Chaque semaine, nos experts partagent leurs astuces, leurs méthodes et leurs stratégies pour créer vos événements.
Vous êtes dirigeant d’une entreprise et vous souhaitez organiser un événement pour les clients de votre société ? Allez-y ! Cette activité est simplement le meilleur moyen pour développer une relation plus forte avec votre clientèle. Et oui ! La meilleure façon pour une entreprise et ses clients d'établir une relation, est de créer un réseau dans le cadre d’un événement où ils peuvent se rencontrer. Ainsi, l'entreprise met en avant le facteur “humain” de sa démarche.
L’organisation d’un événement client est un excellent moyen de stimuler les ventes. Pour vous aider, voici quelques questions à prendre en compte :
Les événements que vous allez organiser pour vos clients vous permettront de favoriser la fidélisation en proposant une expérience de qualité et en répondant aux attentes de ses clients, l’entreprise peut inciter ses clients à acheter à nouveau ou à recommander l’entreprise à leur entourage.
De fil en aiguille, la fidélisation permet de réduire les risques de désengagement : en proposant une expérience satisfaisante, l’entreprise peut réduire le risque de voir ses clients s’engager auprès de ses concurrents.
Et après, c’est que du +
L'idée ici, c'est de créer une attraction magnétique. Pourquoi vos clients devraient-ils se précipiter à votre événement ? Un lancement de produit révolutionnaire ? Une soirée de célébration pour l'anniversaire de votre boîte (et oui, vos clients font partie de la famille) ? Ou simplement une rencontre informelle pour resserrer les liens ? Choisissez une raison qui les fera dire, "Je ne peux vraiment pas manq uer ça !" Une raison qui déclenchera une envie irrésistible d'être là, au cœur de l'action.
Si vous voulez vraiment marquer des points, personnalisez l'expérience. Envoyez-leur des invitations qui ne ressemblent à aucune autre. Des vidéos persos, des messages humoristiques - soyez créatifs.
Souvenez-vous, c'est l'emplacement qui donne le ton. Est-ce que vous voulez une ambiance décontractée ou une atmosphère plus sophistiquée ? Un entrepôt stylé, un rooftop avec vue, ou même un jardin bien aménagé - le choix du lieu est crucial. N'oubliez pas, la commodité pour vos invités est la clé. On ne veut pas qu'ils se perdent en route, ni qu'ils se retrouvent dans un coin paumé.
Si la soirée s'annonce avec de la musique, assurez-vous de tester l'acoustique du lieu. Rien de pire que des discours qui se perdent dans l'écho ou une piste de danse où la musique ne fait pas vibrer.
Choisir la bonne date, c'est comme décider du menu d'une fête. Évitez les dates où tout le monde a déjà des plans. Pour ça, regardez les agendas de vos participants : évitez les périodes chargées pour leur business, et assurez-vous que votre événement client ne tombe pas le même jour qu'un autre grand rendez-vous dans votre secteur.
Maintenant que vous avez la raison, le lieu et la date, parlons des invitations. Pourquoi pas des e-mails, mais vous pouvez mieux faire ! Des vidéos d'invitation personnalisées ou des appels téléphoniques ! L'idée c'est de susciter l'enthousiasme. Faites-leur sentir qu'ils ratent quelque chose d'énorme s'ils ne sont pas là.
L'invitation c'est bien, mais le suivi, c'est encore mieux. Envoyez-leur un rappel quelques jours avant l'événement. Assurez-vous qu'ils ont toutes les informations nécessaires et confirmez leur présence. Une petite touche personnelle qui fait toute la différence.
Ils sont organisés pour présenter de nouveaux produits ou services aux clients et peuvent être une occasion pour les entreprises de célébrer et de promouvoir leur lancement. Ils peuvent être organisés en interne ou en externe et peuvent inclure des démonstrations, des atliers pratiques et des présentations pour permettre aux clients de mieux comprendre les caractéristiques et les avantages du produit.
