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Tout savoir sur l'organisation d'une plénière

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Découvrez comment organiser une réunion plénière qui fera sensation ! Que vous soyez novice ou expert en événementiel, notre guide complet est là pour vous épauler.

Une réunion de groupe

Aujourd'hui, abordons l'organisation d'une réunion plénière, cet incontournable des événements professionnels. Que vous soyez novice ou vétéran dans le domaine de l'événementiel, ce guide ultime est conçu pour vous aider à planifier et à exécuter une plénière qui laissera une impression durable sur votre assemblée !

Qu'est-ce qu'une plénière ?

Avant de plonger dans les détails de l'organisation, clarifions d'abord ce qu'est une plénière. Une plénière est une session de réunion où tous les collaborateurs sont réunis pour discuter de sujets d'intérêt commun, généralement dans le cadre d'un événement professionnel. C'est l'occasion idéale pour partager des informations cruciales sur le travail et renforcer l'unité au sein de votre société.

 

6 étapes pour organiser une plénière réussie

 

1. Définir l'objectif de la réunion plénière

Avant de planifier quoi que ce soit, il est essentiel de définir clairement les objectifs de votre plénière. Que souhaitez-vous accomplir ? Informer, motiver, former, ou tout cela à la fois ? Cette clarification guidera toutes les décisions ultérieures.

Adopter une approche SMART peut vous aider :

  • Spécifiques : soyez précis sur ce que vous voulez accomplir. Par exemple, plutôt que de dire "améliorer la productivité", vous pourriez dire "réduire le temps moyen de traitement des demandes clients de 20%".
  • Mesurables : vos objectifs peuvent être évalués de manière tangible. Cela pourrait impliquer l'utilisation de métriques telles que le taux de participation, les feedbacks ou l'augmentation des ventes après l'évènement.
  • Atteignables : vos objectifs doivent être réalistes et réalisables avec les ressources disponibles. Évitez d'être trop ambitieux, ce qui pourrait être décourageant, voire impossible à atteindre dans le délai imparti.
  • Réalistes : vos objectifs sont alignés avec les capacités et les contraintes de votre organisation. Tenez compte des ressources humaines, financières et matérielles nécessaires pour atteindre vos buts.
  • Temporellement définis : fixez une échéance claire. Cela vous aidera à rester concentré et à maintenir une dynamique positive tout au long de la planification de votre plénière.

 

2. Choisir le lieu parfait

Sélectionner le bon lieu est crucial pour mettre en place l'ambiance adéquate et garantir le confort de vos invités.

Taille et capacité

Il est essentiel de choisir un espace qui corresponde à la taille de votre public. Si l'espace est trop petit, vos invités se sentiront à l'étroit et mal à l'aise. En revanche, un lieu trop grand risque de donner l'impression que votre évènement est sous-afflué. Évaluez le nombre attendu de collaborateurs et vérifiez qu'il peut les accueillir confortablement.

Équipement technologique

Dans l'ère moderne, les technologies jouent un rôle crucial dans la réussite d'un évènement. Vérifiez que l'endroit est équipé des technologies nécessaires pour répondre à vos besoins, que ce soit en matière de son, de projection, d'éclairage, ou de connexion. Vérifiez également la disponibilité de prises électriques et de tout autre équipement technique dont vous pourriez avoir besoin.

Accessibilité

L'accessibilité du lieu est un aspect crucial à ne pas négliger. Assurez-vous que l'emplacement est facilement accessible en transports en commun et qu'il dispose de suffisamment de places de stationnement pour ceux qui viennent en voiture. De plus, prenez en compte l'accessibilité aux personnes à mobilité réduite en vérifiant la présence d'ascenseurs, de rampes d'accès et de toilettes adaptées.

