Chaque semaine, nos experts partagent leurs astuces, leurs méthodes et leurs stratégies pour créer vos événements.
Organiser un événement est une tâche qui peut rapidement devenir un casse-tête si l’on ne maîtrise pas l’art de la communication. Que ce soit pour un séminaire, une conférence, un lancement de produit ou une soirée d’entreprise, un plan de communication bien conçu peut faire toute la différence entre un événement réussi et une simple réunion où personne ne se souvient de ce qui a été dit.
Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes essentielles pour élaborer un plan de communication solide et efficace. Vous y trouverez des conseils pratiques, des exemples et un peu de mon expérience personnelle. L'objectif ? Vous aider à planifier un événement inoubliable, avec une communication parfaitement maîtrisée.
Commençons par le début. Pourquoi avons-nous besoin d’un plan de communication spécifique pour un événement ? La réponse est simple : un événement, aussi bien préparé soit-il, peut se perdre dans la masse d’informations, de distractions et de bruits environnants. En d'autres termes, même le meilleur événement peut échouer si personne ne sait qu’il existe ou s’il ne capte pas l’attention du bon public.
Un plan de communication permet de coordonner toutes les actions qui visent à attirer l'attention, informer et convaincre les participants avant, pendant et après l’événement. Il définit les messages à transmettre, les canaux à exploiter, le timing, le ton et la manière de parler à vos invités. Bref, il s’agit de la feuille de route qui assure la cohérence et la réussite de votre projet.
Avant de vous lancer tête baissée dans la communication, il est essentiel de comprendre ce que vous voulez accomplir avec votre événement. Voulez-vous générer de la notoriété pour votre entreprise ? Attirer de nouveaux clients ? Renforcer les liens avec vos partenaires ? Célébrer un événement interne important ?
Il est crucial de définir clairement vos objectifs afin que votre communication soit orientée et cohérente. Plus vos objectifs sont précis, plus il sera facile de sélectionner les messages et les canaux adaptés.
Si vous organisez un événement pour annoncer un nouveau produit, votre objectif pourrait être de susciter l’enthousiasme et de créer du buzz autour de ce lancement. Si l’événement est destiné à renforcer la culture d’entreprise, l’objectif sera davantage axé sur la consolidation des relations internes et la motivation des équipes.
Qui sont vos invités ? Ce sont des clients potentiels, des partenaires, des employés, des journalistes ou des influenceurs ? Chaque groupe a des attentes et des besoins différents, ce qui signifie que vous devrez adapter votre communication en fonction de ces segments.
Je vous conseille de segmenter votre public en fonction de plusieurs critères, tels que l’âge, la localisation géographique, les centres d’intérêt ou le niveau d’implication dans votre entreprise. Cela vous aidera à créer des messages plus personnalisés et pertinents pour chaque groupe.
Pour un événement B2B, vos messages doivent être plus orientés sur les résultats financiers et les avantages de votre produit. Pour un événement interne, vous pourriez jouer sur la motivation et la cohésion d’équipe.
L’un des grands défis d'un plan de communication réussi est de choisir les bons canaux. Si vous pensez qu’il vous suffit de créer un profil sur Instagram ou d’envoyer une newsletter pour attirer des participants, vous vous trompez. C’est là que la stratégie entre en jeu : il ne s'agit pas seulement de choisir un canal au hasard, mais de sélectionner ceux qui seront les plus efficaces pour atteindre votre public cible et soutenir vos objectifs.
Il existe aujourd’hui une multitude de plateformes et d'outils pour promouvoir votre événement, mais tout ne se vaut pas. Vous devez ajuster votre message à chaque canal, et comprendre à quel moment et pourquoi utiliser chacun d’eux. Voici un guide pour vous aider à naviguer dans cette jungle numérique et faire les bons choix.
Les réseaux sont les canaux par excellence pour diffuser une information à grande échelle. Leur principal avantage ? Leur capacité à toucher un large public en un temps record, en particulier si vous avez recours aux bonnes stratégies.
👉 Facebook est idéal pour cibler un public plus large et varié. C’est un excellent outil pour diffuser des événements grand public, mais aussi pour organiser des événements privés, comme des webinaires ou des conférences en ligne. L'option "Événements" de Facebook est très pratique pour mettre en place une page dédiée à votre événement, inviter des personnes, et suivre les réponses. Il permet également de rejoindre des groupes et des communautés où vous pouvez promouvoir votre événement de manière plus ciblée.
👉 Instagram est une plateforme plus visuelle qui fonctionne très bien pour les événements créatifs, les lancements de produits ou les événements de marques. Grâce aux stories, aux posts et aux vidéos en direct, vous pouvez créer une forte interaction avec votre audience, particulièrement auprès des jeunes générations. C’est l’endroit idéal pour partager des teasers visuels, des interviews en coulisses ou des moments forts en images.
👉 LinkedIn est un canal indispensable pour les événements professionnels, comme les conférences, les séminaires ou les événements B2B. Il vous permet de cibler des professionnels, des influenceurs et des entreprises. Vous pouvez l'utiliser pour annoncer des événements plus sérieux et de haut niveau, partager des études de cas, des conférences et même publier des articles pour susciter l'intérêt.
👉 TikTok, bien que plus récent et plus décalé, peut être un excellent moyen de promouvoir des événements plus jeunes et dynamiques. En utilisant des vidéos créatives et ludiques, vous pouvez attirer une attention rapide, générer du buzz, et, pourquoi pas, en faire un événement viral !
