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Gérer les invités internationaux lors d'un événement professionnel

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Découvrez comment gérer efficacement les invités internationaux lors de vos événements professionnels et assurez leur confort.

une conférence

Déjà qu'organiser un événement est complexe, mais ajouter des invités internationaux au mélange peut facilement transformer l'opération en un véritable casse-tête. Vous devez penser aux différences culturelles, aux barrières linguistiques, aux contraintes de voyage et bien plus encore. Pourtant, bien gérer ces aspects peut faire la différence.

 

Maîtriser la logistique des déplacements internationaux

L'un des premiers points à maîtriser est la gestion des formalités administratives et logistiques pour vos invités internationaux. Tout commence bien avant leur arrivée sur place. Si vous négligez cet aspect, vous pourriez compromettre la présence de certains participants.

 

Préparation des visas et passeports

Les formalités d’entrée varient énormément d’un pays à l’autre, et il est vital de bien les comprendre pour chaque nationalité attendue. Informez vos invités le plus tôt possible des exigences en matière de visas. Pour faciliter leur démarche, fournissez une liste complète des documents nécessaires, y compris les délais de traitement des demandes. Certains pays exigent des visas spécifiques, tandis que d'autres imposent des restrictions sanitaires, comme des vaccinations obligatoires. Une invitation officielle à l'événement peut souvent accélérer les processus de visa, donc veillez à l’envoyer suffisamment tôt.

En plus de cette préparation, n’oubliez pas que certains invités peuvent avoir des contraintes personnelles ou professionnelles qui influencent leur capacité à voyager. Prenez donc en compte leur emploi du temps pour fixer les dates de l’événement. Vous pourriez également envisager d’offrir un service d’assistance pour la gestion des visas. Avoir un interlocuteur dédié au sein de l’équipe événementielle, capable de répondre aux questions des invités sur ces formalités, est un atout inestimable.

 

La réservation des billets et la gestion des vols

Le confort de vos invités ne commence pas à l’événement lui-même, mais dès le départ de leur voyage. Pour garantir une arrivée sereine, assurez-vous que leurs billets sont réservés dans les meilleures conditions possibles. Choisir des vols adaptés aux horaires de l’événement, avec des temps de correspondance raisonnables, est essentiel. Évitez de faire voyager vos invités sur des itinéraires complexes ou épuisants qui pourraient les rendre moins disponibles et moins concentrés lors de l’événement.

Si votre budget le permet, offrir un surclassement en classe affaires à vos invités VIP est un excellent moyen de les choyer. Il est aussi possible de négocier avec des compagnies aériennes pour obtenir des tarifs réduits pour les groupes importants.

 

Choisir l’hébergement avec soin

L'hébergement est un élément clé de l'expérience internationale de vos invités. Il est préférable de choisir des hôtels proches du lieu de l’événement afin de minimiser les temps de déplacement. Assurez-vous que l’hôtel dispose des installations nécessaires pour répondre aux besoins culturels et religieux de vos invités, comme la présence de menus adaptés à des régimes alimentaires spécifiques ou des salles de prière.

Les chambres doivent également offrir un confort optimal, surtout après de longs trajets. Pensez à des petits détails qui peuvent améliorer l'expérience, comme des adaptateurs de prise électrique, des informations sur les activités locales, ou des messages de bienvenue personnalisés.

 

Transferts et accueil VIP à l’aéroport

Rien de pire pour un invité que de devoir naviguer seul dans une ville étrangère dès son arrivée. Offrez des transferts privés depuis l’aéroport jusqu’à l'hôtel ou proposez un service de conciergerie dédié pour organiser leurs trajets.

En bonus, prévoyez un "kit de bienvenue" à remettre à l’aéroport : une bouteille d’eau, un en-cas, et une brochure avec le programme de l’événement.

 

Gérer les différences de fuseaux horaires

Lorsque vous organisez un événement international, il est probable que vos invités arrivent de divers pays, chacun ayant un fuseau horaire différent. Le décalage horaire, ou "jet lag", peut avoir un impact significatif sur l’énergie et la participation des invités. Pour éviter que vos participants ne soient trop fatigués pour profiter pleinement de l'événement, vous devez penser à intégrer des moments de récupération dans le programme. Planifiez des pauses stratégiques, surtout après les sessions d’ouverture, et évitez de commencer trop tôt le matin si une grande partie de vos invités arrive de zones éloignées.

Vous pourriez également leur offrir des espaces de détente, des en-cas et des boissons pour qu’ils puissent se reposer entre les sessions. Un petit-déjeuner tardif le jour de l’arrivée, ou même une séance de relaxation ou de méditation, pourrait les aider à se remettre du décalage horaire et à entamer l’événement en pleine forme.

 

La barrière linguistique : rendre tout le monde à l’aise pendant un événement en France

Les événements d’entreprise internationaux réunissent souvent des invités parlant plusieurs langues. Si tout le monde ne parle pas couramment la même langue, il existe des solutions pour que chacun se sente inclus et comprenne le contenu de l'événement.

 

1. Traduction simultanée : ne lésinez pas sur la qualité

Lorsqu’il s’agit d’une audience multilingue, offrir une traduction simultanée est indispensable. Qu'il s'agisse de traduire des conférences, des ateliers ou même des conversations lors des pauses-café, il est essentiel que chaque invité se sente inclus et compris. La traduction simultanée, réalisée par des professionnels, garantit que vos invités saisissent chaque nuance des discussions.

Assurez-vous également que les traducteurs connaissent le vocabulaire spécifique à l'industrie ou au domaine de votre événement pour éviter tout malentendu. Par exemple, dans une conférence sur l’innovation technologique, des termes complexes pourraient perdre leur sens sans un traducteur expérimenté.