 

3. Créer un programme captivant pour l'événement

Le cœur de toute plénière réside dans son programme. C'est ce qui attire l'attention, stimule l'intérêt et guide l'expérience de vos participants. Pour créer un programme captivant, il est essentiel de diversifier les activités et de maintenir un équilibre entre l'information, l'interaction et le divertissement :

  • Discours et présentations : optez pour des conférenciers ou des dirigeants de votre entreprise capables d'inspirer et de motiver l'auditoire. Veillez à ce que les présentations suivantes soient dynamiques et interactives, en intégrant des exemples concrets et des visuels.
  • Démonstrations pratiques : rien ne retient mieux l'attention qu'une démonstration visuelle ou une expérience pratique. Intégrez des sessions de démonstration où vos produits ou services sont mis en avant.
  • Ateliers collaboratifs : encouragez la participation active de votre public en intégrant des ateliers collaboratifs. Organisez des séances de brainstorming, des jeux de rôle ou des discussions en petits groupes.
  • Moments de networking : intégrez des moments de networking stratégiquement dans votre programme pour permettre aux invités de se connecter et d'échanger des idées. Organisez des pauses café, des déjeuners informels ou des soirées de réseautage où les personnes présentes peuvent interagir de manière décontractée.

 

4. Promouvoir la participation

La participation active de votre public est l'un des éléments clés pour faire de votre plénière un succès.

  • Des sessions de questions-réponses : intégrez des sessions de questions-réponses dans votre programme pour permettre aux participants de poser des questions et d'obtenir des réponses en direct des intervenants.
  • Des interactions numériques : utilisez des outils technologiques tels que des applications d'interaction en direct ou des plateformes de sondage pour permettre à votre public de voter, de répondre à des questions ou de donner leur avis en temps réel.
  • Des jeux interactifs : incorporez des activités pour briser la monotonie et stimuler l'engagement de votre public. Des quizz sur le sujet de la plénière, des défis en équipe ou des concours de créativité peuvent rendre l'évènement plus amusant et dynamique.
  • L'utilisation des médias sociaux : les médias sociaux sont un outil puissant pour créer un buzz autour de votre plénière et pour encourager la participation en ligne.

Avant l'évènement, utilisez les plateformes sociales pour partager des teasers, des aperçus du programme et des messages engageants pour susciter l'intérêt de votre audience.

Pendant l'évènement, encouragez les participants à utiliser des hashtags spécifiques, à publier des photos et des vidéos en direct.

Après l'évènement, continuez à maintenir l'engagement en publiant des récapitulatifs, des témoignages et des moments forts.

 

5. Soigner les détails logistiques

  • Assurez-vous de mettre en place un système d'inscription facile. Ce peut être un site web dédié à l'évènement, une plateforme d'inscription en ligne ou la mise en place d'une équipe chargée de gérer les inscriptions par téléphone ou par email.
  • Une signalisation claire et efficace est essentielle pour guider vos participants tout au long de l'évènement. Prévoyez des panneaux directionnels, des affiches informatives et des plans de salle détaillés pour éviter toute confusion et assurer une navigation aisée.
  • Si votre conférence attire des participants de différents endroits, veillez à coordonner les transports pour faciliter leur déplacement.
  • Pour ceux qui viennent de loin, offrir des options d'hébergement pratiques et abordables peut faire toute la différence. Négociez des tarifs préférentiels avec des hôtels locaux et assurez-vous de fournir toutes les informations nécessaires pour faciliter la réservation.

 

Créez une liste de contrôle exhaustive qui couvre tous les aspects logistiques de votre évènement, du début à la fin.

À lire : Check-list pour l'organisation de votre événement professionnel

 

6. Évaluer et ajuster pour la prochaine plénière d'entreprise

Après l'évènement, prenez le temps d'évaluer les performances de votre plénière. Recueillez les retours, analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré, puis ajustez votre approche pour vos futurs évènements.

Utilisez des outils d'évaluation tels que des sondages en ligne, des questionnaires de satisfaction et des entretiens individuels pour recueillir des commentaires.

 

Vous avez pour projet d'organiser une plénière et besoin d'aide pour sa planification ? Contactez-nous, nous serons ravis de vous aider ! Collaborons ensemble pour vous créer un événement sur mesure.

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