Bien que l’on parle beaucoup des réseaux sociaux, l’emailing reste l’un des moyens les plus efficaces pour communiquer directement avec votre public. Contrairement aux réseaux sociaux où les messages peuvent se perdre dans la masse, un email est beaucoup plus personnel et ciblé.
Utiliser l'emailing pour inviter vos participants, rappeler les informations importantes de l’événement ou envoyer des rappels à l’approche de la date limite d’inscription est une excellente pratique. En personnalisant le contenu et en segmentant votre liste d’envoi (clients, partenaires, employés, prospects, etc.), vous pouvez concevoir des messages adaptés à chaque type de public. De plus, l'email est très utile pour envoyer des invitations, des confirmations d’inscription, et même des remerciements après l’événement.
L’un des gros avantages des emails est la possibilité de suivre les résultats : taux d’ouverture, clics sur les liens, et conversions. Vous pouvez donc analyser en temps réel l’efficacité de votre campagne et ajuster votre stratégie si nécessaire.
Votre site internet doit être le cœur de votre stratégie de communication. Il centralise toutes les informations relatives à votre événement et doit être le premier endroit où vos invités iront chercher des renseignements. Assurez-vous que votre site soit à jour et comporte une page dédiée à l’événement bien visible.
Sur cette page, vous devrez inclure des détails pratiques comme la date, l'heure, le lieu (ou lien, pour les événements virtuels), le programme détaillé, les intervenants, et un formulaire d’inscription. Cela permet aux visiteurs de s'inscrire facilement et d’avoir toutes les informations en un seul endroit.
En plus de cela, votre site peut aussi héberger des contenus supplémentaires, comme des blogs ou des articles invités en lien avec le thème de l’événement, ou encore des témoignages et des interviews pour susciter l’intérêt. Le site doit aussi être optimisé pour le mobile, car de plus en plus de personnes accèdent à internet depuis leur smartphone.
Pour augmenter les inscriptions, vous pouvez proposer un accès exclusif à des informations ou du contenu supplémentaire en échange d’une inscription. Par exemple, un ebook, un résumé des sessions ou des réductions sur des futurs événements.
Si vous souhaitez toucher un public plus large ou gagner en crédibilité, ne négligez pas les relations presse. En envoyant un communiqué de presse bien rédigé aux journalistes influents de votre secteur, vous pouvez obtenir une couverture médiatique qui vous aidera à attirer plus de participants.
Un communiqué de presse efficace doit être clair, concis et mettre en avant les points d'intérêt de votre événement : qui, quoi, quand, où, pourquoi, et comment. Il doit susciter la curiosité des journalistes et les inciter à en parler dans leurs publications. Vous pouvez également organiser une conférence de presse, soit en physique, soit en ligne, pour présenter votre événement aux médias de façon plus interactive.
Les relations presse sont particulièrement utiles pour les événements ayant une portée importante, comme les lancements de produits, les conférences internationales ou les événements caritatifs.
Bien que la plupart de la communication se fasse désormais sur internet, les affiches et flyers restent des canaux efficaces, notamment pour des événements locaux ou si vous ciblez un public moins connecté. Que ce soit dans des lieux fréquentés (cafés, magasins, centres commerciaux) ou via une distribution directe, les supports physiques ont toujours leur place dans la stratégie événementielle.
Les affiches et flyers sont idéaux pour promouvoir des événements communautaires ou des soirées d’entreprise, par exemple. Ils permettent de diffuser un message de manière rapide et visuelle, et sont souvent plus facilement mémorisés par les personnes qui les voient.
Une erreur courante dans l'organisation d’événements est de se concentrer uniquement sur un seul canal. Pourtant, le croisement de plusieurs canaux permet de multiplier l'impact de votre communication et de toucher plus efficacement votre public. Par exemple, si vous envoyez un emailing invitant les gens à s’inscrire à votre événement, vous pouvez aussi partager un teaser vidéo sur vos réseaux sociaux et inclure un lien vers la page d’inscription sur votre site internet.
Un autre exemple : une fois l’événement terminé, vous pouvez créer un article de blog récapitulant les moments forts de l'événement, et partager cet article à la fois par email et sur vos réseaux sociaux. Cela permettra de maintenir l’engagement et de toucher à la fois les personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement en direct et celles qui souhaitent revivre les moments clés.
Maintenant que vous savez quel public cibler et par quel moyen, il est temps de faire un calendrier de communication. Planifier vos actions est essentiel pour ne rien oublier et optimiser l'impact de vos messages. Voici comment structurer votre calendrier :
Exemple : Si vous organisez une conférence en ligne, commencez à communiquer sur le sujet plusieurs semaines à l’avance. Envoyez des rappels la semaine précédant l'événement, et pendant celui-ci, utilisez les hashtags associés pour augmenter la visibilité. Une fois l'événement terminé, partagez les enregistrements ou les points clés sur vos réseaux sociaux.
Pour capter l’attention de votre public et maintenir son intérêt, il est impératif d'avoir des contenus engageants et pertinents. Et attention, il ne suffit pas d’envoyer un texte sec dans un email ! Votre communication doit être vivante, interactive et visuelle.
Chaque contenu doit correspondre à la plateforme sur laquelle il sera diffusé. Une photo bien travaillée sur Instagram ne sera pas la même qu'un article long et détaillé sur votre blog ou un email d’invitation.