Il est important pour les entreprises de communiquer avec leurs clients. Une entreprise ne peut réussir que si elle est capable d'établir des relations fondées sur la confiance.
Donc, si vous êtes en train de regarder ce que vous pourriez faire pour améliorer votre relation clientèle, la team aoyos vous conseille d’organiser un événement. Cela aura un impact positif sur votre entreprise et surtout sur la longévité de vos relations avec les clients. 💜
Que vous soyez une petite start-up ou une grande entreprise, organiser un afterwork peut être un excellent moyen de renforcer les liens entre collègues et de favoriser la convivialité au sein de votre équipe. Cependant, le choix du lieu peut s'avérer crucial pour la réussite de votre événement. C'est pourquoi nous avons décidé de vous présenter les différents types de lieux que nous avons identifiés pour vous aider à trouver celui qui conviendra le mieux à votre entreprise. De la salle de réunion au bar branché, en passant par le rooftop, nous allons explorer les options les plus populaires pour organiser un afterwork à Paris inoubliable.
Une soirée afterwork est un événement social organisé après votre journée de travail, généralement dans un lieu extérieur au bureau (c'est mieux pour couper du travail). Il peut prendre de nombreuses formes différentes, allant du simple apéritif au dîner complet, en passant par des activités de groupe.
L'objectif principal d'un afterwork est de permettre à vos employés de se détendre et de passer du bon temps, ensemble, créant ainsi un environnement de travail plus agréable et stimulant. C'est également un excellent moyen de récompenser vos employés pour leur travail acharné et de leur montrer que leur contribution est appréciée, on appelle ça aussi : un signe de reconnaissance !
Cela peut être une occasion de rencontrer de nouveaux partenaires commerciaux ou de réseauter avec d'autres professionnels de votre secteur 🤝
Si vous voulez savoir comment organiser un afterwork à Paris, c'est ici : Le guide complet de l'afterwork en entreprise
Pour un afterwork en plein air et détendu, les jardins peuvent être une option idéale. Les jardins offrent souvent des espaces verts et paisibles pour se détendre, ainsi que des aires de pique-nique et des installations pour les barbecues. C'est parfait pour profiter du beau temps et organiser des activités de plein air telles que des jeux ou des tournois sportifs pour renforcer la cohésion d'équipe, de quoi donner un bon bol d’air frais à vos collaborateurs !
👉 SnapEvent vous propose de sauter le pas et de louer des lieux avec jardins pour organiser vos événements d’été. Cocktail, afterwork, dîner, soirée d’entreprise ou encore pool party, tout est prétexte à profiter un peu des rayons du soleil et de beaux jardins.
Si votre entreprise est composée de passionnés de cocktails, pourquoi ne pas opter pour un bar à cocktails pour votre afterwork ? Les bars à cocktails sont souvent situés dans des quartiers animés et proposent une variété de boissons créatives pour satisfaire tous les goûts.
👉 Le Solera Paris : Un établissement conceptuel pour faire vivre à vos collaborateurs la "Foodrink Experience" avec une carte qui accorde la mixologie avec des mets délicieux.
Pour une soirée afterwork plus détendue à Paris, pourquoi ne pas opter pour une salle de jeux ? Les salles de jeux proposent des jeux tels que le billard, le baby-foot ou encore les fléchettes, ce qui est parfait pour briser la glace et favoriser l'esprit d'équipe.
Le + : dans certains bowling, il y a des salles de jeux
👉 Chez Bouboule : Ce lieu, c'est comme si vous étiez sous le soleil de la Joliette, mais à Paris. Un endroit unique et convivial pour partager planche de charcuterie, terrain de boule et tape dans le dos entre collègues.
Si vous cherchez à organiser un afterwork avec une vue imprenable sur Paris, les rooftops sont le choix parfait. Ces espaces extérieurs offrent souvent des vues spectaculaires sur les toits de la ville, ainsi que des boissons et des collations pour vos invités.
