous prévoyez des discours, des ateliers ou des sessions dans plusieurs langues, il est impératif de s'assurer que la traduction est de bonne qualité. Un mauvais interprète ou des traductions approximatives peuvent rendre le message incompréhensible et gâcher l'expérience des participants, ce qui pourrait nuire à la réputation de votre événement et de votre entreprise.