Il n’est pas suffisant de se contenter de la communication avant et après l’événement. L'engagement pendant l’événement est une phase clé qui peut déterminer la perception de vos invités. Utiliser des outils comme les sondages en direct, les questions-réponses ou encore les jeux concours en ligne peut dynamiser votre événement et renforcer les liens avec vos participants.
Prenez l'exemple des événements virtuels ou hybrides. Les participants ont souvent plus de mal à rester concentrés quand ils sont derrière un écran. C'est pourquoi l'interaction en temps réel devient essentielle. Posez des questions, encouragez les participants à partager leurs impressions sur les réseaux, ou organisez des sessions de networking en ligne. Cela permet de maintenir une dynamique positive tout au long de l'événement.
Une fois l’événement terminé, il est important de mesurer l’impact de votre communication. Les retours des participants, les interactions sur les réseaux sociaux, le taux d’ouverture des emails ou encore le nombre de nouveaux inscrits à votre newsletter sont autant d’indicateurs à suivre pour savoir si vous avez atteint vos objectifs.
Par exemple, si votre objectif était d’attirer de nouveaux clients, analysez le nombre de prospects générés après l’événement. Si vous souhaitiez améliorer l’image de votre entreprise, il faudra étudier la perception de votre marque dans les commentaires et messages partagés par les invités.
Comment choisir la meilleure destination pour un voyage d’entreprise ? Où aller pour surprendre vos collaborateurs tout en respectant le budget de l'entreprise ? Voici un guide pour vous aider à faire le bon choix.
Avant de plonger dans les destinations, parlons un peu du "pourquoi" du voyage d’entreprise. Bien sûr, on pourrait se dire que c’est juste une excuse pour sortir de l’ordinaire et offrir un peu de répit à une équipe fatiguée. Et vous avez raison, mais pas que ! Un voyage d’entreprise bien pensé peut avoir des effets incroyables sur la cohésion de groupe, la motivation et même la productivité à long terme.
Bref, le voyage d’entreprise est un moyen efficace de renforcer l’engagement des collaborateurs tout en apportant un peu de légèreté.
Barcelone, c’est la destination qui combine à la fois la détente, le divertissement et une culture incroyable. Que vous décidiez d’organiser une réunion sur une terrasse avec vue sur la mer Méditerranée ou que vous optiez pour une visite des célèbres œuvres de Gaudí, cette ville a de quoi inspirer votre équipe. De plus, Barcelone regorge de lieux atypiques pour des activités de team-building : ateliers de cuisine espagnole, rallyes urbains à travers la ville ou encore visites guidées en vélo.
Les avantages :
Si vous cherchez une destination à la fois authentique et dynamique, Lisbonne pourrait bien être votre meilleure option. Cette ville est un véritable joyau européen, entre ses collines, ses tramways vintage et ses plages à deux pas. En plus de cela, vous pouvez organiser des ateliers de surf ou des sessions de team-building autour de la cuisine portugaise. Les spots de rooftop avec vue sur le Tage sont parfaits pour finir une journée de séminaire en beauté.
Les avantages :
Rome n’est pas seulement une destination pour les passionnés d’histoire. C’est aussi une ville vibrante où chaque coin de rue est une invitation à découvrir quelque chose de nouveau. Vous pouvez combiner des séminaires avec des activités culturelles : des visites privées des musées du Vatican, des sessions de dégustation de vins ou encore des rallyes historiques à travers la ville. La cuisine italienne, bien sûr, est un excellent moyen de rassembler tout le monde autour d’une table après une journée de travail.
Les avantages :
Bali, c’est le rêve pour beaucoup de travailleurs fatigués à la recherche de dépaysement, de détente et de créativité. Entre ses plages paradisiaques, ses temples mystiques et ses paysages époustouflants, l'île est un véritable havre de paix où les équipes peuvent se ressourcer. Bali propose des centres de séminaires très bien équipés, mais vous pouvez aussi opter pour des activités en extérieur, comme des randonnées, des ateliers de yoga, ou même des sessions de méditation pour améliorer la concentration et la gestion du stress.
Les avantages :
Si vous recherchez une destination à la fois moderne et pleine de traditions, Tokyo est faite pour vous. Entre l’ultra-modernité de ses quartiers technologiques comme Akihabara et le calme des temples bouddhistes, Tokyo propose un environnement stimulant pour un séminaire ou un voyage incentive. Vous pouvez organiser des conférences dans des hôtels ultramodernes et ensuite plonger dans la culture locale avec des activités comme des ateliers de calligraphie, des cours de cuisine japonaise ou des visites de jardins zen.
Les avantages :
New York, c’est l’énergie pure. Si vous avez une équipe qui a besoin de motivation et d’inspiration, c’est LA destination à envisager. Des séminaires dans des hôtels avec des vues spectaculaires sur la skyline, des activités de groupe à Central Park ou encore des visites guidées de musées célèbres comme le MoMA. New York, c’est aussi la ville de l’innovation et des start-ups, idéal pour des discussions inspirantes et des sessions de brainstorming.
Les avantages :
Montréal est une destination en plein essor pour les voyages d’entreprise, et ce n’est pas pour rien. L’atmosphère détendue de la ville, combinée à ses nombreuses possibilités d’activités de groupe, en fait une destination de choix. Vous pouvez choisir entre des séminaires en plein cœur de la ville ou bien des activités en pleine nature, comme du kayak sur le fleuve Saint-Laurent ou une balade en vélo dans le parc du Mont-Royal. La ville est aussi connue pour ses festivals et événements, un excellent moyen d’ajouter un peu de piment à votre voyage.