👉 Le Café OZ Rooftop : Situé sur le toit de la Cité de la Mode et du Design, dans le 13e arrondissement, le Café Oz Rooftop bénéficie d'une des plus belles vues de la capitale, face à la Seine. Idéal pour réaliser vos événements en privatisation partielle ou totale, dans un des derniers hotspots parisiens.
Organisez un dîner d'après travail dans un restaurant pour profiter d'une ambiance conviviale tout en dégustant de délicieux plats. Le + des espaces privatisables pour les groupes, ce qui est parfait pour les événements d'entreprise.
👉 L'Aqua Restaurant : Installé à deux pas du pont de Suresnes, l’Aqua Restaurant est un bateau de 500 m2 avec une vue imprenable sur la capitale et son fleuve. Un espace à la lumière du jour et sur l’eau avec une cuisine franco-italienne créative et raffinée.
👉 Pour un afterwork plus festif, un stand up peut être une option amusante et divertissante. C'est un très bon moyen de se détendre après une journée de travail stressante en partageant bonne ambiance et convivialité !
Les escape games sont des jeux d'évasion grandeur nature, dans lesquels les joueurs doivent résoudre des énigmes et des puzzles pour s'échapper d'une pièce. C'est une option parfaite pour les groupes qui cherchent à stimuler leur esprit d'équipe et leur esprit de compétition.
Il est important de noter que la planification d'un afterwork nécessite une préparation minutieuse. Il est essentiel de prendre en compte les goûts et les préférences de vos employés, ainsi que leurs horaires de travail et leurs contraintes de transport. Il est également important de respecter le budget alloué à l'événement et de choisir un lieu qui correspond à l'image et à la culture de votre entreprise.
Chez aoyos, nous sommes des experts en organisation d'événements professionnels et nous serions ravis de vous aider à organiser un afterwork qui corresponde à l’identité de votre entreprise.
Contactez-nous dès maintenant pour découvrir nos services et discuter de la manière dont nous pouvons vous aider à organiser un événement inoubliable pour votre équipe !
Vous avez un événement à organiser, vous l’imaginez parfaitement bien, tel un film qui défile dans votre tête ? Petits fours, coupes de champagne, musiques d'ambiance… C’est magique ! Cependant, l'organiser ne s’improvise pas. Que l’on soit organisateur, intervenant ou participant, les événements sont un bon moyen de se faire connaître auprès de ses clients, de promouvoir un produit et ainsi de booster sa notoriété. Il a tout intérêt à être réussi, et ne se néglige pas. En effet, on retiendra toujours plus facilement un événement qui s’est mal déroulé, ou les petits désagréments, que l’événement dans sa globalité.
Entre stratégies, cibles, objectifs…, je vous propose de décortiquer avec moi les différentes étapes à suivre pour réussir l'organisation de votre événement et l’organiser sereinement. Quels sont les points clés ? Comment faire une bonne promotion de l’événement ? Alors pas de panique, c’est parti ! 🚀
C’est sans aucun doute la première et la plus importante des étapes ! En ayant fixé votre but, vous serez en mesure de répondre aux questions stratégiques de votre événement : où l’organiser ? À quelle date ? Pourquoi ? Et comment ? Ce sera une réunion ou un séminaire ?
Cependant, attention à ne pas confondre objectifs et souhaits ! Pour vous aider, vous pouvez organiser vos idées avec la méthode SMART, il s’agit d’un outil régulièrement utilisé par les entreprises pour définir le type d’événement qu’il vous faut. L’objectif SMART est ainsi un très bon moyen de transformer vos objectifs “vagues” et peu définis en des objectifs clairs et précis.
Que votre événement soit sur liste d’invités, ouvert au public ou bien dédié aux professionnels, il est primordial d’avoir identifié votre cible en amont. La définition de votre audience ira de pair avec la construction de vos objectifs, elle vous orientera vers le type d’événement à réaliser et sur les choix stratégiques que vous devez faire.