 

2. Les applications de traduction en direct

Si le budget ne permet pas d’engager des traducteurs, il existe des applications de traduction en temps réel comme Google Translate, ITranslate ou Microsoft Translator. Ces solutions peuvent être moins formelles, mais très pratiques pour les échanges informels ou les sessions de networking.

Intégrez l'utilisation de ces applications dans votre kit d’information et vérifiez que le Wi-Fi soit accessible dans tout le lieu de l’événement.

 

3. Le personnel multilingue, un atout essentiel

Avoir un personnel capable de parler plusieurs langues est un énorme avantage. Dès l’accueil, il est rassurant pour vos invités de pouvoir échanger dans leur langue natale. Recrutez des personnes qui parlent les langues de vos principaux groupes d’invités pour offrir un service client optimal.

 

4. Créer une plateforme digitale dédiée à l'événement

Dans le cadre de l’organisation d’un événement international, l’anticipation des difficultés que vos invités peuvent rencontrer en matière de communication, de logistique et de culture est essentielle. Pour pallier cela, vous pouvez créer une plateforme digitale dédiée à l'événement. Ce portail en ligne permettrait à vos invités d'accéder à toutes les informations nécessaires, en plusieurs langues. Elle pourrait inclure un espace pour télécharger les programmes, des informations sur les hôtels, une carte interactive des lieux, des FAQ concernant les déplacements, ainsi que des guides touristiques locaux.

La plateforme pourrait aussi intégrer un espace de networking où les participants peuvent se connecter avant, pendant et après l’événement. De cette manière, chaque invité se sentirait guidé à chaque étape.

 

Respecter les cultures : la clé pour créer une atmosphère inclusive

Chaque culture a ses propres codes, qu’il est essentiel de connaître pour éviter les faux pas.

 

Les salutations et les échanges de cartes de visite

Certaines coutumes, comme en Asie, attachent une grande importance à l'échange de cartes de visite. Ce geste peut sembler anodin ailleurs, mais il est vu comme un signe de respect et d'intérêt sincère dans ces pays. Assurez-vous que vos équipes sont formées pour connaître et respecter ces protocoles.

 

Les repas et les préférences alimentaires

Les repas sont un autre domaine où les différences culturelles peuvent poser des défis. Dans certains cas, vos invités peuvent avoir des restrictions alimentaires en raison de croyances religieuses ou de préférences personnelles. Proposer un menu qui inclut des options végétariennes, halal, kasher, ou sans gluten est devenu une norme pour tout événement international. Cependant, au-delà de ces options, il est aussi important que la manière dont les plats sont servis respecte les attentes culturelles. Par exemple, en Asie, il est mal vu de servir de la nourriture avec des baguettes déjà posées sur les aliments, car cela symbolise une offrande funéraire.

Indiquez clairement les options disponibles lors des repas ou des cocktails sur des étiquettes visibles. Cela évite aux invités de devoir demander à chaque fois si un plat correspond à leurs préférences.

 

Gérer le rythme de l'événement professionnel

Le timing d'un événement peut varier d'une culture à l'autre. Si les pays nordiques et germaniques sont connus pour leur ponctualité rigoureuse, d’autres pays peuvent avoir une approche plus flexible du temps. Essayez de trouver un juste équilibre et prévoyez des marges pour éviter tout désagrément.

 

Rendre le contenu de l'événement accessible à tous

Une fois que vos invités internationaux sont installés confortablement, il est crucial qu’ils puissent suivre et participer pleinement à l’événement.

 

Adapter les supports visuels et numériques

Si vous présentez des slides ou des vidéos, le contenu visuel doit être clair et compréhensible, même sans traduction immédiate. Les graphiques, les schémas et les images universelles aident beaucoup à passer le message sans barrière linguistique.

Évitez les acronymes locaux ou les références trop culturelles dans vos présentations. Ils peuvent être déconcertants pour des invités étrangers.

 

Proposer des ateliers interculturels

Si votre événement inclut des sessions interactives ou des ateliers, veillez à ce que les participants puissent échanger sans crainte de malentendus. Envisagez des ateliers spécifiques sur l’interculturalité pour favoriser la compréhension mutuelle et fluidifier les échanges.

 

L'importance du suivi post-événement

Ne laissez pas vos relations avec vos invités internationaux se dissoudre après l’événement. Le suivi est essentiel pour renforcer les liens et transformer les participants en ambassadeurs de votre marque.

 

Des remerciements personnalisés

Un simple email de remerciement fait toujours plaisir. Pour un impact encore plus fort, personnalisez ces messages en incluant une référence spécifique à une interaction que vous avez eue avec l’invité pendant l'événement. Si possible, rédigez ce message dans la langue de l’invité ou incluez une phrase dans cette langue pour ajouter une touche personnelle.

 

L’envoi de contenu exclusif post-événement

Envoyez les présentations, photos et vidéos de l’événement. Vos invités apprécieront de pouvoir revivre l’expérience, surtout s'ils ont manqué des moments à cause des barrières linguistiques ou du décalage horaire.

Ajoutez des ressources supplémentaires, comme des résumés des conférences en plusieurs langues, ou des webinars qui approfondissent certains sujets abordés.

 

Collecter des feedbacks pour s’améliorer

Encouragez vos invités à donner leur avis. Les plateformes de sondages en ligne comme SurveyMonkey ou Typeform sont idéales pour recueillir des suggestions de manière anonyme. Prévoyez des questions spécifiques pour savoir si vos efforts pour inclure des invités internationaux ont été perçus positivement.

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