Les avantages :
Si vous lisez ces lignes, c’est probablement parce que vous êtes en train de réfléchir à organiser ce type d’événement pour votre entreprise, et croyez-moi, c’est une excellente idée. Mais attention, ne partez pas tête baissée ! Une journée portes ouvertes réussie nécessite une préparation minutieuse, un peu de créativité et une gestion sans faille. Et pas de panique, je vais vous aider à travers chaque étape du processus.
Avant même de réfléchir à la logistique, commençons par les bases : pourquoi organiser cet événement ? La réponse est simple. La journée portes ouvertes permet de :
Bref, cet événement est un moyen puissant pour faire rayonner votre entreprise et élargir votre réseau.
Évitez de vous lancer dans l’organisation sans avoir pris ce premier paramètre en compte. Le timing est primordial. Une journée portes ouvertes mal placée peut rapidement rater son objectif. Par exemple, choisissez une date qui ne coïncide pas avec des vacances scolaires, des jours fériés ou des événements locaux majeurs. Si vous êtes dans une ville dynamique, il peut être judicieux de jeter un œil au calendrier local des événements pour éviter la concurrence.
De plus, réfléchissez à l’horaire. En fonction de votre secteur d’activité et de vos invités, il est préférable de planifier cette journée en semaine, pendant les heures de travail. Si vous voulez attirer un public plus large (par exemple, des familles ou des étudiants), pensez à une ouverture en fin d’après-midi ou en début de soirée.
Si vous avez décidé d’organiser cet événement, c’est pour une raison précise. Pour que l’événement soit vraiment efficace, il est essentiel de définir un objectif clair. Voulez-vous :
C'est sans doute l’un des aspects les plus cruciaux de votre journée portes ouvertes. Un événement réussi n’a pas besoin d’être un gouffre financier, mais il est essentiel de définir un budget global avant de se lancer dans l'organisation. Cela vous permettra d’éviter les mauvaises surprises et de vous assurer que vous pouvez couvrir toutes les dépenses nécessaires.
Gardez toujours une petite marge pour les imprévus. L’idée est de ne pas se retrouver à court de moyens le jour J, tout en vous assurant que l’investissement soit rentable pour votre entreprise. Une fois fixé, il est important de suivre les dépenses pour ne pas dépasser vos prévisions.
Une bonne organisation passe aussi par une équipe bien rôdée. Ne vous lancez pas dans l’aventure tout seul ! Dès que vous avez défini votre budget et vos objectifs, il est temps de répartir les tâches entre les membres de votre équipe. Déléguer les responsabilités est essentiel pour la bonne marche de l’événement.
Commencez par désigner une personne chargée de la coordination générale de l’événement. Cette personne devra superviser tous les aspects de l’organisation, de la logistique à la communication en passant par le suivi du budget. Ensuite, attribuez des responsabilités spécifiques aux autres membres de votre équipe, comme la gestion des invitations, l’accueil des invités, la gestion des animations, ou encore la prise en charge des partenaires et fournisseurs.
Si nécessaire, vous pouvez aussi faire appel à des prestataires externes, comme des photographes, des vidéastes, ou des animateurs spécialisés. Cette délégation permet d’avoir une meilleure visibilité sur chaque aspect de l’organisation et de garantir que tout se passe comme prévu.
L’important dans une journée portes ouvertes, c’est de laisser un souvenir marquant. C’est bien plus qu’une simple visite guidée des locaux. Les invités viennent pour vivre une expérience immersive qui les touche et leur donne une raison de revenir. Voici quelques éléments à prendre en compte pour captiver vos visiteurs.
Un accueil chaleureux et personnalisé est la clé de toute expérience réussie. Dès l’entrée, vos invités doivent se sentir attendus. Prévoyez une petite équipe pour les accueillir, leur donner un badge ou une brochure avec le programme de la journée. Vous pouvez aussi prévoir des cadeaux de bienvenue, comme un goodie aux couleurs de votre entreprise, ou un petit déjeuner de bienvenue avec des viennoiseries, histoire de détendre l’atmosphère dès le départ.
Pour capter l’attention des visiteurs, proposez des visites guidées de vos locaux. Cela permet de mettre en avant les coulisses de votre entreprise, d’expliquer vos processus de production ou de création, et de faire découvrir des aspects moins visibles de votre activité.
N’oubliez pas d’intégrer quelques animations pendant la journée : des démonstrations en direct, des ateliers interactifs ou des conférences sur des sujets qui intéressent votre public cible. Vous pouvez aussi inviter des experts externes à prendre la parole. Une démonstration en live peut faire toute la différence !
Les visiteurs de votre journée portes ouvertes ne viennent pas seulement pour découvrir vos produits ou services, mais aussi pour rencontrer des personnes. C’est donc une excellente occasion de leur offrir des moments de networking. Organisez des pauses café, des espaces de détente ou même un cocktail décontracté en fin de journée pour faciliter les échanges.
L’un des aspects les plus importants de votre journée portes ouvertes est l’aménagement des espaces. Vous devez réfléchir à la manière de guider vos participants à travers l’événement, de leur offrir des moments de découverte tout en leur permettant de se sentir à l’aise.
Définissez les zones clés : une zone d’accueil, des espaces pour les démonstrations, des zones de networking, des coins détente… Si vous avez plusieurs produits ou services à présenter, créez des espaces dédiés à chacun. Tout doit être fluide, logique et intuitif.