Elle constitue le cœur de votre projet, et garantit la réussite de votre événement. Par exemple, vos choix d’animations seront différents en fonction de votre audience, en proposant des animations plus fun pour un public jeune et des animations plus “sérieuses” pour un public, telles qu’une dégustation culinaire ou une initiation à l’œnologie.
Un événement bien réalisé garantira la satisfaction de votre audience.
Pas forcément. Parfois, un bel évènement de petite taille, mais bien réalisé, a plus d’impact qu’une grosse soirée. À vous de voir quelle proximité vous souhaitez avoir avec vos convives, les chouchouter en leur donnant le sentiment d'être exceptionnel ? Une soirée grandiose ? La capacité d’accueil définit les ressources nécessaires, le budget, mais aussi votre approche marketing.
C’est le moment de parler de la bête noire de votre projet, susceptible de vous créer des nœuds dans le cerveau : le budget.
Indispensable dans la réalisation de votre événement, l’élaboration d’un budget événementiel dépend de deux éléments, à savoir l’optimisation des ressources, et l’équilibre des recettes et des dépenses… ⚖️
Une fois que vous avez votre idée, et estimé votre budget, vous pouvez commencer à rechercher et choisir des prestataires correspondant à votre projet et à vos attentes. Selon le type de votre événement, il vous faudra trouver des prestataires correspondant à votre projet. L’objectif est d’identifier les profils répondant aux critères spécifiques de l’événement.
On vous a préparé un article sur le choix des DJ ici : Trouver un DJ pour son événément.
Portez une attention particulière au buffet ! Très important dans un événement professionnel quel qu’il soit, un buffet mal réalisé pourrait laisser un goût amer et marquer les esprits de manière négative (et le palais 😰).
A contrario, attention à ne pas trop porter d’importance au taux de now-show, qui correspond au taux de personnes inscrites ou prévues à l’événement, qui ne se manifestent pas le jour J. Ce taux est à prendre en compte, mais ne misez pas trop dessus pour faire des économies, au risque de manquer le jour de l’événement.
Dis-moi comment tu communiques… Je te dirais si je viens !
La communication est une étape à ne pas négliger. Elle va créer de l’impact à votre événement d'entreprise et vous garantir une participation maximum. Il va falloir imaginer du contenu pour faire passer vos messages (la date, la durée, le thème, le lieu de l’événement, le format, le prix…) Pensez : objectif, cible, message, diffusion 🚀
Pour s’assurer d’une communication optimale, il est judicieux d’identifier un émetteur chargé du suivi de la communication du projet. Il sera source de crédibilité pour votre événement.
C’est le grand jour, vous êtes dans les starting-blocks pour faire de votre événement une réussite. Pour cette occasion, il est préférable que l’organisateur soit présent, notamment lors du montage et du début de l’événement afin de s’assurer que tout soit OK.
N’hésitez pas à préparer une check-list ✅
Vous l’avez bien compris, l’organisation d’un événement vous demande d’être créatifs, rigoureux… Et aussi débrouillards ! Être doté d’un bon relationnel sera sans aucun doute un atout de qualité, étant donné que vous serez en constante interactivité avec un ensemble d’acteurs qui interviendront dans l’organisation de votre événement.
Besoin d’aide pour organiser votre événement ? On pourrait vous rédiger un article sur comment contacter une agence événementielle, mais le mieux serait de vous donner notre numéro. 🙂
L’événement professionnel responsable est une occasion pour vous de communiquer votre engagement sur les sujets sociaux et environnementaux de manière collaborative. À l’heure où les entreprises doivent rendre des comptes sur leur impact sociétal, la responsabilité sociale et environnementale s’impose comme un enjeu majeur. Mais alors… Quelles sont les règles à adopter pour organiser un événement RSE ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est important d’organiser un événement responsable 🍃:
Une fois que vous avez identifié les valeurs responsables qui sont les plus importantes pour votre organisation et votre public cible, assurez-vous de les intégrer dans la planification de votre événement éco-responsable.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’organisation d’un événement professionnel en respectant des bonnes valeurs. ⤵️
Dis-moi qui te fournis, je te dirai qui tu es : Faites le choix de prestataires qui partagent vos valeurs et qui sont en mesure de vous aider à atteindre vos objectifs en matière de durabilité.