En fonction du nombre d’invités que vous attendez, il est essentiel de gérer les flux. Vous pouvez créer des groupes pour les visites guidées, avec des départs réguliers pour ne pas surcharger un même espace. Pensez aussi à la signalétique. Des pancartes bien visibles permettent d’orienter facilement les invités et d’éviter les embouteillages.
Pour attirer les bonnes personnes, il faut une bonne communication. Les invitations doivent être envoyées en amont, bien sûr, mais la promotion de l’événement ne se limite pas à une simple invitation. Utilisez vos réseaux sociaux, votre site web et vos newsletters pour annoncer l’événement. Si vous avez des influenceurs ou des ambassadeurs de marque, demandez-leur de relayer l’information. N’oubliez pas d’inciter les gens à s’inscrire à l’avance pour gérer la logistique et préparer l’événement dans les meilleures conditions.
Utilisez des hashtags spécifiques à votre événement et encouragez les participants à partager leurs photos et expériences sur les réseaux sociaux en créant un événement en ligne (sur Facebook, par exemple) où les participants peuvent poser des questions, interagir et partager des contenus.
La journée portes ouvertes ne doit pas être un one-shot. Une fois l’événement terminé, l’une des étapes les plus importantes est de faire un suivi. Il est essentiel de remercier les participants, de leur envoyer un message personnalisé (idéalement sous 48 heures après l’événement), et de solliciter leur avis à travers un questionnaire de satisfaction.
Si vous avez collecté des informations sur des prospects, assurez-vous de les contacter rapidement pour transformer ces contacts en véritables opportunités commerciales.
Vous pouvez également organiser un débrief avec votre équipe pour analyser ce qui a bien fonctionné et les points à améliorer pour les futures éditions.
Organiser une soirée de lancement de produit est une aventure excitante, mais aussi un défi de taille. L'objectif est de créer une expérience inoubliable qui marquera les esprits tout en mettant en valeur votre produit. C’est l’occasion de réunir clients, partenaires, influenceurs et journalistes dans un cadre où l'innovation rencontre le divertissement. Mais attention, une soirée de lancement ratée peut avoir des conséquences désastreuses.
Dans cet article, nous allons vous guider étape par étape pour organiser une soirée de lancement de produit qui fera parler d'elle, avec des conseils pratiques, des astuces et un peu de notre expertise du terrain.
Avant même de penser à la décoration, à la musique ou au buffet, vous devez clarifier les objectifs de votre soirée. Pourquoi organisez-vous cet événement ?
Est-ce pour :
Chacun de ces objectifs nécessitera une approche différente, en particulier au niveau de l'invitation, du discours à tenir et des éléments à mettre en avant lors de la soirée. Par exemple, si votre objectif est de séduire des journalistes, vous devrez envisager un aspect plus formel et centré sur le produit. Si vous voulez une ambiance festive, l'animation et l’aspect visuel de la soirée deviendront des priorités.
Le lieu est l'un des éléments cruciaux de votre soirée de lancement. Il doit non seulement correspondre à l'image de votre marque, mais aussi à la nature de votre produit. Une soirée de lancement de produit high-tech pourrait se dérouler dans un espace moderne et épuré, comme un loft industriel ou un showroom minimaliste. En revanche, si vous lancez un produit lié à l'univers de la gastronomie, pourquoi ne pas choisir un restaurant haut de gamme ou un espace avec des cuisines ouvertes pour des démonstrations en direct ?
Une autre option à envisager est le choix de lieux atypiques : un rooftop avec vue imprenable pour une soirée estivale ou un musée pour donner un côté « prestigieux » à votre produit. Plus c’est original, plus l'impact sera fort.
Pensez également à l’accessibilité du lieu, tant au niveau géographique qu’en matière de capacité d’accueil. Vous ne voulez pas que vos invités se sentent à l’étroit ou qu’ils aient du mal à trouver le lieu, surtout si vous attendez une grosse affluence.
L'ambiance de votre soirée est un reflet direct de votre produit. La première étape pour y parvenir consiste à choisir un thème ou un concept. Cela pourrait être inspiré par votre produit, votre marque ou même la saison. Par exemple, si vous lancez un produit lié à l'écologie, pourquoi ne pas adopter un thème « green » avec des matériaux recyclés, des plantes et un éclairage doux ? Pour un produit technologique, des projections vidéo interactives pourraient être un excellent moyen de stimuler la curiosité.
L'éclairage peut transformer complètement un espace. Un éclairage soigné peut créer une atmosphère intime, alors qu'un éclairage dynamique pourra dynamiser la pièce et attirer l’attention sur des points clés du produit. Jouez avec les couleurs de la marque pour personnaliser les éclairages et les éléments décoratifs : ballons, guirlandes lumineuses, ou même des installations visuelles.
Ne sous-estimez jamais le pouvoir de la musique. Si elle est bien choisie, elle peut capter l'attention de vos invités et renforcer l'ambiance de la soirée. Privilégiez une playlist qui reflète l’énergie de votre produit, sans que la musique devienne un frein à la conversation. Si vous souhaitez quelque chose de plus interactif, pourquoi ne pas envisager une prestation live d’un DJ ou d’un groupe de musique ?
Aujourd’hui, les invités veulent plus qu’une simple soirée : ils veulent pouvoir immortaliser leur présence. Installez un photobooth ou une zone Instagrammable où les invités pourront prendre des photos avec des accessoires rigolos. En plus de servir de divertissement, ces photos peuvent devenir de précieux contenus que vos invités partageront sur leurs réseaux sociaux, pour avoir du buzz autour de votre produit.
Une soirée de lancement réussie commence avec des invitations soignées. Un simple email peut être efficace, mais l’envoi d’une lettre physique imprimée ou personnalisée reste un excellent moyen de marquer les esprits. Pensez à l’univers de votre produit pour créer des invitations originales.
En termes d’invités, ciblez les bonnes personnes : journalistes, influenceurs, clients clés, partenaires et collaborateurs. Mais ne vous arrêtez pas là, incitez également vos invités à amener des personnes influentes de leur réseau. C’est un moyen efficace d’élargir votre cercle et d’accroître la portée de votre événement.
La parole est d’or. Le discours que vous allez prononcer durant la soirée de lancement peut faire toute la différence. Il doit être à la fois inspirant et informatif.
Quelques points à ne pas oublier :
Enfin, n’oubliez pas de remercier vos invités et de leur offrir une vue d’ensemble du programme de la soirée.
Une soirée de lancement ne doit pas se limiter à une simple présentation. C’est un moment de célébration. Il est donc essentiel d’intégrer des moments festifs et interactifs. Vous pouvez proposer des animations comme des concours, des démonstrations en direct ou même des quiz sur les caractéristiques de votre produit.
Prévoyez aussi un buffet ou un cocktail haut de gamme pour renforcer le côté élégant et exclusif de l’événement. En fonction de votre budget et de l’ambiance que vous souhaitez, vous pouvez opter pour un menu plus décontracté, comme un food truck ou des plats servis sous forme de finger food.
Le but est de plaire à tous les goûts, que ce soit au niveau de la gastronomie ou de la boisson, en offrant une variété de choix.
Pour qu’un lancement de produit ait un impact, il est essentiel de générer du buzz autour de l'événement. En plus d'inviter des journalistes et des influenceurs, vous pouvez aussi :
Une soirée de lancement réussie ne doit pas se limiter à l’événement en lui-même. Le vrai challenge réside dans la création de contenu engageant et la poursuite de la conversation après l’événement.
La soirée de lancement ne doit pas être la fin de l’histoire. Profitez de cet élan pour maintenir la communication avec vos invités. Envoyez-leur un email de remerciement personnalisé avec des photos ou vidéos de l’événement, et pourquoi pas une offre spéciale pour qu'ils deviennent des clients réguliers.
N’oubliez pas de mettre à jour vos réseaux sociaux et de partager les retours des invités, les moments forts de la soirée et les impressions sur le produit. Vous pouvez aussi organiser un concours ou un giveaway pour inciter encore davantage à la participation et à la visibilité du produit.
La réalité augmentée (RA) est en train de révolutionner le monde de l'événementiel, et à juste titre. En combinant le monde réel et des éléments virtuels interactifs, elle offre aux organisateurs d'événements une nouvelle manière d'engager leur public. Si vous cherchez à impressionner vos invités, à dynamiser l'expérience de votre public ou à créer des moments mémorables, la RA pourrait bien être l'outil qu'il vous faut.
La réalité augmentée est une technologie qui permet de superposer des éléments virtuels (images, vidéos, sons, etc.) sur l'environnement réel, généralement via un smartphone, une tablette ou des lunettes spéciales. Contrairement à la réalité virtuelle, qui plonge l'utilisateur dans un monde entièrement virtuel, la RA enrichit le monde réel sans l'altérer complètement.
Utiliser la réalité augmentée dans un événement peut avoir de nombreux avantages :
Avant de vous précipiter dans l'intégration de la RA, il est crucial de définir vos objectifs. Quel type d’expérience souhaitez-vous proposer ? Quels sont les messages que vous voulez transmettre à travers la RA ? Par exemple, pour un événement de lancement de produit, vous pourriez vouloir permettre aux invités de découvrir les caractéristiques du bien de manière interactive. Pour une conférence, vous pourriez choisir d'enrichir les présentations avec des éléments visuels.
Une fois vos objectifs clairs, vous pourrez choisir la solution de RA la plus adaptée. Certains événements nécessitent une RA simple, comme une app mobile qui affiche des informations supplémentaires lorsqu'un invité scanne un QR code. D'autres peuvent nécessiter des installations plus complexes, comme des projections interactives ou des expériences en réalité mixte.
La réalité augmentée est un terme assez large et englobe plusieurs technologies. Voici les principales solutions que vous pouvez envisager pour vos événements :
Il est essentiel de déterminer où et comment vos invités interagiront avec la RA. Certains des points de contact les plus courants incluent :
Imaginons que vous organisiez un événement pour le lancement d'un nouveau bien. Plutôt que de simplement présenter des brochures, vous pourriez exploiter la RA pour permettre à vos invités de scanner l’emballage et de voir une animation 3D du produit en action. Cela pourrait aussi inclure des éléments interactifs, comme la possibilité de personnaliser l'objet virtuellement avant même de l'acheter.
Lors de salons professionnels, la RA peut être utilisée pour créer des stands interactifs et dynamiques. Plutôt que de se contenter de simples brochures et présentations vidéo, les entreprises peuvent installer des stations de RA où les participants peuvent visualiser des démonstrations de produits, explorer des informations détaillées via des éléments interactifs ou même participer à des jeux ou concours en réalité augmentée.
Dans le cadre de conférences ou de séminaires, la RA peut être utilisée pour renforcer l'impact des présentations. Par exemple, des conférenciers pourraient se servir d'hologrammes ou d'animations 3D projetées pour expliquer des concepts complexes de manière plus visuelle et plus engageante. Cela rend l'expérience plus interactive, ce qui est un excellent moyen de maintenir l'attention et l'intérêt du public.