Un bar en palette ? Privilégiez les lieux et les installations durables, en veillant à ce qu’ils aient une faible empreinte carbone et qu’ils soient accessibles en transport en commun.
L'électrique, c’est sexy : Encouragez l’utilisation de moyens de transport durables pour se rendre à l’événement, en proposant par exemple un service de covoiturage (au moins il y aura un SAM 😉) ou en évitant de prendre l’avion en privilégiant le train (dans la mesure du possible…).
Vive les producteurs locaux ! Prévoyez des options de nourriture et de boissons durables et éthiques, en privilégiant les circuits courts : produits locaux et biologiques qui utilisent des contenants réutilisables ou compostables (du genre, eco-cup !)
Une communication durable : Faites preuve de transparence et de transversalité dans votre communication, en informant clairement vos participants sur vos efforts en matière de RSE et en les encourageant à adopter des comportements engagés durant l’événement.
Des animations engageantes : Votre événement peut devenir un moment de sensibilisation et d’éducation sur les enjeux actuels, en proposant des ateliers et des conférences sur ces thématiques.
👉 Il est important de se rappeler que la RSE est un processus continu et que l’organisation d’un événement durable ne se limite pas à la journée de l’événement elle-même.
🍃 En intégrant des valeurs responsables dans votre organisation et votre communication de manière durable, vous pouvez contribuer à promouvoir un changement positif à long terme.
L’événement professionnel est un excellent moyen d’affirmer votre engagement à promouvoir la RSE. Il permet de mettre en valeur vos efforts pour intégrer cette démarche dans votre organisation et de faire passer le message aux collaborateurs et aux clients. Il peut aussi être utilisé comme vecteur de communication interne afin que les employés soient informés des bonnes pratiques éthiques menées par l’entreprise.
L'organisation d'un événement spécial pour marquer l'ouverture de votre boutique peut attirer l'attention des médias et générer du trafic piétonnier, ce qui peut se traduire par des ventes futures. De plus, cela peut contribuer à renforcer la notoriété de votre marque et à établir une relation de confiance avec vos clients.
Invitez la presse locale et les influenceurs de votre secteur. Cela peut contribuer à renforcer la visibilité de votre événement et à toucher de nouveaux publics. Il est également important d'inviter vos clients existants, vos fournisseurs et vos partenaires pour les remercier de leur soutien. Pour cela, la rédaction d’un bon communiqué de presse est essentielle pour pouvoir séduire les invités susceptibles de communiquer sur votre ouverture.
📌 Équilibrez les dépenses et les ventes : Surveillez de près le coût de votre événement et assurez vous d’un bon ROI (retour sur investissement). Il est important de dépenser judicieusement pour le marketing et l'événement, tout en gardant à l'esprit les ventes projetées.
📌 Tenez compte du bon moment : Ouvrir un magasin un mardi à 14 heures n'a probablement pas beaucoup de sens, mais ouvrir un samedi matin d'une journée de vente au détail chargée pourrait être un plan parfait. Choisissez un moment opportun pour l'inauguration de votre magasin. Évitez les jours de semaine et les heures creuses où il est peu probable que les gens soient disponibles pour assister à l'événement. Privilégiez plutôt les week-ends et les jours de forte affluence dans votre région.
📌 Utilisez les médias sociaux pour faire connaître votre événement : Essayez de promouvoir votre inauguration sur les réseaux sociaux et autres canaux de marketing des semaines à l'avance. Créez un événement Facebook et partagez-le avec votre communauté en ligne. Produisez un contenu de qualité et pertinent pour votre cible. N'attendez pas la dernière minute pour exciter les gens et faire connaître votre société.