L’un des plus grands obstacles à l’intégration de la RA est le coût. Les technologies de RA, en particulier les dispositifs comme les HoloLens ou les projections AR, peuvent représenter un investissement considérable. Toutefois, il existe des solutions plus accessibles, comme les applications mobiles, qui peuvent offrir une expérience de RA plus simple et plus abordable.
Intégrer la RA dans un événement peut être complexe, surtout si vous souhaitez offrir une expérience immersive. Il est essentiel de bien travailler avec des professionnels de la technologie AR pour assurer une mise en place fluide et sans accroc. Assurez-vous de tester les éléments de RA en amont et de prévoir des solutions de secours en cas de problème technique.
Tout le monde n'est pas forcément à l’aise avec la technologie, et certains participants peuvent ne pas avoir l’appareil nécessaire pour vivre l’expérience de RA. Il est donc essentiel de veiller à ce que l'expérience de RA soit accessible à tous. Par exemple, vous pouvez prévoir des bornes ou des appareils à prêter sur place.
Lorsqu’il s'agit d’organiser un événement, qu'il s'agisse d'un séminaire d'entreprise, d'un lancement de produit ou d'une soirée de gala, l’aspect culinaire joue un rôle central. Un repas bien pensé et une offre de restauration à la hauteur de l’événement peuvent non seulement ravir les papilles, mais aussi marquer les esprits. C’est pourquoi il est crucial de suivre les tendances culinaires qui dominent actuellement le monde des événements.
On ne va pas se mentir, il y a quelques années, si vous serviez une salade à vos participants, il y avait de fortes chances qu’ils la considèrent comme un "accompagnement". Mais aujourd'hui, la tendance culinaire s’oriente résolument vers des choix alimentaires plus sains, plus verts et plus responsables.
Les entreprises et les organisateurs d'événements sont de plus en plus conscients de l'impact de la production alimentaire sur l'environnement. En réponse à cela, un menu durable, basé sur des aliments locaux, bio et de saison, est désormais une priorité. Cela se traduit par l’utilisation de légumes frais, de céréales anciennes, de légumineuses et d’alternatives à la viande.
Les invités qui suivent des régimes végétariens, véganes ou qui cherchent simplement à manger plus sainement apprécieront particulièrement ces menus. Un exemple de menu durable pourrait inclure des plats comme des lasagnes de légumes bio, des bowls de quinoa avec légumes grillés ou des tartes salées aux épinards et feta, le tout préparé avec des produits locaux, de saison et en privilégiant les circuits courts.
Les food stations, ces petits stands de cuisine où les invités peuvent se servir eux-mêmes ou se faire servir selon leurs préférences, continuent de faire fureur dans les événements d’entreprise. Ces stations offrent l’avantage de rendre l’expérience culinaire plus interactive et ludique.
Par exemple, lors d’un séminaire ou d'une conférence, une station à tacos où les invités peuvent choisir leurs garnitures – du guacamole maison aux protéines végétales ou animales – peut être un véritable succès. De même, une station à sushi où chaque convive peut choisir ses garnitures, ou encore une station à soupe, où chacun peut personnaliser son bol en fonction de ses goûts, sont des choix parfaits pour l'interactivité.
La flexibilité est l’un des principaux atouts de ces stations : elles permettent aux convives de choisir selon leurs préférences tout en créant une atmosphère plus décontractée et conviviale. De plus, cela évite les files d'attente interminables, car chaque station peut être adaptée en fonction du nombre de participants.
Quelques exemples :
L’un des grands plaisirs d’un événement est de surprendre les invités avec des saveurs qu’ils n’ont pas l’habitude de rencontrer. Les tendances culinaires "fusion", qui mélangent différentes cultures gastronomiques, permettent d’offrir une expérience gastronomique innovante et excitante.
Par exemple, on peut penser à un sushi burrito (fusion entre les sushis japonais et le burrito mexicain) ou à un "bao burger" (fusion entre le bao chinois et le burger américain). Ce genre de plats offre une touche d’originalité tout en étant facile à manger, idéal pour les événements où le côté pratique compte.
Les plats fusion sont également une excellente manière de marier des ingrédients du monde entier. Prenez des influences asiatiques pour les sauces, des épices du Moyen-Orient pour la viande et des fruits tropicaux pour les desserts. Cela permet d’offrir des expériences inédites tout en réveillant la curiosité de vos participants.
Il ne faut pas oublier que les classiques de la cuisine sont toujours populaires. Ce qui est intéressant aujourd’hui, c’est la façon dont ces classiques sont revisités pour surprendre les convives.
Prenez, par exemple, les classiques apéritifs : les mini-burgers, les tapas ou les canapés. Ces bouchées ont connu une évolution ces dernières années, non seulement au niveau de leur présentation, mais aussi dans la manière dont les saveurs sont associées. Un mini burger au foie gras, un canapé au saumon fumé avec une pointe de wasabi ou des bouchées de macarons au foie gras… Les classiques sont donc réinterprétés de façon plus moderne et inventive.
Pour un événement d’entreprise où l’on souhaite donner une image à la fois professionnelle et chaleureuse, ces plats sont une solution idéale. Ils séduisent à la fois les palais traditionnels et les curieux en quête de nouvelles saveurs.