📌 Travaillez avec des influenceurs pour amplifier la portée de votre événement : Contactez des influenceurs pertinents pour votre secteur d'activité et invitez-les à couvrir votre inauguration d'entreprise. Ces personnes peuvent aider à générer un buzz supplémentaire sur les médias sociaux et à attirer de nouveaux clients.
📌 Pendant l'événement, précisez-vous que tout se passe bien : Tenez un discours pour présenter votre entreprise et vos produits. Prévoyez des activités ou des animations pour divertir vos invités et les faire rester plus longtemps. Assurez-vous que tout est prêt pour les paiements et les achats, et que la sécurité est une priorité pour tous les clients.
📌 Après l'événement, faites un suivi : envoyez un message de remerciement aux invités et à tous ceux qui ont reçu à faire de votre inauguration un succès. Utilisez cette occasion pour demander des commentaires et des avis sur votre société et sur l'événement lui-même. Cela vous aidera à identifier les points forts et les points faibles de votre stratégie et à améliorer votre prochain événement.
En 2023, il est essentiel d'être présent sur les plateformes sociales. Hé oui ! Toujours avoir à l’idée qu'une stratégie marketing bien pensée fait partie intégrante de l'ouverture. La création d'un contenu bien informé et créatif attirera l'attention de vos clients potentiels. Combiné à la promesse d'une bonne affaire ou d'un bon moment, cela devrait les aider à choisir d'y assister.
Cependant, il est important de garder à l'esprit que tout le monde ne pourra pas assister à l'événement en personne. Vous ne pouvez pas inviter tout le monde que vous souhaitez dans votre petite boutique, et certains clients ne pourront pas être présents pour diverses raisons.
C'est pourquoi il est crucial d'être présent sur les plateformes sociales pour impliquer ces personnes. En utilisant les réseaux sociaux, vous pouvez communiquer avec un public plus large et les informer de votre inauguration. Les clients peuvent également interagir avec vous en ligne et obtenir des informations sur l'événement.
L'inauguration d'un magasin est un moment crucial pour tout propriétaire d'entreprise et elle ne doit pas être intimidante pour vous. C'est une occasion de se connecter avec les clients potentiels et de renforcer la notoriété de votre marque. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez vous assurer que vous utilisez toutes les ressources disponibles pour vous aider à planifier une inauguration réussie.
Vous pouvez aussi nous contacter au plus vite pour qu'on vous accompagne sur votre projet ! On serait ravie de vous aider 🙂
Vous êtes en train de planifier un événement d’entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer pour établir un budget réaliste ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes tous passés par là ! L’établissement d’un budget pour un événement d’entreprise peut sembler une tâche intimidante, mais en suivant les étapes appropriées, vous pourrez organiser un événement mémorable qui ne vous ruinera pas. 😂
Dans cet article, nous vous donnerons toutes les informations dont vous avez besoin pour établir un budget réaliste pour votre événement d’entreprise, de la définition de vos objectifs à la gestion de vos dépenses en passant par les astuces pour maximiser votre budget. Alors, prêts à devenir des experts de la budgétisation d’événements d’entreprise ? C’est parti !
Avant de commencer à établir un budget pour votre événement d’entreprise, il est crucial de définir clairement les objectifs de cet événement.
Que voulez-vous accomplir avec cet événement ? Voulez-vous augmenter les ventes ? Améliorer la notoriété de votre marque ? Ou simplement célébrer une réussite ?
👉 En ayant une idée claire de vos objectifs, vous pourrez ensuite déterminer les dépenses nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Par exemple, si vous organisez :
Il est donc important de définir vos objectifs pour pouvoir cibler vos dépenses et maximiser leur impact.