On termine souvent un événement sur une touche sucrée. Mais pourquoi ne pas ajouter un peu d’originalité à vos desserts ? Les desserts à partager ont la côte. Plutôt que de servir des portions individuelles, l’idée est de proposer de grands plateaux à partager entre plusieurs convives, favorisant ainsi la convivialité.
Des desserts tels que des gâteaux à étages (pensez aux cupcakes géants), des tartes ou des fruits frais avec une touche sucrée originale peuvent être servis dans des formats "grands partages", ce qui est parfait pour une ambiance détendue. Ce genre de dessert crée aussi une expérience participative, les participants pouvant sélectionner ce qu’ils veulent.
L'un des changements des événements modernes est l'accent mis sur l’expérience totale, et pas seulement sur la nourriture elle-même. C'est là que l'expérience culinaire immersive entre en jeu. Il ne s’agit plus seulement de savourer un plat, mais de vivre une véritable aventure sensorielle où la vue, l'odorat, le toucher et même l’ouïe sont sollicités.
Les expériences culinaires immersives sont souvent accompagnées de décors thématiques, de jeux de lumière, voire de musiques spéciales, qui transforment un simple repas en une expérience artistique. Pensez à un dîner où les serveurs portent des tenues futuristes et servent des plats sous des cloches en verre libérant une fumée parfumée, ou encore un bar à cocktails interactif où les invités peuvent "créer" leur propre boisson en fonction de leurs préférences aromatiques et gustatives.
Un autre exemple pourrait être une dégustation à l’aveugle, où les participants doivent deviner les ingrédients d'un plat, le tout dans une ambiance tamisée, avec des serveurs qui les guident dans leur découverte. Cela peut être une excellente façon de surprendre vos invités et de rendre l’expérience culinaire beaucoup plus excitante.
Les cocktails sans alcool, ou "mocktails", connaissent un essor fulgurant dans les événements. Pourquoi ? Parce qu’ils répondent à une demande croissante pour des boissons sophistiquées et créatives, sans les effets de l'alcool. Il ne s'agit plus de simples jus de fruits ou de sodas, mais bien de concoctions élaborées qui font honneur à la mixologie sans alcool.
Les participants qui ne boivent pas d'alcool ou qui décident de limiter leur consommation, qu'ils soient jeunes, sportifs ou simplement adeptes d'un mode de vie plus sain, sont de plus en plus nombreux. Offrir des mocktails à la fois délicieux et visuellement époustouflants devient donc un must pour vos événements.
De nombreux barmen et mixologues se sont désormais spécialisés dans la création de ces boissons. Vous pouvez voir fleurir des cocktails sans alcool à base de plantes, d'infusions maison, de sirops artisanaux, ou encore de fruits frais et d'épices. Les mocktails sont également une manière de faire découvrir à vos participants des saveurs innovantes, comme les infusions de thé matcha ou des mélanges fruités aux épices exotiques.
Les protéines alternatives, qu’elles proviennent de plantes, d’insectes ou même de nouvelles technologies comme la viande cultivée, sont en train de révolutionner les menus des événements. Cette mode répond à un double besoin : celui de proposer des alternatives végétariennes et véganes qui soient aussi savoureuses que les protéines animales, et celui de répondre à une conscience croissante autour de l’environnement et du bien-être animal.
Les protéines végétales comme les légumineuses, le tofu, le tempeh, ou encore des produits innovants comme le seitan, les lentilles ou des substituts à base de pois, de riz ou d’algues connaissent un grand succès. En parallèle, l'essor des "viandes" alternatives comme les burgers à base de soja ou d'autres protéines végétales (type Beyond Meat ou Impossible Foods) fait partie des choix les plus populaires pour offrir une expérience culinaire végétalienne tout en gardant des saveurs riches et satisfaisantes.
Cette tendance touche aussi des produits plus insolites, comme les insectes comestibles (grillons, vers de farine) qui sont souvent proposés sous forme de snacks ou en garniture dans des plats de type tapas ou poke bowls. Ces protéines alternatives sont souvent perçues comme des choix novateurs et éthiques, tout en répondant à la demande de plats créatifs et responsables.
Bienvenue sur le blog d'aoyos ! Ici, notre équipe passionnée partage ses idées créatives, ses inspirations et ses conseils pour faire de chaque événement une expérience inoubliable.
Notre blog est une ressource inestimable pour les amateurs d'événements et les professionnels en quête d'idées innovantes. Explorez nos articles pour découvrir les dernières tendances, nos astuces de planification et les secrets de la réussite événementielle.
Que vous organisiez un séminaire, une soirée d'entreprise, ou tout autre événement, notre blog regorge d'idées. Laissez-vous guider par nos articles détaillés et nos retours d'expérience pour donner vie à vos idées.
Ne manquez aucune mise à jour ! Suivez-nous également sur Instagram et LinkedIn pour rester connecté avec notre équipe et découvrir encore plus de contenus exclusifs.
Parlez-nous de votre projet et découvrez comment aoyos peut le transformer en un événement inoubliable !
LA RESSOURCE ULTIME POUR ORGANISER VOS ÉVÉNEMENTS
LA RESSOURCE ULTIME POUR ORGANISER VOS ÉVÉNEMENTS
Aoyos, c'est l'agence événementielle de référence pour l'organisation de vos événements d'entreprise, tout au long de l'année. Depuis 5 ans, nous sommes à votre écoute, prêt à vous accompagner sur tous vos projets événementiels. Nos forces ? Notre réseau de prestataires répondant à tous vos besoins, et surtout nos chefs de projets, experts dans la conception de moments uniques et adaptés à vos envies.