Afin d’établir un budget réaliste pour votre événement d’entreprise, il est crucial d’identifier les dépenses clés qui seront nécessaires pour organiser l’événement sous forme d'une liste. Il existe plusieurs types de dépenses à prendre en compte lors de l’établissement d’un budget pour un événement d’entreprise, en voici quelques-unes :
1. Location
La première grande catégorie de dépenses concerne la location. Que vous optiez pour une salle élégante, un lieu historique ou un espace événementiel unique, assurez-vous de prendre en compte le coût de la location. N'oubliez pas de considérer également les frais liés à l'équipement nécessaire, comme les chaises, les tables, l'éclairage et tout autre élément essentiel à la création de l'ambiance parfaite pour votre événement.
2. Nourriture
Rien ne réunit mieux les gens qu'un bon repas. Intégrez les coûts des repas, des boissons et des collations dans votre budget. Que vous optiez pour un dîner assis élégant, un buffet décontracté ou des options de restauration créatives, prévoyez les dépenses nécessaires pour satisfaire les papilles de vos invités.
3. Divertissement
Donnez vie à votre événement avec des éléments de divertissement mémorables. Incluez les coûts liés à la musique, aux artistes et aux animations. Que ce soit un groupe live, un DJ, ou des performances artistiques, prévoyez un budget pour garantir une expérience divertissante et engageante pour vos invités.
4. Communication
Une communication efficace est la clé du succès de votre événement. Intégrez les coûts de création et de distribution des invitations, de publicité et de production de contenu pour les réseaux sociaux. Un investissement dans une communication bien pensée contribuera à maximiser la visibilité de votre événement et à attirer un public plus large.
5. Frais administratifs
Les frais administratifs regroupent divers coûts nécessaires à l'organisation fluide de votre événement. Cela inclut les coûts des permis, de l'assurance, des déplacements, et tout autre frais administratif associé. Ne négligez pas cette catégorie, car des frais administratifs bien gérés garantissent que votre événement se déroule sans accroc.
Même avec une planification méticuleuse, il est essentiel de ne pas sous-estimer l'importance de prévoir une marge d'imprévus dans votre budget d'événement. Malheureusement, ils sont souvent inévitables, qu'il s'agisse de changements de dernière minute, de besoins imprévus ou de situations inattendues. En incluant une marge financière supplémentaire, vous vous donnez la flexibilité nécessaire pour faire face à ces défis sans compromettre la qualité de votre événement.
Cette marge d'imprévus peut être allouée à divers aspects de l'événement : des ajustements de dernière minute dans la décoration, des coûts supplémentaires liés à des demandes spéciales des participants, ou des changements climatiques qui pourraient nécessiter des ajustements logistiques. En anticipant ces éventualités, vous éviterez les stress financiers inutiles et maintiendrez une maîtrise totale sur le déroulement de votre événement.
Une fois que vous avez défini les objectifs de votre événement d’entreprise et identifié les dépenses nécessaires pour atteindre ces objectifs, il est temps de fixer un budget global pour l’événement.
💡 Il est important de garder à l’esprit que le budget global doit inclure :
Il existe plusieurs méthodes pour fixer un budget global pour un événement d’entreprise, mais l’une des méthodes les plus courantes consiste à utiliser un pourcentage du chiffre d’affaires prévu pour l’événement.
Par exemple, si vous prévoyez de réaliser un chiffre d’affaires de 100 000€ avec votre événement, vous pourriez établir un budget global de 20 % de ce montant, soit 20 000€.
Une fois que vous avez établi un budget réaliste pour votre événement d’entreprise, il est important de le suivre régulièrement pour vous assurer que vous restez dans les limites du budget et pour détecter tout écart éventuel. Il existe plusieurs outils et méthodes pour suivre l’avancée du budget, tels que :
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La planification d’un événement peut sembler être une tâche intimidante, mais en prenant en compte tous les facteurs clés, vous pouvez vous assurer que votre budget est bien planifié et que votre événement sera un succès.
Si vous êtes à la recherche d’une agence événementielle fiable, aoyos est là pour vous aider à planifier et à exécuter l’événement de vos rêves avec style et sans stress. Alors, n’attendez plus et laissez-nous faire le travail pour vous !
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